Основные принципы оформления документов

Данные правила являются общепринятыми в мировой практике оформления документов и таблиц.

Используйте не более двух-трех различных типов шрифтов одновременно на одной странице.

Не используйте более двух различных размеров шрифта одновременно на одной странице.

Будьте экономны при назначении стилей.

Выравнивание

Вызовите диалог Формат ячеек, выберите вкладку Выравнивание. В группе Горизонтальное Вы можете выбрать, до какому краю будет вестись выравнивание. Здесь же с помощью опции С заполнением можно заполнить ячейку повторяющимися символами. В центре вкладки находится группа Вертикальное. С помощью опций этой группы можно расположить текст в ячейке на разной высоте по отношению к верхнему и нижнему краям ячейки. С правой стороны расположена опция Ориентация. С помощью этой группы можно расположить текст в ячейке вертикально.

Цвета и узоры

С помощью цвета и узора можно выделить в таблице некоторые поля или элементы, с тем чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Чтобы воспользоваться данной возможностью, нужно выбрать вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры – щелкните мышью на выбранном цвете и проконтролируйте результат в поле Пример. В диалоге также можно выбрать стиль закраски фона ячеек в поле Узор из предложенных шаблонов.

Линии раздела ячеек

Линии, разграничивающие ячейки в рабочей странице, призваны облегчить работу. Однако в бланках они не всегда нужны. Данные линии можно удалить и при воспроизведении на экране, и при выводе на печать. Предусмотрена также возможность выключать линии раздела только при печати, оставив их видимыми на экране. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис-Параметры и в появившемся окне выбрать вкладку Вид. В середине диалогового окна находится группа Параметры окна. Сбросить флажок в переключателе Сетка в этой группе, чтобы удалить изображение разделительных линий на экране.

Рамки

Вид рамок и обрамляющих линий задается в диалоге Формат ячеек.

Выбрав вкладку Рамка, для создания рамки выполните следующие действия:

• Выделите блок ячеек, который Вы хотите заключить в рамку.

• Выберите команду меню Формат ячейки.

• Выберите вкладку Рамка.

• В поле Рамка укажите, с каких сторон выделенного блока ячеек Вы хотите нарисовать линии.

• В поле Стиль задайте стиль линий.

• Закройте диалог с помощью кнопки Ok.

Основные принципы ведения расчетов в Excel

По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных расчетах это может занять продолжительное время, поэтому можно производить вычисление следующим образом.

Выберите команду Параметры меню Сервис.

Выберите вкладку Вычисления в появившемся окне.

Выберите опцию Вручную и установите переключатель Пересчет перед сохранением.

После произведенных действий все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши F9 или кнопки Вычислить F9 во вкладке Вычисления или при сохранении файла.

Взаимосвязь ячеек, трассировка

Данная функция существует для того, чтобы определить зависимость ячеек, что бывает довольно сложно сделать в большой таблице и особенно при сложных расчетах. Часто возникает такая необходимость при возникновении ошибок, когда просто необходимо проследить ход решения задачи. Для этого служит команда Зависимости из меню Сервис. Пользователь может вывести панель Зависимости.

С помощью левой кнопки, изображенной в ее начале , можно нарисовать стрелки, указывающие на ячейки, участвующие в выделенной формуле. Такие ячейки называются влияющими. С помощью второй кнопки эти стрелки удаляются.

Следующая клавиша показывает зависимые клетки от выделенной. Следующая за ней клавиша эти стрелки удаляет.

За ними следует клавиша , которая удаляет все стрелки в рабочем листе.

Следующая клавиша предназначена для трассировки ошибки. Стрелками указываются предполагаемые источники ошибки.

С помощью этой клавиши к ячейке можно добавить примечание.

Форматирование чисел

Формат числа определяется видом числового шаблона, который может быть двух видов:

Т – замещаемый,

О – обязательный.

Пример формата числа приводится в таблице. В первой колонке находятся коды форматов, а во второй – числа после данного форматирования.

