Тема 6. Система електронного документообігу «m.E.Doc»
1. Функціональні можливості системи «m.E.Doc»
Система «M.E.Doc» була створена в 2010р. компанією «БЕСТ» - одним із провідних розроблювачів програмного забезпечення для бухгалтерського обліку та управління підприємством. Компанія «БЕСТ» входить до складу широко відомої на українському ринку IT-корпорації «Інтелект-Сервіс».
Завдання системи «M.E.Doc»:
зробити процес створення та здачі бухгалтерських звітів у державні органи легше, простіше й швидше,
упорядкувати та спростити документообіг усередині та поза підприємством.
«M.E.Doc» працює з різними типами електронних документів: звітами, податковими накладними, актами, договорами. В «M.E.Doc» вони стають електронними оригіналами паперових документів, завдяки можливості накладення електронного цифрового підпису (ЕЦП). Відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис» документ, підписаний ЕЦП, яка отримана в акредитованому центрі сертифікації ключів (наприклад, «УСЦ»), має таку ж юридичну чинність, як і його паперовий прототип, скріплений печаткою та власноручними підписами відповідальних осіб.
В «M.E.Doc» можна створити, перевірити, роздрукувати й зберегти звіти, податкові накладні в єдиній системі або на будь-якому компактному електронному носії. Після підписання ЕЦП документи можна відправити по електронній пошті в контролюючі органи або контрагентам і одержати звіти про доставку й квитанцію про їх обробку.
Все це істотно полегшує, спрощує й прискорює процеси підготовки та здачі звітності, як і весь процес документообігу усередині та поза компанією в цілому. «M.E.Doc» заощаджує час, що витрачається в чергах контролюючих органів і на спілкування з держслужбовцями. «M.E.Doc» заощаджує ресурси, які «ідуть» на пересилання паперових документів - актів, податкових накладних - контрагентам і на їх наступне зберігання.
На території України система електронного документообігу «M.E.Doc» поширюється розгалуженою партнерською мережею компанії «БЕСТ», що нараховує 550 організацій.
Всі документи, створені в «M.E.Doc» і підписані ЕЦП, мають повноцінну юридичну чинність, а всі операції з документами в «M.E.Doc» здійснюються в повній відповідності із чинним законодавством України:
Закон України «Про електронні документи й електронний документообіг» (№2599-IVот 22.05.2003р.),
Закон України «Про електронний цифровий підпис» (№ 852-IV від 22.02.2003р.),
Наказ ГНАУ № 233 «Про подачу електронної цифрової звітності» від 10.04.2008 р.,
Постанова Управління Пенсійного фонду України «Про затвердження порядку подачі звітів у Пенсійний фонд України в електронній формі» (№ 7-7 від 19.04.2007 р.),
Наказ Державного комітету статистики України - (№ 3 від 12.01.2011 р.).
2. Встановлення та оновлення системи «м.Е. Doc»
Для початку вставимо диск «М.Е. Doc» в привід для читання оптичних дисків, після чого встановлення системи буде розпочато автоматично, або знайдіть на диску файл "m.е.doc.exe" та запустіть його. Для встановлення системи необхідно лише крокувати за «Майстром встановлення програми».
Крок 1. Майстер запропонує ознайомитися з Ліцензійною угодою.
Крок 2. Майстер запропонує обрати один з варіантів встановлення системи: локальний або мережевий.
Встановлення локального варіанту
Крок 3. Майстер запропонує обрати каталог, в який буде встановлена система. За замовчанням, це каталог (рекомендований розробником) С:\Documents and Settings \All Users\Application Data\Medod, але Ви можете вказати будь-який інший. Натиснувши клавішу «Далі», відбувається встановлення Microsoft NET.Framework версії 2.0. Якщо на комп'ютері вже встановлено Microsoft МЕТ.Framework версії 2.0 або вище, то програма встановлення пропустить його інсталяцію і перейде безпосередньо до встановлення.
Після того, як встановлення буде завершено, для запуску системи в меню «Пуск» автоматично створиться група з назвою «M.E.Doc» та ярлик для запуску програми на робочому столі. Також майстер запропонує одразу запустити систему. Наступним розглянемо варіант, при якому система буде встановленна на декількох компьютерах (мережевий варіант).
Оновлення програми можна отримати:
•На сайті розробника ТОВ «БЕСТ» me-doc.com.ua у розділі «Актуальні оновлення»; •Автоматично з системи «M.E.Doc»; •В офісі розробника;
•На компакт диску, разом з програмою встановлення.
Назва файлу оновлення містить номер поточної версії і версії, до якої буде оновлено систему. Оновлення встановлюють в порядку зростання номерів, наприклад, спочатку встановлюємо ezvit 09.00.015-09.00.016, потім ezvit 09.00.016-09.00.017. Поточну версію програми можемо дізнатися з головного меню програми
Оновлення локального варіанту.
Встановити оновлення можливо як власноруч, так і автоматично з програми, при наявності підключення до мережі Інтернет.
Для початку розглянемо варіант, коли ми будемо оновлювати систему власноруч: після запуску файлу оновлення потрібно вибрати каталог, в якому знаходиться програма.
Після вибору каталогу система попередить про створеня резервної копії. Після чого відобразиться вікно «Вибір оновлення», в якому можна ознайомитися зі змінами, що увійшли до оновлення. Натиснувши кнопку «Далі», відбувається оновлення системи (бази данних, модулів та довідників). Після оновлення його протокол можна закрити або одразу запустити оновлену програму.
Автоматичне оновлення безпосередньо з програми.
В головному меню програми тиснемо «Сервіс»-«Оновити програму». Після чого програма рекомендуватиме створення резервної копії всієї системи. У вікні оновлення програмного забезпечення відобразиться перелік актуальних оновлень до системи, дата їх виуску, розмір файлу та зміни, які будуть проведені в системі. (Мал. 18)
Мал.18 Вікно вибору вибору оновлення