Ділова бесіда

Незважаючи на те, що ділова бесіда може мати різні форми, її учасники, спираючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. Давно помічено, що в ділових взаєминах вирішальну роль відіграють увага до співрозмовника, тактовність та вміння не лише говорити, а й терпляче й уважно слухати. За підрахунками науковців, саме процес слухання - істотний складник трудової діяльності загальностатистичного працівника невиробничої сфери, він складає 45% робочого часу, тоді як говоріння - 30%, а 16% і 9% відповідно - читання й писання. І хоча це доволі узагальнені дані, уміння вислухати, зрозуміти людину - неабияке мистецтво.

Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера, висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої інформації.

Ураховуючи проблематику, що буде порушуватися під час розмови, мету зустрічі, вік, стать, а також поведінку та характер взаємин учасників, можна вичленувати такі основні фази ділової бесіди:

- установлення часу й місця зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території);

- спосіб вступу в контакт, початок розмови (на своїй території ініціатива належить господареві, він же й диктує правила гри; на нейтральній - ініціатива належить тому, хто прийшов першим: це вітання, початкові жести і фрази для мобілізації уваги);

- формулювання конкретної мети зустрічі (у формі проблеми чи завдання);

- обмін предметними пропозиціями й випрацювання рішень (оцінка пропозицій та ухвалення чи не ухвалення рішення за кожним пунктом порушеного питання);

- фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, закінчення розмови (підведення кінцевих підсумків ділової бесіди, фіксування (у писемній чи іншій формі) взаємних зобов'язань і розподіл функцій щодо реалізації рішень).

Кожна із цих фаз має основний принцип, відповідно до якого треба діяти співрозмовникові, щоб домогтися позитивного результату.

Обидві сторони ділової бесіди повинні бути ввічливими, привітними доброзичливими, виявляти щирий інтерес і повагу до співрозмовника, чемність й емоційну стриманість у полеміці, тактовність і здатність до співчуття та розуміння проблем одне одного. Розмовляючи, слід дивитися на співрозмовника, щоб відповідно скоригувати подальший хід ділової бесіди у разі втрати інтересу до теми. Для досягнення повнішого взаєморозуміння слід оволодіти не лише вмінням переконливо говорити, а й уважно слухати співрозмовника.

Ефект ділової бесіди залежить від того, як учасники готуються до неї, чи знають, якими принципами слід керуватися на окремих її стадіях, чи вміють контролювати свою поведінку під час розмови, чи вміють перетворити розмову на плідний діалог, чи враховують особливості психології партнера.

Під час бесіди треба триматися скромно й одночасно впевнено. Не слід розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, щоб створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

Десять кроків, що дозволять провести бесіду успішно

1. Ретельна підготовка.

Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.

2. Пам'ятайте, до чого Ви прагнете.

Чітко сформулюйте мету бесіди.

3. Намагайтесь створити атмосферу довіри.

Співбесідник намагатиметься для Вас зробити щось хороше, якщо Ви справите приємне враження на нього.

4. Не підозрюйте співбесідника в ненадійності Взаємна довіра завжди необхідна, аби досягти поставленої мети.

5. З'ясуйте перед бесідою, чи має ваш співбесідник відповідні повноваження.

6. Не змушуйте співбесідника постійно приймати рішення.

7. Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не на амбіціях.

Поважайте думки співрозмовника, як свої власні. Дотримуючись цього правила, Ви матимете більше шансів обминути гострі кути й узгодити рішення.

8. Слухайте уважно співбесідника й ставте коректні запитання.

Вміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає мить щирості, істинності, взаєморозуміння, поваги.

9. Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.

10. Підсумуйте результати бесіди.

Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.

Роди промов

Види промов

1. Соціально-політичні

1. Доповідь на з’їзді партії

2. Дипломатична промова

3. Мітингова промова

4. Агітаційна промова

5. Інформаційний огляд подій

2. Академічні

1. Наукова доповідь

2. Наукове повідомлення.

3. Лекція

3. Судові

1. Звинувачувальна промова (прокурорська, громадського обвинувача)

2. Захисна промова (адвокатська, громадського обвинувача)

3. Самозахисна промова та ін.

4. Соціально-побутові

1. Ювілейна, вітальна, прощальна промова

2. Застільна промова - тост

3. Похоронна (поминальна) промова та ін.

5. Богословсько-церковні

1. Проповідь

2. Промова на соборі

Будь-який різновид усного мовлення має чітко визначену композицію, тобто складається зі вступу, основної частини, висновків.

Розпочинається виступ етикетними формулами, наприклад, звертанням: Дорогі співвітчизники! Пані й панове! Шановні колеги!

Після цього йде вступ. У вступі слід чітко й переконливо зазначити причину та мету виступу. Це кілька речень, за допомогою яких оратор має привернути увагу слухачів, пояснити задум виступу. Можна акцентувати увагу на актуальності питання. Виступ не повинен бути надто серйозним, надто сухим або затягнутим. Першочергове завдання на цьому етапі – привернути й утримати увагу аудиторії. Висловлюватися слід чітко, логічно, змістовно, уникаючи зайвого.

В основній частині викладається суть проблеми і наводяться докази, пояснення. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати. Готуючи основну частину виступу, найкраще рухатися від простого до складнішого. Варто пам’ятати, що слухачам буває важко стежити за змістом промови, збагнути зв’язки між окремими думками, подіями. Тому оратор має стежити за тим, як сприймає сказане ним аудиторія, у разі потреби повторюючи певні місця або витлумачуючи деякі факти.

Кінцівка виступу теж є важливим етапом, тому є кілька способів завершити його:

- підбити підсумки всього сказаного, повторивши основні положення виступу.

- закликати слухачів до конкретних дій або вчинків;

- зробити слухачам комплімент;

- процитувати доречні поетичні рядки;

- пожартувати, викликавши сміх;