Формат	Результат
#.###.##	13
0.000,00	0.013,00
#.##0,00	13,00

Если в качестве цифрового шаблона используется номер, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Рекомендуется использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать номер. Excel округляет дробные числа, которые форматировались как целые, т.е. без разрядов после запятой. Однако округляются только числа, выводимые на экран, в расчетах используются точные значения.

В Microsoft Excel можно изменить формат числа, включая дату и время, без изменения формата других чисел. Применяемый числовой формат не влияет на значение в ячейке (отображается в строке формул), которое Excel будет использовать при вычислениях.

Общий числовой формат

Общий числовой формат используется по умолчанию. В большинстве случаев отображается то, что вводится в ячейку, имеющую общий формат. Однако если ширины ячейки недостаточно для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует научное представление для больших чисел. Можно восстановить общий числовой формат.

Встроенные числовые форматы

Excel содержит множество встроенных числовых форматов. Для просмотра полного списка форматов, выберите команду Ячейки в меню Формат и перейдите на вкладку Число. Форматы объединены в категории: денежный, дата, время, дробный, текстовый или экспоненциальный. Категория Дополнительный формат включает в себя почтовые индексы и телефонные номера. Параметры каждой категории можно посмотреть справа от листа Категории.

Пользовательские числовые форматы

При необходимости можно создать пользовательский числовой формат. Используйте категорию Все форматы на вкладке Число (меню Формат, команда Ячейки) для создания пользовательского числового формата. Пользовательский числовой формат использует коды, описывающие отображение числа, даты, времени или текста.

Форматирование существующих чисел в виде текста

Числа в Microsoft Excel хранятся в виде числовых данных, даже если позже к содержащим их ячейкам был применен текстовый формат. Если такие данные, как коды товара, необходимо интерпретировать как текст, то сначала желательно применить текстовый формат к пустым ячейкам, а затем вводить числа. Если же числа уже введены, то их можно преобразовать в текстовые данные.

1. Выделите ячейки, содержащие числа, которые необходимо отформатировать в виде текста.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Число.

3. В списке Числовые форматы выберите Текстовый и нажмите кнопку OK.

4. Для повторного ввода данных щелкните кнопкой мыши в каждой ячейке, нажмите клавишу F2, в затем – клавишу ENTER.

Отображение чисел в виде процентов

1. Выделите ячейки, формат которых требуется изменить.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Число.

3. В поле Числовые форматы выберите Процентный.

Числа, большие 1, автоматически вводятся как проценты, а числа, меньшие 1, преобразуются в проценты умножением на 100. Например, вводя 10, получаем 10%, вводя 0,1, – 10%. Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100, в меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Правка сбросьте флажок Автоматический ввод процентов.

Чтобы быстро отображать числа в виде процентов от 100, нажмите кнопку %.

Форматирование даты

Excel изображает даты с помощью натуральных чисел от 1 до 65 380. При этом летоисчисление начинается с 1 января 1900 года, которое соответствует единице, и кончается 31 декабря 2078 года. Эта дата соответствует числу 65 380.

Результаты для различных вариантов форматов приведены в следующей таблице:

Таблица «Форматирование даты»

Формат	Результат
Д день	1-31
ММ месяц	01-12
МММ	янв-дек
ГТ год	00-99

Форматирование времени

Для счета времени программа использует дробные числа. Например, час выражается числом 1/24, двенадцать часов – числом 12/24, или 0,5. Для того чтобы знать минуту, программа использует число 1/(12*60), для секунды – дробь 1/( 12*3600). Форматы записи времени приведены в таблице.

Таблица. «Форматирование времени»

	Формат	Результат
Ч	часы	0-24
Мм	минуты	00-59
Сс	секунды	00-59

Применение операторов в формулах

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Арифметические операторы. Служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы.

