Порядок оформления документов при командировании сотрудников

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

Служебное задание составляется по унифицированной форме № Т-10а. Оно является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В служебном задании указываются следующие данные: фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность, название организации в соответствии с учредительными документами, страна и город, куда направляется работник, организация, в которую направляется работник, дата начала и окончания командировки, продолжительность дней командировки, организация-плательщик, за счет которой финансируется командировка, основание принятого решения о служебной командировке, цель задания.

Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель организации. Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе либо бухгалтерии до возвращения работника из командировки.

По возвращении из командировки в графе «12» (краткий отчет о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), расписывается и ставит дату. Заполнение графы «Составление отчета» является обязательным. Работник должен составить отчет в течение трех дней со дня возвращения из командировки. Если данная графа не будет заполнена, расходы организации на командировку подтверждены не будут.

На основании служебного задания издается приказ о направлении работника в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а).

В приказе следует указать все данные в соответствии со служебным заданием. В графе «Основание» указывается документ, на основании которого работник направляется в командировку (как правило, это служебное задание). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под подпись.

Далее создается командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10). Оно определяет срок пребывания сотрудника в командировке, а также устанавливает дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них). Информация, указанная в командировочном удостоверении должно полностью дублировать данные приказа и соответственно служебного задания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

На оборотной стороне командировочного удостоверения ставится дата, когда работник отбыл в командировку. Дата выбытия заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки перемещается в разные территориальные пункты в рамках выполнения одного поручения, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Последняя отметка в командировочном удостоверении отражает прибытие в место постоянной работы.

В табеле учета рабочего времени должно отражаться отработанное время командированного работника. Время пребывания работника в командировке отображается кодом «К» или цифровым обозначением «06». В соответствии Трудовым кодексом РФ за работником сохраняется средний заработок, то в табеле не ставится количество отработанных часов. Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день приезда из нее решается по договоренности работника и работодателя, однако следует понимать, что данный день относится к периоду командировки, оплачивается как командировочный, а не как явочный день и, соответственно, в табеле он также отмечается буквой «К».

В случае болезни работника в период командировки на основании представленного листка временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Соответственно, эти дни в табеле будут отмечаться буквой «Б».

Также согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодателю определяется срок хранения журнала выбытия и журнала прибытия – пять лет со дня их оформления в установленном порядке.

Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.