1. Цель и задачи лабораторной работы. 142

2. Теоретические сведения. 142

2. 1. Основные понятия. 142

2. 2. Формирование сводной таблицы. 143

2. 3. Построение диаграмм и графиков. 146

3. Вопросы для самоконтроля 150

Список рекомендуемой литературы 151

Приложение 151

Введение

Лабораторный практикум по курсу «Информационные технологии управления» (часть 2) является продолжением учебного пособия по курсу «Информационные технологии управления» (часть 2) и содержит методические указания по выполнению лабораторных работ по темам, изложенным в учебном пособии.

Электронные таблицы Excel

1. Цель и задачи лабораторной работы.

Получение общих знаний о программе MS Excel, приобретение навыков ввода данных, форматирования ячеек и вставки диаграмм.

1. Теоретические сведения

2. 1. Назначение. Excel - программа для расчетов и представления информации с помощью электронных таблиц.

Вызов и выход такой же как и любого другого приложения в Windows. В результате вызова на экране появляется окно с одним или несколькими дочерними окнами – книгами, в каждой из которых находится одна или несколько электронных таблиц (листов). Каждая таблица имеет 65536 строки и 256 столбцов. Пересечение строки со столбцом образует ячейку со своим адресом формата “столбец-строка”.

!!! Откройте приложение MS Excel.

Строка формулы содержит информацию о положении курсора (адрес выделенной ячейки, например, А1, или выделенная область, например, 3Rx2C - три строки в двух столбцах); три кнопки - отказ от введенной информации, окончание ввода, ввод встроенных функций; информацию, вводимую в ячейку.

!!! Найдите строку формул. Заносите данные в ячейку и по очереди нажимайте кнопки, находящиеся в строке формул. Какие изменения произошли в ячейке при нажатии кнопки отказ от введенной информации? При нажатии 2-х других кнопок?

Строка состояния содержит информацию о выполняемой команде, текущем состоянии системы, индикаторы режимов клавиатуры (CAPS, NUM). Чтобы показать или скрыть строку состояния используется команда Вид/ Строка состояния.

!!! Изучите строку формул. С помощью команды Вид/ Строка состояния научитесь скрывать и показывать строку формул.

Разделители табличного окна позволяют разделить окно на две или четыре части с просмотром в каждой из них разных участков таблицы. Разделить окно можно также командой Окно/ Разделить, а удалить разделение командой Окно/ Снять разделение.

!!! С помощью Разделителей табличного окна разделите окно на две части, а затем на четыре. Снимите разделение. Проведите разделение с помощью команды Окно/ Разделить и удалите разделение с помощью команды Окно/ Снять разделение.

После разделения окна на две части можно «заморозить» верхнюю часть (постоянно присутствует на экране), а при разделении на четыре части - верхние две части и левые две части командой Окно/ Закрепить области. «Разморозить» их можно командой Окно/ Снять закрепление областей.

!!! Разделите окно на две части. Выполните команду Окно/ Закрепить области. Проследите, какие изменения произошли. Выполните команду Окно/ Снять закрепление областей.

Ячейка имеет номер (например, В4 или R4C2, что то же самое но в другом стиле) и может содержать текст, цифровые значения, формулы. По умолчанию в Excel используются ссылки формата A1, в которых столбцы обозначаются буквами от A до IV (256 столбцов максимально), а строки числами - от 1 до 65536. Другой стиль ссылок, устанавливается по команде Сервис/ Параметры/ Общие/ R1C1. После буквы R указывается номер строки ячейки, после буквы C - номер столбца.

!!! Введите в ячейку А1 число 2. В ячейку А2 введите формулу =А1. Выполните команду Сервис/ Параметры/ Общие/ R1C1. Проследите, как измененилась ссылка (должно быть R(-1)C). Выполните команду Сервис/ Параметры/ Общие и снимите стиль ссылок R1C1.

Ссылки подразделяются на несколько видов, которые показаны на рисунке ниже:

Абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.

Относительные ссылки. Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2.

Смешанные ссылки.  Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

В стиле R1C1 пронумерованы и строки, и столбцы, и поэтому он удобен для отображения относительных ссылок. Например, если ячейка A1 является текущей, то относительная ссылка R[1]C[1] указывает на ячейку, расположенную на одну строку ниже и на один столбец правее, т.е. на ячейку B2, R[-2]С (относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше текущей и в том же столбце, R[2]C[2] (относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два столбца правее, R[-1] (относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки, R (абсолютная ссылка на текущую строку).

Вызов контекстного меню выполняется щелчком правой кнопки мыши.

!!! Щелкните правой кнопкой мыши. Просмотрите содержимое контекстного меню.

Изменить состав и содержимое панелей инструментов можно командой Вид/ Панели инструментов или щелкнув правой кнопкой по пустому месту существующей на экране панели и выбрав нужную панель.

!!! Щелкните правой кнопкой мыши по пустому месту любой существующей на экране панели. В появившимся списке выберите пункт Настройка. Добавьте 2 кнопки на панель Форматирование.

Создать новую книгу можно командой Файл/ Создать или щелчком кнопки Создать Стандартной панели инструментов.

!!! Выполните команду Файл/ Создать. Создайте новую книгу с помощью кнопки на Панели инструментов.

Передвижение по таблице осуществляется щелчком мыши по нужной ячейке, используя полосы прокрутки, либо с помощью клавиатуры

Клавиша	Перемещение
стрелка влево	на ячейку влево
стрелка вправо	на ячейку вправо
стрелка вверх	на ячейку вверх
стрелка вниз	на ячейку вниз
Tab	на ячейку вправо
Shift+Tab	на ячейку влево
Home	в первую колонку строки
Ctrl+Home	в начало таблицы
Ctrl+End	в последнюю использованную ячейку таблицы
Alt+PgDn	одна страница вправо
Alt+PgUp	одна страница влево
PgDn	одна страница вниз
PgUp	одна страница вверх
!!! Освойте основные способы передвижения по таблице.

Выделение ячеек и областей осуществляется следующим образом:

Выделяется	Действие
Ячейка	щелкните по ячейке или перейдите к ней, используя клавиши перемещения.
текст в ячейке	двойным щелчком войти в режим редактирования содержимого ячейки, а затем выделить буксировкой
Строка	щелчок по номеру строки
Столбец	щелчок по номеру столбца
соседние строки или столбцы	буксировка мыши по номерам строк или столбцов
вся таблица	щелчок по кнопке в левом верхнем углу таблицы (пересечение номеров строк и номеров столбцов)
прямоугольный фрагмент таблицы	буксировка курсора по диагонали выделяемой области из текущей ячейки
не смежные области	выше описанные способы при нажатой клавише Ctrl

!!! Потренируйтесь выделять ячейки и области.