Арифметический оператор	Значение	Пример
+ (знак плюс)	Сложение	3+3
– (знак минус)	Вычитание Унарный минус	3–1 –1
* (звездочка)	Умножение	3*3
/ (косая черта)	Деление	3/3
% (знак процента)	Процент	20%
^ (крышка)	Возведение в степень	3^2 (аналогично 3*3)

Операторы сравнения

Используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Оператор сравнения	Значение	Пример
= (знак равенства)	Равно	A1=B1
> (знак больше)	Больше	A1>B1
< (знак меньше)	Меньше	A1<B1
>= (знак больше и знак равенства)	Больше или равно	A1>=B1
<= (знак меньше и знак равенства)	Меньше или равно	A1<=B1
<> (знак «не равно»)	Не равно	A1<>B1

Текстовый оператор конкатенации

Амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку.

Текстовый оператор	Значение	Пример
& (амперсанд)	Объединение последовательностей символов в одну последовательность.	Выражение «Северный « & « ветер» эквивалентно строке «Северный ветер».

Оператор ссылки. Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются следующие операторы.

Оператор ссылки	Значение	Пример
: (двоеточие)	Оператор диапазона используется для ссылки на все ячейки между крайними ячейками диапазона, включая эти ячейки.	B5:B15
, (запятая)	Оператор объединения объединяет несколько ссылок в одну ссылку.	СУММ(B5:B15,D5:D15)

Мастер функций

Мастер функций – это диалоговое окно, призванное облегчить ввод функций в формулы пользователя. Для вызова данного диалога нужно выбрать команду меню Вставка-Функция. Быстро вызвать Мастер функций можно двумя способами: либо комбинацией клавиш (Shift) + (F3), либо кнопкой на панели инструментов с изображенным знаком функций.

Первый диалог Мастера функций организован по тематическому принципу. В левом списке находятся имена тематических групп, или категории. Щелкнув на нужном Вам имени, в правой части Вы получите список имен функций, содержащихся в данной категории.

Вызов функции осуществляется двойным щелчком на ее имени. Также можно вызвать функцию, если пометить ее и нажать клавишу ввода, либо щелкнуть мышью по кнопке OK.

С помощью полос прокрутки можно пролистывать оба списка. После выбора функции предлагается ввести ее аргументы. Можно задать до 30 аргументов. В правом верхнем углу находится поле Значение, в котором отражается вычисленный результат.

В качестве аргументов могут быть использованы значения функций. Для вставки функции в качестве аргумента нажмите кнопку с изображением знака функции. Данная кнопка находится перед каждым значением аргумента. Таким образом, запускается вложенный мастер функций.

При некорректном вводе возникает сообщение об ошибке. В этом случае нужно нажать клавишу OK, и текстовый курсор встанет на том аргументе, где произведена ошибка.

Математические функции

Округление чисел в Excel осуществляется по принятому в математике правилу: если округляемая цифра больше 5, то предшествующая цифра увеличивается на единицу, если меньше – предшествующая цифра не изменяется. Тем не менее Excel при вычислениях продолжает пользоваться точными, а не округленными значениями, сохраняя их в памяти.

При работе с финансовыми документами действует несколько иной принцип. Там в расчетах используются «урезанные» форматы чисел, соответствующие выражению в основной денежной единице, но с десятичными знаками, соответствующими единицам разменной монеты. Для этого в Excel используется ряд функций.

ОКРУГЛ(число; количество_цифр) Число – это округляемое число. Количество цифр – здесь количество десятичных разрядов, до которого нужно округлить число.

ОКРУГЛВВЕРХ(число;количество_цифр). Число – вещественное число, которое нужно округлить с избытком.

ОКРУГЛВНИЗ(число;количество_цифр). Число – вещественное число, которое нужно округлить с недостатком.

