Дополнительные сведения об относительных и абсолютных ссылках

Заголовки и имена. Для ссылки на ячейки в столбцах и строках можно использовать заголовки этих столбцов и строк листа. Примерами заголовков являются Цена, Количество и Итого. Также для представления ячеек, диапазонов ячеек, формул или констант можно создавать описательные имена.

Дополнительные сведения об использовании заголовков и имен в формулах

Трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки используются при необходимости анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. Excel использует все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула =СУММ(Лист2:Лист13!B5) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке B5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно. См. сведения о создании трехмерной ссылки.

Различия между относительными и абсолютными ссылками

Относительные ссылки. При создании формулы ссылки обычно учитывают расположение относительно ячейки, содержащей формулу. В следующем примере ячейка B6 содержит формулу =A5; искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки B6. Такая ссылка называется относительной.

При копировании формулы с относительными ссылками Excel автоматически изменяет ссылки во вставляемой формуле для указания на другие ячейки в соответствии с положением формулы. В приведенном ниже примере формула в ячейке B6 ( =A5), которая ссылается на ячейку, расположенную на одну строку выше и на один столбец левее, скопирована в ячейку B7. Excel изменил формулу в ячейке B7 на =A6, ссылаясь на ячейку, которая расположена на одну строку выше и на один столбец левее ячейки B7.

Абсолютные ссылки. Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, воспользуйтесь абсолютными ссылками. Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки A5 на ячейку C1 (=A5*C1), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку C1 поставьте знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку C1, поместите знак доллара так, как показано в примере: =A5*$C$1.

Переключение между относительными и абсолютными ссылками. Если формула записана, но необходимо поменять относительные ссылки на абсолютные (и наоборот), выберите ячейку с формулой. В строке формул выделите ссылку, которую необходимо изменить, и нажмите F4. Каждое нажатие F4 переключает тип ссылки в следующей последовательности: абсолютный столбец и абсолютная строка (например, $C$1); относительный столбец и абсолютная строка (C$1); абсолютный столбец и относительная строка ($C1); относительный столбец и относительная строка (C1). Например, если в формуле выбран адрес $A$1 и нажата F4, ссылка становится A$1. Нажав F4 еще раз, получаем $A1 и т.п.

Заголовки и имена в формулах

Рабочий лист может содержать заголовки, размещенные вверху столбца и слева от строки, с помощью которых описываются данные внутри листа. При ссылке на необходимые данные можно использовать эти заголовки в формулах. Кроме того, можно создать имя для ячейки, группы ячеек, формулы или константы, не пользуясь заголовками.

Использование заголовков для представления ячеек.

При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Следующий пример содержит столбцы, помеченные «Изделие 1», «Изделие 2», «Изделие 3». Для подсчета общей суммы для столбца «Изделие 1» используйте формулу =СУММ(Изделие 1).

Если нужно сослаться на количество «Изделия 3» в Восточном филиале (значение которого равно 110,00), можно использовать формулу =Изделие 3 Восток. Пробел в формуле между «Изделие 3» и «Восток» — это оператор пересечения диапазонов. Этот оператор предписывает Microsoft Excel вернуть значение из ячейки, находящейся на пересечении строки, помеченной «Восток», и столбца, помеченного «Изделие 3».

Определение имен для представления ячеек.

Если данные не имеют заголовков или размещены на другом листе книги, можно создать имя, описывающее ячейку или группу ячеек. Использование имен может упростить понимание формулы. Например, формула «=СУММ(Продано_в_первом_квартале)» проще для понимания, чем формула « =СУММ(Продажа!C20:C30)». В этом примере имя «Продано_в_первом_квартале» представляет группу ячеек «C20:C30» на листе «Продажа».

Имена можно использовать в любом листе книги. Например, если имя «Контракты» ссылается на группу ячеек «A20:A30» в первом листе рабочей книги, то это имя можно применить в любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу. Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя «ПроцентнаяСтавка», которому присвоено значение 6,2 процента, можно использовать в любом месте для вычисления процентов.

Ссылки R1C1

В стиле R1C1 расположение ячейки указывается следующим образом: после буквы R ставится номер строки ячейки, а после буквы С – номер столбца. Например, абсолютная ссылка R1C1 эквивалентна абсолютной ссылке $A$1 в стиле A1. Если ячейка A1 является текущей, то относительная ссылка R[1]C[1] указывает на ячейку, расположенную на одну строку ниже и на один столбец правее, то есть на ячейку B2.

В следующей таблице содержатся примеры ссылок R1C1.

Ссылка	Значение
R[-2]C	Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше и в том же столбце
R[2]C[2]	Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два столбца правее
R2C2	Абсолютная ссылка на ячейку, расположенную во второй строке и во втором столбце
R[-1]	Относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки
R	Абсолютная ссылка на текущую строку

При записи макроса Excel записывает некоторые команды с использованием стиля ссылок R1C1. Например, если записывается такая команда, как нажатие кнопки Автосумма для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, Excel использует при записи формулы стиль ссылок R1C1, а не A1.

Совет. Для того чтобы включить или выключить стиль ссылок R1C1, выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем перейдите на вкладку Общие и установите или снимите флажок Стиль ссылок R1C1 в группе Параметры.

Ввод ссылки на одну и ту же ячейку или группу ячеек в нескольких листах при помощи трехмерной ссылки

Книга должна содержать несколько листов.

1. Укажите ячейку, в которую следует ввести функцию.

2. Наберите = (знак равенства), введите имя функции, а затем введите открывающую круглую скобку.

3. Укажите ярлычок первого листа, на который нужно сослаться.

4. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последний лист, на который необходимо сослаться.

5. Выделите ячейки, на которые необходимо сослаться.

6. Формула готова.

