92. Операции с записями. Операции с таблицами. Операции с индексами.

Операции с записями

Существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Таблица (Table Datasheet), а затем ввести данные в поля новой записи. Возможно также использование одного из следующих вариантов добавления записи в таблицу.

• Нажать кнопку добавления новой записи >* в нижней части окна таблицы.

• Переместить указатель на запись, отмеченную в области выделения звездочкой.

• Выбрать в главном меню команду Вставка, Новая запись (Insert, New Record).

• Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения и из контекстного меню выбрать команду Новая запись (New Record).

Чтобы изменить существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле, данные в котором необходимо изменить. После этого ввести новые данные и нажать клавишу Таb для перехода на следующее поле. Окончательно данные будут изменены только после перехода на следующую или любую другую запись. До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу Esc. При необходимости отменить изменения, произведенные в текущем поле, можно также воспользоваться клавишей Esc.

Удалить запись можно несколькими способами. Сначала нужно в любом случае выделить запись, а затем выполнить одно из следующих действий:

• Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись (Delete Record).

• Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись (Delete Record).

• Выбрать из меню Правка (Edit) команду Удалить (Delete) или Удалить запись (Delete Record).

• Нажать клавишу Удалить (Delete).

При удалении записей Access запрашивает подтверждение, чтобы предотвратить случайное удаление.

Работа с таблицами

В Access для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы (Tables) на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать (New). Тогда появится диалоговое окно Новая таблица (New Table), в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.

Строка Создание таблицы в режиме конструктора (Create table Design View) в рабочем поле окна базы данных или Конструктор (Design View) в окне Новая таблица (New Table) определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В режиме конструктора пользователь может сам установить параметры всех элементов структуры таблицы.

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица 1: Таблица (Table 1:Table), в котором определяется структура таблицы базы данных.

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню, а панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Для определения поля в окне Таблица (Table) задаются Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type), Описание (Description) - краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля (Field Properties). На вкладке Общие (General) представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись, которая выводится в заголовке столбца, значение по умолчанию и др. На вкладке Подстановка (Lookup) выбирается тип элемента управления (Display Control): поле, список, или поле со списком.

Операции с индексами

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ киданным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. Примером составного индекса может быть индекс, построенный по столбцам "Фамилия" и "Имя".

Чтобы создать простой индекс, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выбрать поле, для которого требуется создать индекс.

3. Открыть вкладку Общие (General) и выбрать для свойства Индексированное поле (Indexed) значение Да (Допускаются совпадения) (Yes (Duplicates OK)) или Да (Совпадения не допускаются) (Yes (No duplicates));

Диалоговое окно Индексы (Indexes) используется также для просмотра, изменения и удаления существующих индексов. Изменить можно:

• название индекса в поле Индекс (Index Name);

• поле таблицы, соответствующее данному индексу, выбрав новое поле из списка в поле Имя поля (Field Name);

• порядок сортировки в поле Порядок сортировки (Sort Order); П свойства данного индекса в нижней части окна:

  • Ключевое поле (Primary) определяет, является ли индексированное поле ключевым;

  • Уникальный индекс (Unique) определяет, должно ли быть каждое значение в этом поле уникальным;

  • Пропуск пустых полей (Ignore Nulls) определяет, включаются или не включаются в индекс записи с пустым (Null) значением данного поля.