Функция	Примечание
ПРОИЗВЕД (число1;число2:... )	Данная функция вычисляет произведение аргументов, указанных в скобках. Так же, как и функции суммы, можно использовать до 14 аргументов, причем среди них будут как числа, так и адреса. Если, например, в ячейке А1 находится число 2, в ячейке А2 - число 5, то функция ПРОИЗВЕД(А1.А2:10:3) вычислит значение 2*5*10*3=300
КОРЕНЬ(число)	Данная функция вычисляет квадратный корень числа. Если по ошибке ввести в качестве аргумента отрицательное число, то появится сообщение об ошибке: #ЧИСЛО!
ЗНАК(число)	Данная функция указывает знак аргумента. На экране будет появляться число 1 со знаком, соответствующим знаку исследуемого числа. Если аргумент равен нулю, то результат на экране представит 0.

Функции даты и времени

Функция СЕГОДНЯ( ) – вычисляет текущую дату в числовом формате.

Функция ТДАТА( ) – автоматически устанавливает дату и время. Каждый раз при вызове файла, имеющего эту функцию, или при перерасчетах время суток и дата приводятся в соответствие с текущим временем.

ГОД(дата_в_числовом_формате)/ МЕСЯЦ(дата_в_числовом_формате)/

ДЕНЬ(дата_в_числовом_формате). С помощью этих функций можно по порядковому числу даты определить, к какому году, месяцу или дню месяца относится это число.

ДЕНЬНЕД(дата_в_числовом_формате,ти11). Возвращает день недели, соответствующий аргументу дата в_числовом формате. День недели определяется как целое в интервале от 1 (воскресенье) до 7 (суббота). Дата в числовом формате -- это код дата-время, используемый

ЧАС(дата_в_числовом_формате) МИНУТЫ(дата_в_числовом_формате)\

в Microsjft Excel для вычислений с датами и периодами времени. Аргумент можно задать как текст, например как «15-Алр-1996» или «4-5-96», а не как число. Текст автоматически преобразуется в дату в числовом формате. Тип – это число, которое может принимать указанные в таблице значения.

Значение аргумента	Тип представления
1 или опущен	Число от 1 (воскресенье) до 7 (суббота)
2	Число от 1 (воскресенье) до 7 (суббота)
3	Число от 0 (понедельник) до 6 (воскресенье)

СЕКУНДЫ(дата_в_числовом_формате). – Вы можете получить текущие часы. минуту секунд заданной в числовом формате.

Логические функции

ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь). В этой функции в аргументе в части, обозначенной как лог_выражение, ставится условие. Если оно выполняется, то в силу вступает средняя часть значение если истинна, если нет - то работает значение значение _еслиложь.

И(логическое_значение1; логическое_значение2; ...). Если все заданные в форме аргументов «логическое_значение№» условия выполняются, то выдается значение ИСТИНА.

Статистические функции

Одной из основных целей разработки программы электронных таблиц была автоматизация статистической обработки данных. Рассмотрим некоторые из статистических функций программы MS Excel.

