Инструкции по разделению листа на области

Отображение заголовков или данных. Для того чтобы заголовки строк и столбцов или другие данные оставались видимыми при прокрутке листа, можно закрепить верхние строки и/или левые столбцы. Закрепленные строки и столбцы не прокручиваются, оставаясь видимыми при перемещении по остальной части листа.

Заголовки в первой строке остаются закрепленными при вертикальной прокрутке остальной части листа.

Одновременно разделить лист и закрепить части листа невозможно.

Инструкции по закреплению областей листа.

Печать заголовков на каждой странице. При печати листа заголовки разделенных или закрепленных областей не печатаются на каждой странице автоматически. Необходимо указать заголовки, которые требуется выводить на печать.

Одновременный просмотр нескольких листов или книг

Откройте книгу, которую нужно просмотреть.

Чтобы вывести несколько листов текущей книги, выберите команду Новое в меню Окно. Перейдите к новому окну и выберите лист, который нужно просмотреть. Таким же образом выведите на экран все необходимые листы.

В меню Окно выберите команду Расположить.

В группе Расположить выберите требуемый параметр.

Чтобы отобразить только те листы, которые находятся в текущей книге, установите флажок Только окна текущей книги.

Снятие разделения окна

Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области, установите указатель на полосу разделения областей и дважды нажмите кнопку мыши.

Чтобы снять закрепление областей, выберите команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Вставка связанного или внедренного объекта из существующего файла

1. Выберите лист, на который необходимо поместить связанный объект или внедренный объект.

2. В меню Вставка выберите команду Объект, а затем перейдите к вкладке Из файла.

3. В поле Имя файла введите имя файла или нажмите кнопку Обзор для выбора файла из списка.

4. Для создания связанного объекта установите флажок Связь с файлом.

Для создания внедренного объекта снимите флажок Связь с файлом.

5. Если другие пользователи будут просматривать книгу, то объект можно вывести на экран в виде значка. Для этого установите флажок В виде значка. Для просмотра объекта пользователям необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на значке.

Редактирование связанных объектов

1. В меню Правка выберите команду Связи.

2. В списке Исходные файлы выберите источник связанного объекта, а затем выберите команду Открыть.

3. Внесите необходимые изменения в связанный объект.

4. В исходной программе в меню Файл выберите команду Выход.

Изменение ссылки на перемещенную или переименованную книгу

1. Откройте книгу, содержащую формулу с внешней ссылкой, указывающей на переименованную или перемещенную книгу.

2. В меню Правка выберите команду Связи.

3. Выберите имя книги, для которой необходимо обновить ссылку, в списке Исходный файл.

4. Выберите команду Изменить.

5. Выберите книгу, на которую необходимо сослаться, в диалоговом окне Изменить связи.

Создание формулы, использующей значения другого листа или книги

Перед связыванием новой книги ее необходимо сохранить.

1. Укажите ячейку, которая будет содержать внешнюю ссылку.

2. Если создается новая формула, введите знак равенства (=).

Если внешняя ссылка является частью формулы, то перед ней можно ввести оператор или функцию.

3. Если связываются листы рабочей книги, укажите лист, содержащий связываемые ячейки.

Если листы связываются с другой книгой, перейдите в эту книгу и укажите лист, содержащий связываемые ячейки.

4. Выделите связываемые ячейки.

Для завершения ввода формулы нажмите клавишу ENTER.

Создание гиперссылки для нового файла

Щелкните правой кнопкой мыши текст или рисунок, которые будут представлять гиперссылку, а затем выберите Гиперссылка в контекстном меню.

В разделе Связать с выберите Создать документ.

Введите имя нового файла в поле Имя нового документа.

Для задания папки, отличной от указанной в поле Путь, нажмите кнопку Изменить и выберите требуемую папку. Нажмите кнопку OK.

В разделе Когда вносить правку в новый документ выберите параметр, определяющий время открытия нового файла для редактирования (открывать в момент создания гиперссылки или это будет сделано позже).

