Ключевые и индексированные поля и счётчик

120. Обязательным условием нормальной обработки файла является однозначная идентификация каждой записи данных. Для этого каждой записи надо приписать собственный уникальный номер при помощи ключевого поля. Тип этого поля может быть: счетчик или числовой.

121. Д ля того чтобы сделать поле ключевым – щелчок на кнопке Ключевое поле. Access поддерживает уникальность ключевого поля, т.е. если вы пытаетесь ввести значение, которое уже есть в таблице, то будет выдано сообщение о невозможности выполнения этого действия. По этому полю автоматически происходит сортировка.

122. Ключевых полей может быть несколько, тогда уникальной должна быть совокупность значений этих полей.

123. Для индексированных полей быстрее выполняются операции поиска и сортировки. Индексированные поля так же, как и ключевые, могут не допускать совпадений.

Лабораторная работа по созданию таблиц

1. Создайте базу данных (сохраните под своим именем) и таблицу Студенты.

2. В конструкторе создайте поля следующего типа:

   1. номер_зачётки – числовое, ключевое поле,

   2. фамилия – текстовое, 20 знаков,

   3. имя – текстовое, 15 знаков,

   4. рост – числовое,

   5. Дата рождения – дата.

3. Перейдите в режим таблицы и сделайте 5-8 записей.

4. Вернитесь в конструктор и добавьте условие на поле Рост: <200. Задайте сообщение об ошибке. Условие может быть более сложным, соединённым логическими И, ИЛИ.

5. Добавьте поле МестоЖительства (до поступления в университет). Задайте Значение по умолчанию Красноярск.

6. В режиме таблицы убедитесь, что все введённые свойства работают, т.е. попытайтесь ввести Рост вне условия. Обратите внимание, что значение по умолчанию будет появляться в новых записях.

7. Вернитесь в конструктор и задайте свойства: обязательное поле для фамилии; для поля Рост задайте нужный размер, предварительно изучив справку и выбрав наименьший.

8. В режиме таблицы добавьте записи и убедитесь, что нельзя уйти из поля Фамилия, оставив его пустым.

9. В конструкторе задайте поле Пол, оно должно быть логическим. В описании можно пояснить, какой пол вы считаете, например, истиной, а какой – ложью. Заполните это поле в таблице.

10. Аналогичным образом в этой же базе создайте таблицу Книги. В таблице обязательно создайте ключевое поле КодКниги. Не забудьте включить поле ЧислоСтраниц. Введите 10-15 записей, не больше 3-4 авторов и 2-3 издательств.

Запросы по образцу. Query by exampleпозволяет

124. Ч тобы создать запрос в окне БД: Запросы Создать Конструктор. Выполнить шаги:

     1. Выбрать нужные таблицы.

     2. Включить поля в запрос: перенести мышью из таблицы (если больше одного поля, то с клавишей CTRL) или выбрать из списка в строчке Поле.

     3. Установить простой критерий: это может быть точное значение; условия, соединённые логическими операторами И (and); ИЛИ (or), отрицание Not; выбор «похожих» текстовых значений Like. В шаблоне оператора Like чаще всего применяются общепринятые символы: * – для замены любого количества символов, ? – для замены одного символа.

     4. Условия по разным полям, написанные в одной строке, соединяются логическим И. Условия в строках соединяются логическим ИЛИ, что и указано слева в строке.

В приведённом выше примере будут найдены книги (с названием, содержащим букву о, и числом экземпляров ((больше или равно 3) и меньше 6) или (с числом экземпляров меньше 3 или больше 20).

125. В ыполнение запроса –кнопка Запуск (Запрос Запуск).

126. З апрос-выборка групповой (по смыслу то же, что Итоги для Списка в ЭТ, см. п.115)

     1. К нопка Групповые операции, в запросе появится соответствующая строка.

     2. В ней установить: группировка или sum, min, max, average, count и т.д.

В приведённом бланке запроса и выполненном запросе подведены итоги: количество названий книг, имеющих определённое количество экземпляров. Например, по 16 экземпляров имеют 3 книги.

127. Перекрёстный запрос (по смыслу очень близок к сводным таблицам для Списка в ЭТ, см. п.117-119).

     1. Выбрать из списка-кнопки Тип запроса.

     2. Установить Заголовки строк и столбцов, а также Значения или Условия.

128. Для того чтобы выполнить запрос с групповой операцией, необходимы лишь два поля. Для выполнения перекрёстного запроса – минимум три. Именно с этого и начинайте создавать свои запросы, чтобы не потерять смысл выполняемого, увлекшись «кнопконажимательством». Быть может, Access и выполнит ваш запрос (если в нём не будет синтаксической ошибки), но поймёте ли вы его «ответ»? Так что главное не забыть, чего вы хотели.

129. Запросы на удаление, обновление и создание таблицы выполняются аналогично запросу на выборку. Разница лишь в том, что найденные записи удаляются, обновляются или копируются в другую таблицу соответственно.

130. Разновидностью запроса-выборки является параметрический запрос. Смысл его в том, что вы не вводите конкретное значение поля в бланк запроса, а предоставляете это пользователю. Таким образом, вместо того, чтобы иметь несколько запросов, с разными значениями параметра, вы имеете один. В поле надо поместить вопрос-приглашение для пользователя в квадратных скобках, например, [Введите фамилию автора]