Таблица «Некоторые из статистических функций MS Excel

Функция	Примечания
СРЗНАЧ(число1 ;число2...)	Это функция вычисления среднего арифметического.
МАКС(число1 ;число2:... ) и МИН(число1 ,число2;... )	Используются для нахождения наибольшего или наименьшего значения в ячейке какой-либо области. Аргументы можно задавать как числами, так и адресами ячеек. Но в одной функции нельзя задать часть аргументов числами, а часть – адресами. Excel выдаст сообщение об ошибке. Если в блоке попадаются пустые ячейки, данные функции их игнорируют.
РАНГ (число; ссылка; порядок)	Если требуется не только вычислить наибольшее и наименьшее значения, но и расположить числа в порядке возрастания (убывания), то применяют функцию ранжирования.
ТЕНДЕНЦИЯ (известные_значения_у. известные значения_х; конст)	Предположим, что нам известен уровень доходов нашего предприятия за последние три года и нам надо определить, какова тенденция на следующий год. Это можно сделать с помощью данной функции. Excel позволяет вычислять новые значения линейной интерполяцией. Выделите мышью несколько известных значений. Подведя курсор к правому нижнему углу выделенной области, нажмите кнопку мыши и перемещайте курсор дальше. С захватом каждой следующей ячейки Вы сможете в левом поле строки обработки наблюдать некоторое число. Отпустите кнопку мыши, и Excel занесет получившиеся числа в выделенные Вами ячейки. Таким образом, Вы получаете результат математического ожидания р прогнозу Ваших доходов на следующие годы. Эта операция называется автозаполнением.
СЧЕТ(значение1; значение2,)	Эта функция подсчитывает количество чисел, заданных в списке аргументов. Список не должен содержать больше 0 аргументов. Аргументы могут представлять собой числа, тексты, адреса ячеек, но в расчет идут только числа. Обычно эту функцию используют для подсчета ячеек, в которых введены какие-либо числовые значения.
СЧЕТЗ(значение1; значение2)	Эта функция подсчитывает число «непустых» значений в списке аргументов, тоже не превышающем 30, независимо от того, представляют ли они текст, число или что-нибудь иное. Обычно ее используют для подсчета чисел заполненных ячеек в заданной области.
ДИСП(число 1; число 2;.. )	Вычисляет дисперсию случайно выбранных п чисел, причем их число не должно превышать 30. Функция ДИСП предполагает, что аргументы являются только выборкой из генеральной совокупности. Если данные представляют всю генеральную совокупность, то следует вычислять дисперсию, используя функцию ДИСПР.
СТАНДОТКЛОН (число 1; число2;... )	Оценивает стандартное отклонение по выборке. Стандартное отклонение – это мера того, насколько широко разбросаны точки данных относительно их среднего. Число 1; число2; – это от 1 до 30 числовых аргументов, соответствующих выборке из генеральной совокупности. Можно использовать массив или ссылку на массив вместо аргументов, разделенных запятыми. СТАНДОТКЛОН предполагает, что аргументы являются только выборкой из генеральной совокупности. Если данные представляют всю генеральную совокупность, то стандартное отклонение следует вычислять с помощью функции СТАНДОТКЛОН.
СТАНДОТКЛОНП (число1; число2;... )	Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности. Число1; число2;... – это от 1 до 30 числовых аргументов, представляющих генеральную совокупность. Можно использовать массив или ссылку на массив вместо аргументов, разделенных запятыми.
ДИСПР(число1:число2:...)	Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности. Число1, число2;... – это от 1 до 30 числовых аргументов, составляют генеральную совокупность.

 

Финансово-математические функции

Для вычисления ежегодной суммы амортизации Excel предлагает функцию

АМР(стоимость, остаток, период). Аргумент Стоимость представляет общую сумму, которая подлежит списанию. Аргумент Остаток показывает остаточную сумму амортизируемого оборудования. Аргумент Строка амортизации Период показывает число лет, за которое должна быть амортизирована указанная стоимость.

ПЗ(ставка, кпер, выплата, бз, тип). Данная фикция возвращает текущий объем вклада. Текущий объем – это общая сумма, которую составят будущие платежи. Ставка – это процентная ставка за период. Аргумент Кпер – это общее число периодов выплат годовой ренты. Аргумент Выплата – это плата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты ренты. Обычно в нее входят основные платежи и платежи по процентам, но она не включает других сборов иди налогов. Бз – это будущая стоимость или базис наличности, которого нужно достичь после последней выплаты. Если Бз опущен, то он полагается равным нулю (будущая стоимость займа, например, равна 0). Аргумент Тип – это число 0 или 1, обозначающее, должна ли производиться выплата: 0 или отсутствие аргумента – выплата в конце периода; 1 – в начале периода.

БЗ (ставка, кпер, плата, нз, тип). Эта функция вычисляет будущее значение вклада на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки. Аргументы этой функции такие же, как и у предыдущей.