Для назначения подсказки, которая будет отображаться при фиксации указателя мыши на гиперссылке, нажмите кнопку Подсказка и затем введите требуемый текст.

Изменение текста или рисунка гиперссылки

Выделите ячейку или рисунок, который представляет гиперссылку.

Чтобы выделить ячейку с текстом гиперссылки, выделите соседнюю с гиперссылкой ячейку и воспользуйтесь клавишами перемещения курсора для выбора ячейки.

Для выбора рисунка щелкните его мышью, удерживая клавишу CTRL.

Для изменения текста используйте строку формул.

Чтобы изменить рисунок, используйте панели инструментов Рисование или Рисунок.

Инструкции.

Чтобы изменить текст, являющийся частью рисунка, дважды щелкните рисунок и вносите любые изменения.

Формат данных, вставленных из буфера обмена

Отображение вставленных данных в документе. Скопированные или вырезанные данные в другую программу вставляются, если это возможно, в формате, позволяющем их редактировать. Например, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Word, содержащий символы табуляции, вставляется в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам; записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк с отображением каждого поля в отдельном столбце.

Если программа не позволяет редактировать данные, то они вставляются в качестве внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Если данные не могут быть вставлены в качестве внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE), то они вставляются в виде неизменяемого рисунка, изменить который нельзя.

Форматирование вставленных данных. Для управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды Вставить использовать команду Специальная вставка (меню Правка).

Сортировка данных

Данная тема требует определения следующих новых определений:

Список – это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются долями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Порядок сортировки – это способ изменения относительного положения данных, основанный на значении или типе данных. Данные можно сортировать по алфавиту, по числу или по дате. Порядок сортировки может быть возрастающим (от 1 до 9, от А до Z, от А до Я) или убывающим (от 9 до 1, от Z до А, от Я до А).

Пользовательский порядок сортировки – это неалфавитный и нечисловой порядок сортировки, например “Воскресенье. Понедельник. Вторник” или “водород, кислород, железо”. В Microsoft Excel определено несколько списков сортировки, а с помощью вкладки Списки диалогового окна Параметры (меню Сервис) можно определить свой собственный список сортировки.

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с порядком сортировки, заданным пользователем.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения “Низкий”, “Средний” или “Высокий”, можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие “Низкий”, будут первыми, “Средний” – следующими и “Высокий” – последними.

Использование списка в качестве базы данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

Столбцы списков становятся полями базы данных.

Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Рекомендации по созданию списка на листе книги

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, введите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

Организация списка

Использование только одного списка на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

Отображение строк и столбцов. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

Формат списка

Использование форматированных подписей столбцов. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

Использование границ ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

Расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Чтобы это произошло, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь тот же формат или содержать ту же формулу.

Включение и выключение расширения форматов и формул

Если расширение форматов и формул включено, новые данные в конце списка форматируются так же, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формулы расширялись, они должны появляться по крайней мере в трех из пяти вышестоящих строках списка.

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем – вкладку Правка.

2. Выполните одно из следующих действий:

Чтобы автоматически форматировать новые элементы, добавляемые в конец списка, установите флажок Расширять форматы и формулы в списках.

Сортировка списка

Что делает сортировка. Когда список сортируется, Microsoft Excel переставляет строки в соответствии с содержимым выбранного столбца — столбца Сортировать по.

Сортировка по возрастанию. Чтобы упорядочить список в алфавитном порядке по данным одного столбца, можно задать порядок сортировки по возрастанию (цифры от 0 до 9, пробелы, знаки препинания, буквы от А до Я). В приведенном ниже примере сортировка списка по возрастанию по столбцу Продавец приводит фамилии продавцов в алфавитный порядок.

Для сортировки списка в обратном порядке используйте сортировку по убыванию (от Я до А, от 9 до 0). Например, чтобы сортировать список продаж от наибольшей к наименьшей, необходимо сортировать столбец Продажи по убыванию.

