Субд ms access

Общие пояснения

Таблицы

Основной формой представления информации, содержащейся в базе данных, являются таблицы, поэтому при проектировании баз данных следует основательно продумать, какие таблицы будут включены в базу данных, какие поля и в какой последовательности должна содержать каждая из создаваемых таблиц.

Далее для каждого поля таблицы определяются имя, тип (формат) и описание поля, а также дополнительный набор свойств, присущих полю. Этот набор свойств зависит от выбранного типа данных (длина поля, точность представления данных, подписи, значения по умолчанию и др.)

Связывание полей

В базе данных отдельные таблицы могут быть связаны между собой отношениями. Отношение можно объявить при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля будет осуществляться связь.

Запросы

Запросы служат для выбора части данных таблицы, их анализа и изменения. Данные, доступные пользователю в одном запросе могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы.

Результат запроса выбора отображается в специальной таблице – динамическом наборе данных. Этот набор называется Dynaset и выглядит точно так же, как таблица, но не является таковой. Dynaset является специально подобранной группой записей. Как только запрос будет закрыт, Dynaset ликвидируется, хотя записи, которые пользователь видел в нем, останутся в исходной таблице. В запросе могут быть установлены критерии, которым должны удовлетворять отбираемые записи, а также порядок сортировки отобранных записей.

Формы

Формы предназначены для ввода и предварительной обработки информации данных в таблицы.

Отчеты

Отчеты предназначены для наглядного представления на экране и распечатки информации по базе данных

«Создание базы данных в СУБД Microsoft Access».

Цели работы: Познакомиться с основами построения базы данных, научиться использовать программу создания баз данных MS Access.

База данных необходима для осуществления следующих задач:

1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.

2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.

3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.п.

Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:

1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ►Программы ► Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».

3. Сохраните файл в вашей папке.

Лабораторная работа №10. Субд ms access (Таблицы)

Цели работы: научиться создавать таблицы базы данных

1. Откройте окно своей базы данных, выберите объект «Таблицы» и пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

2. Создайте таблицу со следующими полями и типами данных

Таблица 1

Имя поля	Тип данных
№ организационно-правовой формы	Счетчик
Организационно-правовая форма	Текстовый
Краткое наименование	Текстовый

3. Выделите строку с именем «№ организационно-правовой формы» и правой клавишей мыши откройте контекстное меню, где выберите пункт «Ключевое поле».

4. Закройте конструктор, сохранив созданную таблицу под именем «Типы правовых форм».

5. Откройте созданную таблицу (она появилась в окне базы данных в объектах «Таблицы») и наполните ее содержимым в соответствии с рисунком 1. При этом вы заполняете только поля «Организационно-правовая форма», а номер будет проставляться автоматически.

Типы правовых форм
Код формы	Организацонно-правовая форма	Краткое наименование
1	Частный предприниматель	ЧП
2	Общество с ограниченной ответственностью	ООО
3	Закрытое акционерное общество	ЗАО
4	Открытое акционерное общество	ООО
5	Государственное учреждение	ГУ
6	Частная некоммерческая организация	ЧНО
7	Физическое лицо	ФЛ

Рис.1. Данные таблицы «Типы правовых форм»

6. Снова выберите пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

7. Создайте таблицу с полями и типами данных, приведенными в таблице 2. В полях, размер которых может превысить 50 символов, в нижнем окне «Свойства поля» в строке «Размер поля» поставьте число 255.

8. Для поля «Город» задайте «Значение по умолчанию» - Санкт-Петербург. Задайте ключевым поле «№ Поставщика» и сохраните таблицу под именем «Поставщики».

9. Снова откройте таблицу «Поставщики» в режиме конструктора.

Таблица 2

Имя поля	Тип данных
Код Поставщика	Счетчик
Организационно-правовая форма	Текстовый
Название	Текстовый
ФИО представителя	Текстовый
Реквизиты	Текстовый
Город	Текстовый
Район	Текстовый
Улица, дом, корпус	Текстовый
Офис	Числовой
Телефон	Текстовый
Факс	Текстовый

10. У имени поля «Организационно-правовая форма» поменяйте тип данных с текстового на «Мастер подстановок». Откроется диалоговое окно мастера подстановок, где необходимо выбрать пункт «…использовать значения из таблицы или запроса». Нажмите «Далее».

11. Выберите для столбца подстановки таблицу «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».

12. Перенесите из левого окошка в правое при помощи стрелки имя поля «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».

13. В следующем окне вы увидите получившийся столбец подстановки. Расширьте его так, чтобы весь текст был полностью виден. Обратите внимание, что автоматически вам предлагается скрыть ключевой столбец таблицы, с этим необходимо согласиться. Нажмите «Готово».

14. Сохраните изменения в структуре таблицы и закройте конструктор.

15. Откройте таблицу «Поставщики» и заполните ее данными аналогично рис. 2. В таблицу должно быть введено не менее 10 записей.

16. Аналогичным образом сформируйте и заполните данными соответственно таблицы «Заказчик», «Товар», «Отгрузка», используя поля, приведенные в таблицах ниже.

Таблица 3.

Структура таблицы «Заказчик»

Имя поля	Тип данных
Код Заказчика	Счетчик
Орг-правовая форма	Числовой
Наименование	Текстовый
Контактное лицо	Текстовый
Город	Текстовый
Район	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый
Факс	Текстовый

Таблица 4.

Структура таблицы «Товар»

Имя поля	Тип данных
Код товара	Счетчик
Наименование товара	Текстовый
Единицы измерения	Текстовый
Цена	Денежный
Количество	Числовой
Дата поступления	Дата/время
Срок хранения	Числовой
Код поставщика	Числовой

Таблица 5.

Структура таблицы «Отгрузка»

Имя поля	Тип данных
Код товара	Счетчик
Код поставщика	Числовой
Код заказчика	Числовой
Единицы измерения	Текстовый
Количество	Числовой
Дата поступления	Дата/время
Дата отгрузки	Дата/время
Отгружено	Числовой
Цена	Денежный

16. Завершите работу с СУБД Microsoft Access, сохранив содержимое обеих таблиц.