ПЛПРОЦ(ставка,период,кпер,нз,бз,тип). Данная функция вычисляет платежи по процентам за данный период на основе периодических постоянных выплат при постоянной процентной ставке. Ставка – это процентная ставка. Период – это период, для которого требуется найти значение выплат по процентам (должен быть в интервале от 1 до значения аргумента Кпер). Кпер – это общее число выплат годовой ренты. Нз – текущая стоимость или общая сумма всех будущих платежей с настоящего момента. Бз – будущая стоимость или баланс наличности, который надо достичь после последней выплаты. Если аргумент Бз опущен, то предполагается, что он равен 0 (например, Бз для займа равен 0). Тип – это число, зависящее от того, когда должна производиться выплата: 0 (или отсутствие) – выплата в конце периода, 1 - в начале периода.

АМГД (стоимость, остаточная_стоимость, время эксплуатации, период). С помощью этой функции Вы можете вычислить годовую амортизацию имущества для указанного периода. Назначение аргументов функции следующее: Стоимость – это начальная стоимость имущества. Остаточная_стоимость – стоимость в конце периода амортизации. Время эксплуатации – количество периодов (обычно лет), за которые собственность амортизируется. Период – это текущий период (должен выражаться в тех же единицах, что и время полной амортизации).

Функция АДРЕС

Создает адрес ячейки в виде текста, используя номер строки и номер столбца.

Синтаксис

АДРЕС (номер_строки;номер_столбца; тип_ссылки;а1;имя_листа)

Номер_строки – это номер строки, используемый в ссылке ячейки.

Номер_столбца – это номер столбца, используемый в ссылке ячейки.

Тип_ссылки – это задание типа возвращаемой ссылки.

Тип_ссылки	Возвращаемый тип ссылки
1 или опущен	Абсолютный
2	Абсолютная строка; относительный столбец
3	Относительная строка; абсолютный столбец
4	Относительный

А1 – это логическое значение, которое определяет стиль ссылок: А1 или С1К1. Если А1 имеет значение ИСТИНА или опущено, то функция АДРЕС возвращает ссылку в стиле А1; если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то функция АДРЕС возвращает ссылку в стиле С1К1.

Имя_листа – это текст, определяющий имя рабочего листа, который используется для формирования внешней ссылки. Если имя_листа опущено, то внешние листы не используются.

Примеры

АДРЕС(2;3) равняется «$C$2»

АДРЕС(2;3;2) равняется «C$2»

АДРЕС(2;3;2;ЛОЖЬ) равняется «С2К[3]»

АДРЕС(2;3;1;ЛОЖЬ;»[Book1]Лист1») равняется «[Book1]Лист1!С2К3»

АДРЕС(2;3;1;ЛОЖЬ;»EXCEL SHEET») равняется «'EXCEL SHEET'!С2К3»

Правка формулы

Укажите ячейку, содержащую изменяемую формулу.

Если в ячейке содержится гиперссылка, выберите ячейку справа от изменяемой ячейки и выберите ячейку с изменяемой формулой, используя клавишу стрелки.

Измените формулу в строке формул.

Если в формуле необходимо отредактировать функцию, измените аргументы функции.

Нажмите клавишу ENTER.

Если формула является формулой массива, нажмите комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Использование функций для вычисления значений

Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Например, функция СУММ суммирует значения в диапазоне ячеек, а функция ППЛАТ вычисляет величину выплаты за один период годовой ренты на основе постоянных выплат и постоянной процентной ставки.

Аргументы. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например, #Н/Д) или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Структура. Структура функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точками с запятыми, а затем — закрывающая скобка. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=). В процессе создания формулы, содержащей функцию, можно использовать палитру формул.

Формулы массива и их ввод

Формула массива может выполнить несколько вычислений, а затем вернуть одно значение или группу значений. Формула массива обрабатывает несколько наборов значений, называемых аргументами массива. Каждый аргумент массива должен включать одинаковое число строк и столбцов. Формула массива создается так же, как и другие формулы, с той разницей, что для ввода такой формулы используются клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.