Можно сортировать данные по содержимому двух и более столбцов. В следующем примере список сначала сортируется по региону, затем строки для каждого региона сортируются по имени продавца в алфавитном порядке.

Можно также выполнить сортировку на основе содержимого строк, чтобы изменился порядок столбцов, а не строк. В приведенном ниже примере список сортируется по первой строке для упорядочения столбцов по их надписям в алфавитном порядке.

Сортировка по строкам изменяет порядок столбцов.

По умолчанию Microsoft Excel сортирует списки по возрастанию в алфавитно-цифровом порядке. Если необходимо сортировать месяцы и дни недели в календарном порядке, а не в алфавитном, используйте пользовательский порядок сортировки.

Для упорядочения месяцев в календарном порядке используйте пользовательский порядок сортировки.

Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения «Низкий», «Средний» или «Высокий», можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» – следующими и «Высокий» – последними.

Сортировка месяцев, дней недели и списков

1. Укажите ячейку или диапазон ячеек в сортируемом списке.

2. В меню Данные выберите команду Сортировка.

3. Нажмите кнопку Дополнительно.

4. В поле Порядок сортировки по первому ключу выберите требуемый порядок и нажмите кнопку OK.

5. Выберите другие необходимые параметры сортировки.

Порядок сортировки, используемый по умолчанию

Для упорядочения ячеек по значениям (без учета формата) в Microsoft Excel предусмотрен определенный порядок сортировки.

При сортировке по возрастанию Excel использует следующий порядок (при сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка):

Числа. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

Алфавитно-цифровая сортировка. При сортировке алфавитно-цифрового текста Excel сравнивает значения посимвольно слева направо. Например, если ячейка содержит текст «A100», Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись «A1», и перед ячейкой, содержащей запись «A11».

Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! « # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец.

Логические значения. Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА.

Значения ошибки. Все значения ошибки равны.

Пустые значения. Пустые значения всегда ставятся в конец.

Сортировка строк по возрастанию данных в одном столбце

Если список уже сортировался, то будут использоваться параметры предыдущей сортировки.

Укажите ячейку в сортируемом списке.

Нажмите кнопку По возрастанию.

Фильтр

При помощи фильтров можно просматривать только данные, удовлетворяющие определенным условиям. Excel дает возможность быстро и удобно обрабатывать данные с помощью Автофильтра. Более сложная фильтрация данных осуществляется с помощью Усиленного фильтра.

Условия отбора автофильтра

Чтобы отфильтровать	Выберите
Все строки списка	Все
Заданное число строк с максимальными иди минимальными значениями ячеек текущего столбца (например, можно отобразить 10% строк, имеющих максимальные значения суммы покупки)	Первые 10
Строки, удовлетворяющие двум условиям или одному условию с оператором сравнения, отличным от И (оператор по умолчанию)	Условие...
Все строки, имеющие пустые ячейки в текущем столбце	Пустые
Все строки, имеющие непустые ячейки в текущем столбце	Непустые

Поиск данных в списке

В Microsoft Excel предусмотрены различные методы анализа данных в списке. К списку можно применить фильтр, чтобы отобрать только записи, соответствующие определенным условиям. Для этого служат команды Автофильтр и Расширенный фильтр. Чтобы определить значение из списка по другому значению – например, определить цену для изделия, указанного в списке изделий и цен – можно воспользоваться мастером подстановок.

Фильтрация – это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ним в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Microsoft Excel предоставляет две команды для фильтрации списков:

1) автофильтр, включая фильтр по выделенному, – для простых условий отбора;

2) расширенный фильтр – для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации в Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

При использовании команды Автофильтр справа от подписей столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки автофильтра

Использование стрелок автофильтра. Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список всех уникальных видимых элементов в столбце, включая пустые (из одних пробелов) и непустые. Выбрав элемент из списка для конкретного столбца, можно незамедлительно скрыть все строки, не содержащие выбранное значение.

