Проект внедрения электронного документооборота

Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.

Проект внедрения должен опираться на определённую методику внедрения. Пример такой методики приведён ниже:

• Создать рабочую группу проекта, определить руководителя проекта внедрения

• Определить цели, задачи, сроки и бюджет проекта

• Провести обследование существующих документационных процессов

• Разработать техническое задание на внедрение

• Провести выбор системы электронного документооборота

• Заключить договор на поставку и внедрение СЭД 

• Разработать и утвердить регламенты по работе с документами с учётом применения СЭД

• Провести первоначально наполнение справочников системы

• Провести предварительные испытания СЭД

• Обучить персонал работе с системой документооборота

• Издать приказ о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утвердить им программу опытной эксплуатации

• По результатам опытной эксплуатации СЭДпровести доработку программного обеспечения и регламентов работы с документами

• Издать приказ о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести пилотный проект. Только после завершения пилотного проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

 Читать далее о внедрении документооборота

Ошибки при внедрении электронного документооборота

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в организации.