Эффективное использование ссылок

Слияние данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных пользователей или коллективов распределенные данные можно интегрировать в одну итоговую книгу. Исходные книги по-прежнему могут изменяться независимо от итоговой книги.

Создание различных представлений одних и тех же данных. Все данные и формулы можно ввести в одну книгу или несколько книг и затем создать книгу отчетов, содержащую ссылки только на требуемые данные.

Последовательная разработка больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность взаимосвязанных книг, можно работать с отдельными частями модели без открытия всех составляющих модель книг. При работе с небольшими книгами легче вносить изменения, открывать и сохранять файлы, выполнять пересчет листов; при этом размер памяти, запрашиваемой у компьютера для выполнения указанных действий, может быть незначительным.

Листы рабочей книги

Перемещения от одного рабочего листа к другому можно осуществлять при помощи так называемых кнопок прокрутки. Они находятся в левом углу окна рабочей книги.

Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопках прокрутки ярлычков, можно открыть контекстно-зависимое меню для выбора нужного рабочего листа.

Щелкнув правой кнопкой мыши на ярлычках рабочих листов, можно открыть контекстно-зависимое меню. С помощью него можно управлять рабочими листами книги.

После выбора команды Вставка из данного меню на экране появится диалог, в котором можно выбрать тип вставляемого листа.

Многооконные листы

MS Excel предлагает две методики, позволяющие одновременно выводить на экран разные части текущей таблицы. Первая – это разбиение окна, вторая – открытие дополнительных окон на рабочей странице, которое обеспечивает одновременный просмотр нескольких листов или книг.

Одновременный просмотр нескольких листов или книг

1. Откройте книгу, которую нужно просмотреть.

Чтобы вывести одновременно несколько листов текущей книги, выберите команду Новое в меню Окно. Перейдите к новому окну и выберите лист, который нужно просмотреть. Таким же образом выведите на экран все необходимые листы.

2. В меню Окно выберите команду Расположить.

3. В группе Расположить выберите требуемый параметр.

Чтобы отобразить только те листы, которые находятся в текущей книге, установите флажок Только окна текущей книги.

Разбиение окон

Разбиение окна применяется для того, чтобы одновременно наблюдать различные фрагменты одной и той же таблицы и прокручивать их независимо друг от друга.

В начале вертикальной и горизонтальной полос прокрутки находятся так называемые маркеры разбиения (полосы разделения или разделители окна). Это небольшие черные прямоугольники. Перемещая их мышью, Вы можете разделить окно по горизонтали и/или по вертикали.

Фиксирование окон-фрагментов

Чтобы при смещении границ окна не происходило смещение строк и столбцов в них, их можно зафиксировать.

Автоматическое разбиение окон

При этом программа автоматически разбивает окно влево вверх от выделенной ячейки.

Открытие дополнительных окон

Эта методика предлагает больше мобильности, и она проще в реализации. С помощью команды Новое окно из меню Окно можно открыть дополнительные окна на рабочей странице. В каждом из них, независимо друг от друга, можно вывести отдельные части таблицы. Максимальное количество дополнительных окон ограничено только возможностью оперативной памяти компьютера. Вновь открытые окна Excel автоматически нумерует. Номер проставляется через двоеточие после имени файла. При сохранении файла информация о дополнительных окнах не уничтожается, а при последующих вызовах программы они всегда в Вашем распоряжении.

Операции с окнами

Чтобы закрыть дополнительные окна, нужно щелкнуть кнопкой мыши на значке системного меню, в левом верхнем углу окна при этом откроется меню. Выберите команду Закрыть или воспользуйтесь комбинацией клавиш (Ctrl)+(F4).

Чтобы произвести смену окон, закрытых на экране другими окнами, нужно войти в меню Окно. В открывшемся вертикальном меню находится список окон, доступных в данный момент. Щелкнув мышью на нужной сроке меню, Вы переведете окно на первый план.

Упорядочивание окон возможно после выбора команды меню Окно-Упорядочить. В открывшемся диалоговом окне есть четыре варианта группировки окон. Выбрав опцию мозаикой, Вы равномерно распределите открытые окна на рабочей странице. После выбора опции по горизонтали все окна будут показаны в полном размере и расположены одно под другим. Опция по вертикали располагает окна одно рядом с другим.

Скрытие окон производится с помощью команды меню Окно-Скрыть. Рабочий лист таким образом не удаляется, а делается невидимым.

Свертывание окон – еще одна из возможностей удалить окно с экрана. Произвести свертывание можно с помощью кнопки со стрелкой, направленной вниз, находящейся в правом верхнем углу окна, или командой Свернуть из системного меню, а также комбинацией клавиш (Ctrl)+(F9), уменьшить окно до размера значка.

Значки работают так же, как любые другие объекты Windows: двойной щелчок на значке разворачивает окно, просто щелчок открывает системное меню соответствующего окна.

С помощью команды меню Окно-Упорядочить значки можно оптимально разместить внутри окна Excel.

Увеличение и уменьшение окон можно произвести с помощью команды меню Вид-Масштаб, открывающей одноименный диалог, где Вы можете увеличить или уменьшить изображение в границах от 10 до 400%. Данный диалог содержит две опции: по выделению и пользовательский.

Свертывание окна книги

Нажмите кнопку Свернуть в строке меню или в области заголовка окна активной книги.

Окно книги будет отображаться в виде значка в левом нижнем углу окна программы.

Одновременный просмотр двух частей листа

1. Наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки.

2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.

Об одновременном просмотре различных частей листа

Разделение листа на части. Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа, и полезно, например, при необходимости вставки данных из одной области большого листа в другую. В следующем примере можно просматривать в верхней области строки по различным городам, в то время как в нижних областях будут отображаться итоги за февраль.

Две правые области прокручиваются одновременно, как и две нижние области.