Список в следующем примере отфильтрован таким образом, чтобы отображались только строки по продавцу Белову.

Быстрый отбор значений. Если фильтруется список чисел, можно быстро просмотреть наибольшие значения в списке, щелкнув пункт Первые 10 в списке автофильтра. Для того чтобы вернуться к просмотру всего содержимого столбца, щелкните пункт Все. См. сведения о параметрах фильтрования.

Просмотр отфильтрованного списка. Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы визуально. В данном примере стрелка автофильтра в столбце, содержащем выбранное значение, синяя. Номера отфильтрованных строк тоже синие.

Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное значение. Этот автофильтр также можно использовать для вывода строк, отвечающих нескольким условиям для столбца, например строк, содержащих значения из конкретного диапазона (например, между 2 000 и 3 000).

Просматривая большой список, можно прокрутить его до строки, содержащей интересующие данные. После этого может потребоваться просмотр всех остальных строк, содержащих те же данные. Существует возможность отфильтровать список для отображения всех строк, содержащих значения, совпадающие со значением в выделенной ячейке.

Фильтрация по выделенному значению

Щелкните ячейку списка, а затем нажмите кнопку Автофильтр, чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Microsoft Excel включает автофильтр и фильтрует список, отображая только нужные строки.

Команда Расширенный фильтр используется для применения нескольких условий отбора к одному столбцу, для применения нескольких условий отбора к нескольким столбцам либо для создания условий отбора в результате выполнения формулы.

При использовании расширенного списка стрелки раскрытия списка автофильтра не отображаются. Вместо этого условия вводятся в диапазон условий отбора на листе. Для того чтобы изменить способ фильтрации данных, следует изменить значения в диапазоне условий отбора и выполнить фильтрацию еще раз.

Например, этот список отфильтрован для отбора продаж на сумму от 5 000 до 8 000, а также продаж на сумму менее 500.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда Расширенный фильтр используется для применения нескольких условий отбора к одному столбцу, для применения нескольких условий отбора к нескольким столбцам либо для создания условий отбора в результате выполнения формулы.

При использовании расширенного списка стрелки раскрытия списка автофильтра не отображаются. Вместо этого условия отбора вводятся в диапазон условий отбора на листе. Для того чтобы изменить способ фильтрации данных, следует изменить значения в диапазоне условий отбора и выполнить фильтрацию еще раз.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки (см. рис. 1).

	A	B	C	D	E	F
	Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Рост, см	Год рождения
	Андреев	Николай	Васильевич	Донецк	178	1984
	Иванова	Ольга	Николаевна	Луганск	169	1981
	Мартынов	Андрей	Андреевич	Донецк	175	1990
	Петров	Николай	Владимирович	Одесса	185	1975
	Петрова	Антонина	Степановна	Харьков	174	1980
	Сидоров	Антон	Петрович	Киев	177	1980
	Титов	Николай	Васильевич	Киев	188	1979
	Шарапов	Сергей	Иванович	Донецк	174	1983

Рис. 1. Исходный список

Например, требуется выбрать из исходного списка (строки 2-9) записи, которые содержат имя Николай и адрес Донецк.

Для этого следует:

1. Выделить и скопировать заголовки фильтруемых столбцов списка (в нашем случае это диапазон A1:F1).

2. Вставить заголовки в пустую строку, отступив не менее одной строки от исходного списка (рис. 2).

3. Ввести под заголовками столбцов необходимые критерии отбора: Имя – Николай, Адрес – Донецк. Диапазон ячеек A13:F14 носит название диапазон условий.

	A	B	C	D	E	F
	Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Рост, см	Год рождения
		Николай		Донецк

Рис. 2. Диапазон условий

4. Установить курсор в любую ячейку исходного списка. В меню Данные выбрать пункт Фильтр, а затем – команду Расширенный фильтр, в результате чего будет открыто одноименное диалоговое окно (рис. 3).