Вычисление одного значения

Иногда для получения одного результата в Microsoft Excel необходимо выполнить несколько вычислений. Например, следующий лист показывает, что компания имеет региональные представительства в Европе и Северной Америке, торгующие тремя типами товаров. Для расчета среднего дохода по каждому типу товаров в Европе за 1992 г. необходимо использовать формулу массива.

Ячейка C16 содержит формулу массива =СРЗНАЧ(ЕСЛИ(C5:C14=«Европа»,D5:D14)), которая отбирает из диапазона C5:C14 ячейки, содержащие текст «Европа», а затем вычисляет среднее значение по соответствующим ячейкам диапазона D5:D14.

Вычисление нескольких значений

Для вычисления нескольких значений с помощью формулы массива необходимо ввести массив в диапазон ячеек, состоящий из того же числа строк или столбцов, что и аргументы массива. В следующем примере по заданному ряду из трех значений продаж (в строке 5) и ряду из трех месяцев (в строке 3) функция ТЕНДЕНЦИЯ определяет продолжение линейного ряда объемов продаж. Для отображения всех вычисляемых значений формула введена в три ячейки строки 6 (C6:E6).

Формула =ТЕНДЕНЦИЯ(C5:E5,C3:E3), введенная как формула массива, возвращает три значения, вычисленные по трем объемам продаж за три месяца.

Использование постоянных значений

Формулу массива можно также использовать для вычисления одного или нескольких результатов для ряда значений, еще не введенных на лист. Формулы массива принимают константы так же, как и другие формулы, но константы массива необходимо вводить в определенном формате. Например, имея те же три значения продаж, что и в предыдущем примере, можно спрогнозировать объемы продаж на следующие два месяца.

Для прогнозирования четвертого и пятого значений в ежемесячной последовательности на основе первых трех значений используется формула =ТЕНДЕНЦИЯ(C5:E5,,{4,5}).

Константы в формулах массива

Обычно формула при обработке одного или нескольких аргументов возвращает одно значение; в качестве аргумента формулы может при этом выступать либо ссылка на ячейку, содержащую значение, либо само значение. В формуле массива, которая обычно используется для ссылки на диапазон ячеек, можно ввести массив значений в одну ячейку. Этот массив значений называется массивом констант; удобен он тем, что при этом не требуется заносить по одному значению в ячейку на листе. Чтобы создать массив констант, выполните следующие действия:

• введите значения непосредственно в формулу, заключив в фигурные скобки ( { } );

• столбцы разделяются запятыми (,);

• строки разделяются точками с запятой (;).

Например, вместо ввода четырех чисел (10, 20, 30, 40) в отдельные ячейки их можно ввести в массив, в одну ячейку в фигурных скобках: {10,20,30,40}. Такой массив констант является матрицей размерности 1 на 4 и соответствует ссылке на 1 строку и 4 столбца. Чтобы представить значения 10, 20, 30, 40 и 50, 60, 70, 80, находящиеся в расположенных друг под другом ячейках, можно создать массив констант размерностью 2 на 4, причем строки будут отделены друг от друга точкой с запятой, а значения в столбцах — запятыми: {10,20,30,40;50,60,70,80}. См. сведения о типах значений, которые могут быть использованы в массиве констант

Преобразование операндов и аргументов формул

Операнды каждого оператора в формуле должны быть определенного типа. Если операнд не соответствует оператору, выполняется, если возможно, преобразование типа операнда. Таким образом, удается избежать появления значения ошибки.

Формула	Результат	Пояснения
=«1»+ «2»	3	При использование знака плюс (+) предполагается, что операнды являются числами. Даже если взять числа в кавычки («1» и «2» — текстовые значения), Microsoft Excel автоматически преобразует их в числа.
=1+ «$4.00»	5	Когда операнды должны быть числами, текстовые значения преобразуются, если это возможно, в числа.
=«6/1/2001»- «5/1/2001»	31	Microsoft Excel интерпретирует текст как даты, записанные в формате « dd.mm.yy» , а затем преобразует их в числа для вычисления количества дней между этими двумя датами.
=КОРЕНЬ(«8+1»)	#ЗНАЧ!	Текстовое значение «8+1» не преобразуется в число. Для правильного выполнения формулы необходимо указать следующие варианты: «9» или «8»+ «1»; тогда формула выполнит преобразование текста в число и вернет в качестве результата 3.
=«A»&ИСТИНА	AИСТИНА	Когда операнды должны быть текстовыми значениями, выполняется преобразование чисел и логических значений (ИСТИНА и ЛОЖЬ) в текст.

