Электронный документ
В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.
Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:
Управление правами доступа пользователей к информации и документу
Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.
Создание и отображение версий документа
Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:
Модель (схема) электронного согласования документа
Лист согласования документа
Замечания согласующих лиц
Иерархия резолюций, ход исполнения документа
Контрольные отметки
Учёт переноса сроков исполнения документа
И другие
Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.
Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД
Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа
Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера
Отображение журнала событий работы с документом
Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:
Журнал регистрации документов
Журнал контроля исполнения документов
Журнал согласования документов
И другие
Виды обработки электронных документов
Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:
Общие виды обработки:
Создание
Редактирование
Сохранение
Переименование
Перемещение по маршруту
Помещение в папку
Индексирование
Удаление
Специализированные виды обработки:
Экспертиза
Согласование, визирование, подписание
Регистрация
Классификация
Исполнение
Контроль
Связывание документов по ссылкам
Поиск
И другие, определяемые спецификой.
Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.
Специфика электронного документооборота
В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.
Можно выделить следующие виды электронного документооборота:
Производственный
Управленческий
Технологический
Бухгалтерский
Складской
Офисный
И другие.