Рис. 3. Окно диалога Расширенный фильтр

5. Чтобы установить отфильтрованные строки в другую область листа, следует установить переключатель Обработка в положение скопировать результат в другое место. (Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.)

6. В поле ввода Исходный диапазон указать интервал A1:F9 (ссылки на таблицу), содержащий список, который надо отфильтровать.

7. В поле Диапазон условий указать интервал ячеек с критериями отбора, включая заголовки.

8. В поле ввода Поместить результат в диапазон задать интервал ячеек A17, в который копируются строки, удовлетворяющие критериям. (Между значениями условий и списком с результатами отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.)

9. Если требуется отобразить только неповторяющиеся строки, следует включить опцию Только уникальные записи.

10. Нажать OK. Результат отбора изображен на рис. 4.

	A	B	C	D	E	F
	Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Рост, см	Год рождения
	Андреев	Николай	Васильевич	Донецк	178	1984

Рис. 4. Результат фильтрации

11. Если необходимо отобрать не только Николаев, проживающих в Донецке, но и одновременно отобрать из списка сотрудников, чей рост не менее 175 см и которые родились после 1980 года, то в диапазон условий в строке 15 добавим дополнительные условия отбора (рис. 5):

	A	B	C	D	E	F
	Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Рост, см	Год рождения
		Николай		Донецк
					<=175	>1980

Рис. 5. Новые правила отбора (новый диапазон условий)

12. Повторить пп. 4-10. Результат отбора изображен на рис. 6.

	A	B	C	D	E	F
	Фамилия	Имя	Отчество	Адрес	Рост, см	Год рождения
	Андреев	Николай	Васильевич	Донецк	178	1984
	Иванова	Ольга	Николаевна	Луганск	169	1981
	Мартынов	Андрей	Андреевич	Донецк	175	1990
	Шарапов	Сергей	Иванович	Донецк	174	1983

Рис. 6. Результат фильтрации с дополнительными правилами отбора

Примеры условий отбора расширенного фильтра

В условия отбора расширенного фильтра могут входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых на несколько столбцов, а также условия, создаваемые как результат выполнения формулы.

Несколько условий для одного столбца. При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Продавец» значения «Белов», «Батурин» или «Сушкин».

Одно условие для нескольких столбцов. Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Продукты» в столбце «Товар», «Белов» – в столбце «Продавец» и объем продаж – более 1 000 р.

Разные условия для разных столбцов

Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию в одном столбце или другому условию в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Продукты» в столбце «Товар», «Белов» – в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1 000 р.

Один из двух наборов условий для двух столбцов. Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия для более чем одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3 000 р., а также строки по продавцу Батурину с объемами продаж более 1 500 р.

Условия, создаваемые как результат выполнения формулы. В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка условия, либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца на листе. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце G значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона E5:E14; заголовок условия отбора не используется.

Виды условий отбора

При настройке автофильтра или вводе условий отбора в диапазоне условий расширенного фильтра можно использовать перечисленные ниже элементы условий.

Последовательности символов

Чтобы отобрать строки, содержащие ячейки с заданным значением, введите требуемые число, дату, текстовую или логическую константу в ячейку ниже названия столбца диапазона условий. Например, чтобы отобрать строки, в которых индекс отделения связи равен 119 136, введите в диапазоне условий число 119136 ниже заголовка «Индекс отделения связи».

При использовании текстовой константы в качестве условия отбора будут отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Например, при вводе условия Бел будут отобраны строки с ячейками, содержащими слова Белов, Беляков и Белугин. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести следующую формулу:

=''=текст''

Подстановочные знаки

Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов.