Использование в формулах данных других листов и книг

Можно совместно использовать данные, хранимые на различных листах и в различных книгах, с помощью связывания или внешних ссылок. Связывание особенно полезно, если не целесообразно хранить большие модели и системы расчетов в одной книге.

Ссылка на другой лист в той же книге. В приведенном ниже примере функция СРЗНАЧ используется для расчета среднего значения в диапазоне B1:B10 на листе Маркетинг в той же самой книге.

Обратите внимание на то, что имя листа и восклицательный знак (!) предшествуют ссылке на диапазон ячеек.

Ссылка на лист в другой книге. Можно не только создать ссылки между разными листами, но и организовать иерархию связанных книг. Например, группа отделов продаж может хранить данные в отдельных книгах; данные затем сводятся в книгу, обобщающую данные на районном уровне, которые затем сводятся в книгу, обобщающую данные на региональном уровне.

Excel отображает формулы со ссылками на другую книгу двумя способами, в зависимости от состояния исходной книги — той, что предоставляет данные для формулы – открыта она или закрыта. Когда она открыта, ссылка включает имя книги в квадратных скобках, за которым следует имя листа, восклицательный знак ( ! ) и ячейки, влияющие на формулу. Когда книга закрыта, ссылка включает полный путь.

Исходная книга для этой формулы не открыта, поэтому ссылка включает полный путь. Если бы Бюджет.xls был открыт, формула имела бы вид =СУММ([Бюджет.xls]Годовой!C10:C25).

Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и передает в Microsoft Excel сведения о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги, на другие книги, а также на данные других приложений. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

Сравнение стилей ссылок A1 и R1C1

Стиль ссылок A1. По умолчанию Excel использует стиль ссылок A1, определяющий столбцы буквами (от A до IV, всего не более 256 столбцов), а строки – номерами (от 1 до 65536). Эти буквы и номера называются заголовками строк и столбцов. Для ссылки на ячейку введите букву столбца, а следом – номер строки. Например, ссылка D50 указывает на ячейку, расположенную на пересечении столбца D и строки 50. Для ссылки на диапазон ячеек введите адрес ячейки, находящейся в левом верхнем углу диапазона, двоеточие (:), а затем – адрес ячейки, находящейся в правом нижнем углу диапазона. Ниже приведены примеры ссылок.

Для указания ссылки на	Введите
Ячейку в столбце A и строке 10	A10
Диапазон ячеек в столбце А и строках с 10 по 20	A10:A20
Диапазон ячеек в строке 15 и столбцах с B по E	B15:E15
Все ячейки в строке 5	5:5
Все ячейки в строках с 5 по 10	5:10
Все ячейки в столбце H	H:H
Все ячейки в столбцах с H по J	H:J
Диапазон ячеек в столбцах с А по E и строках с 10 по 20	A10:E20

Стиль ссылок R1C1. Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и столбцы. Стиль ссылок R1C1 полезен при вычислении положения столбцов и строк в макросах. В стиле ссылок R1C1 Excel указывает положение ячейки буквой R, за которой идет номер строки, и буквой C, за которой идет номер столбца.

Дополнительные сведения о ссылках

Относительные и абсолютные ссылки. В зависимости от выполняемых задач в Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно положения ячейки формулы, или абсолютные ссылки, которые всегда указывают на конкретные ячейки. Если перед буквой или номером стоит знак доллара, например $A$1, то ссылка на столбец или строку является абсолютной. Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании, а абсолютные ссылки – нет.