Получение и оценивание предложений

Для этой процедуры можно предложить следующие методы:

1) конкурсные торги (тендеры) проводятся тогда, когда осуществляются закупки на большую стоимость или хотят установить долгосрочные партнерские связи. Организация конкурсных торгов является сложной и многоплановой работой, состоящей из нескольких этапов.

Механизм проведения тендеров включает следующие операции:

1 – рекламная деятельность по оповещению заинтересованных организаций и фирм;

2 – разработка тендерной документации (инструкции участникам о процедуре торгов, описание закупаемых товаров или предполагаемых услуг, критерии для оценки предложений, условия будущих контрактов);

3 – публикация тендерной документации в специальных изданиях и бюллетенях;

4 – приемка тендерных предложений;

5 – анализ и оценка тендерных предложений. Тендерный комитет рассматривает только те предложения, которые отвечают требованиям инструкций. При этом переговоры с участниками конкурсных торгов не проводятся;

6 – подтверждение квалификации участников конкурсных торгов и их полномочий;

7 – принятие решения о выборе поставщика и присуждение конкурсного контракта.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должны быть представлены:

 методика оценки предложений поставщиков;

 обоснование причин, по которым были отклонены не принятые предложения;

 рекомендации по присуждению контракта.

Победителем тендера признается участник, у которого наиболее выгодные предложения при соблюдении всех других условий.

2) письменные переговоры между поставщиком (исполнитель) и потребителем (заказчик).

Инициатива вступления в переговоры может исходить как от продавца, так и от покупателя.

В первом случае продавец рассылает свои предложения – оферты, или резюме, которые содержат все необходимые характеристики и реквизиты. При этом твердая оферта рассылается только одному покупателю с указанием срока ее действия.

Если ответ не получен в указанные сроки, значит покупатель отказался от данного предложения, и продавец имеет право передать оферты другим потенциальным покупателям.

Если предложение принимается, то ответ должен быть дан в период срока действия оферты. При этом покупатель может направить продавцу свои условия. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств со стороны продавца и направляется в адрес нескольких покупателей. Для проведения письменных переговоров часто используются различные рекламно-информационные материалы.

Во втором случае покупатель на правах заказчика рассылает потенциальным продавцам запросы с целью получения от них оферты. В запросе имеются все характеристики приобретаемых товаров, кроме цены, которая указывается в оферте. Если покупатель обращается к своим традиционным контрагентам, то им высылается заказ по установленной форме.

3) экспертная оценка. Она предполагает посещение склада или выставочных мест продавца и обследование товаров. В процессе обследования проводится собеседование по специально разработанным методикам или тестам. В содержание экспертной оценки включают анализ деятельности поставщика, данные о финансовом положении, опыт поставщика по проведению коммерческих сделок, возраст и квалификация руководящего персонала, специальное образование работников, качество выполнения аналогичных заданий. В экспертную оценку включаются также отзывы бывших заказчиков или конкурентов о качестве и эффективности результатов работы с данным партнером.

При выборе исполнителя научно-исследовательских или проектно-конструкторских работ эксперты заказчика изучают научно-производственную базу, опыт выполнения работ в данной области, зарубежные связи, владение информацией, знание международных условий и т. п.

Следует отметить, что на практике фирмы, как правило, используют комбинацию из приведенных здесь методов. Результаты экспертной оценки всегда учитываются при выборе поставщика и решении вопроса о продолжении с ним дальнейшего сотрудничества.