Используется	Чтобы найти
? (знак вопроса)	Любой символ в той же позиции, где указан знак вопроса. Например, для поиска «барин» или «барон» следует ввести «бар?н».
* (звездочка)	Любое количество символов в той же позиции, где указана звездочка. Например, для поиска слов «северо-восток» и «юго-восток» следует указать «*восток».
~ (тильда), за которой следует ?, * или ~	Знак вопроса, звездочку или тильду. Например, для поиска «ан91?» следует указать «ан~?».

Значения в заданных пределах

Чтобы отобрать строки с ячейками, имеющими значения в заданных пределах, следует использовать оператор сравнения. Условие отбора с оператором сравнения следует ввести в ячейку ниже заголовка столбца в диапазоне условий. Например, чтобы отобрать строки, имеющие значения ячеек, большие или равные 1000, введите условие отбора >=1000 ниже заголовка «Количество».

Поиск значений в списках

Мастер подстановок. В списках, содержащих заголовки строк и столбцов, можно выполнять поиск значений. Мастер подстановок помогает найти другие значения в строке, если известно значение в одном столбце, и наоборот.

Например, если имеется список номеров товаров, их описаний и цен, можно быстро найти описание или цену товара, введя соответствующий номер продукта. Необходимая для этого формула создается мастером подстановок.

Формулы. Если для поиска значений в списках требуется создать собственные формулы, в них можно использовать следующие функции.

ПРОСМОТР – находит значение в одной строке или одном столбце значений, отсортированных по возрастанию, и возвращает значение из соответствующей позиции другой строки или столбца. Функцию ПРОСМОТР можно использовать для поиска значений в списках, не имеющих заголовков строк или столбцов.

ВПР — находит значение в списке с заголовками строк. Функцию ВПР следует использовать в случае, если список включает заголовки строк в левом столбце и требуется найти значение в другом столбце на основе заголовка строки. По умолчанию перед использованием функции ВПР список должен быть отсортирован.

ГПР – находит значение в списке с заголовками столбцов. Функцию ГПР следует использовать в случае, если список включает заголовки столбцов в верхней строке, и требуется найти значение в другой строке на основе заголовка столбца. По умолчанию перед использованием функции ГПР список должен быть отсортирован.

Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ можно использовать вместе для поиска значения на основе заголовка строки или столбца или обоих заголовков. Функция ИНДЕКС возвращает ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении отдельных строки и столбца внутри диапазона, а функция ПОИСКПОЗ находит относительную позицию ячейки внутри диапазона на основе значения, которое требуется найти. В сочетании эти функции возвращают значение на основе заголовка строки или столбца. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ используются в формулах, создаваемых мастером подстановок.

Поиск значения в списке с помощью мастера подстановок

Мастер подстановок является надстройкой; если в подменю Мастер меню Сервис отсутствует команда Подстановка, необходимо установить и загрузить программу надстройки. Чтобы получить дополнительные сведения о надстройках, а также об их установке и загрузке, нажмите кнопку.

1. Укажите ячейку списка.

2. В меню Сервис выберите пункт Мастер и выполните команду Подстановка.

3. Следуйте инструкциям мастера.

Формы

Форма представляет собой диалоговое окно, предлагающее удобный способ ввода и отображения сразу целой строки информации (или записи) в списке. Формы могут также быть использованы для поиска и удаления записей.

Чтобы можно было использовать формы для добавления записей в новый список, вверху каждого столбца списка должна быть расположена подпись. Microsoft Excel использует подписи для создания полей на форме. Создание списка на листе.

Примечание. Форма позволяет одновременно отображать до 32 полей списка.

Вставка записей с помощью формы

1. Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.

2. В меню Данные выберите команду Форма.

3. Нажмите кнопку Создать.

4. Введите данные новой записи.

Используйте клавишу TAB для перемещения к следующему полю формы и сочетание клавиш SHIFT+TAB – для перемещения к предыдущему полю.

5. Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER.

По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Изменение записей в списке с помощью формы

1. Выделите ячейку в списке, который требуется изменить.

2. В меню Данные выберите команду Форма.

3. Найдите запись, которую необходимо изменить.

4. Измените данные в записи.

Используйте клавишу TAB для перемещения к следующему полю формы и сочетание клавиш SHIFT+TAB – для перемещения к предыдущему полю.

5. После изменения данных нажмите клавишу ENTER для обновления текущей записи и перехода к следующей записи.

По завершении изменения записей нажмите кнопку Закрыть для обновления текущей записи и выхода из формы.

Удаление записи с помощью формы

Удаление записи с помощью формы нельзя отменить. Запись удаляется окончательно.

1. Укажите ячейку списка.

2. В меню Данные выберите команду Форма.

3. Найдите запись, которую требуется удалить.

4. Нажмите кнопку Удалить.

Разрешение вопросов, возникающих при сортировке

Если сортировка не дает требуемых результатов, выполните следующие проверки.

Установленные по умолчанию правила сортировки. В Microsoft Excel данные упорядочиваются по особым правилам сортировки. Для расположения названий месяцев и дней в хронологическом или другом порядке необходимо создать пользовательский порядок сортировки.

Задание чисел в соответствующем формате. Нарушение порядка сортировки может свидетельствовать о наличии ячейки с текстовым или другим форматом, отличным от числового. Так, при импорте из некоторых бухгалтерских программ отрицательные числа могут восприниматься как текстовые значения. Для задания правильного формата необходимо выбрать ячейку, выбрать пункт Ячейки в меню Формат и открыть вкладку Число. Если ячейка имеет текстовый формат, выберите для нее числовой формат в списке Числовые форматы. После изменения формата необходимо дважды щелкнуть ячейку, повторно ввести в нее нужное значение, а затем нажать клавишу ENTER.

Если диапазон ячеек был отформатирован как текст и был неверно отсортирован, установите числовой формат ячеек, а затем преобразуйте текст в числа с помощью команды Специальная вставка (меню Правка). Для этого введите значение 1 в произвольную пустую ячейку. Скопируйте ячейку со значением 1. Выберите ячейки, для которых требуется изменить формат, а затем выберите команду Специальная вставка в меню Правка и установите переключатель Операция в позицию Умножить.

Проверка того, что смешанные данные имеют текстовый формат. Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 100, 100а, 200, 200а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними – числа с текстом. Для определения текстового формата выберите пункт Ячейки (меню Формат), откройте вкладку Число и выберите Текстовый в списке Числовые форматы. Чтобы вновь вводимые числа воспринимались как текст, необходимо предварительно определить для соответствующих ячеек текстовый формат.

Правильность форматирования дат и времени. Даты и время рассматриваются в Excel как числа. При вводе распознаваемой программой даты или времени формат ячейки изменяется с общего на встроенный формат даты или времени. Для правильной сортировки данных все представленные в столбце значения даты и времени должны иметь формат даты или времени. Если значение не может быть воспринято как дата, время или число, оно будет отформатировано как текст. Для выбора надлежащего форматирования необходимо выделить соответствующую ячейку, выбрать пункт Ячейки (меню Формат) и открыть вкладку Число). Если ячейка была отформатирована как текст, выберите формат Дата или Время, выберите подходящий тип, нажмите кнопку OK, а затем введите еще раз значение в ячейку с выбранным форматом.

Сортировка отображаемых строк и столбцов. Скрытые столбцы и строки при сортировке не перемещаются. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются, а при сортировке столбцов упорядочиваются данные скрытых строк. Прежде чем приступать к сортировке, следует сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

Удаление начальных пробелов. В отдельных случаях импортируемые из других приложений данные могут дополняться слева пробелами. До начала сортировки следует удалить из данных начальные пробелы.

Проверка настроек языка и стандартов. Порядок сортировки зависит от настроек языка. Эти настройки задаются в диалоговом окне Языки и стандарты (панель управления Microsoft Windows). Сведения об изменении данных параметров приводятся в документации по Microsoft Windows.

Ввод заголовков столбцов только в одной строке. Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.