Тема 4. 1 Довідково-інформаційні документи.

План:

1. Види та призначення довідково-інформаційної документації.

2. Службові листи. Види службових листів. Вимоги щодо оформлення.

3. Доповідні і пояснювальні записки. Правила оформлення.

4. Довідка. Групи довідок. Стандарти щодо оформлення.

Питання для самостійного вивчення:

1. Формуляр довідково-інформаційних документів.

2. Правила оформлення телеграм, телефонограм, факсів.

3. Протокол. Групи протоколів. Формуляр протоколу.

Мета заняття:

Ознайомити студентів з видами та призначенням довідково-інформаційної документації, правилами складання та оформлення, необхідними реквізитами.

Виховувати у студентів відповідального ставлення до підготовки, складання та оформлення документів.

Ключові поняття та терміни:

Службові листи, доповідні записки, службові записки, пояснювальні записки, довідки, протокол.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

5. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.

6. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

4. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

8. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

2

1. Більшість вхідної та вихідної кореспонденції підприємств, установ, організацій, фірм має довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про фактичний стан справ і є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих і не обов’язкові для виконання на відміну від останніх. Інформація, що міститься в довідково-формаційних документах, може спонукати до дії або бути доведеною до відома. До групи цих документів належать службові листи, телеграми, телефонограми, факси, доповідні і пояснювальні записки, звіти, оголошення.

Документи колегіальних органів включають протоколи, витяги з протоколів.

2. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Види службових листів:

• Інформаційні

• Рекламні

• Листи-запрошення

• Супровідні

• Листи-повідомлення

• Листи-підтвердження

• Листи-нагадування

• Гарантійні

• Ініціативні

• Листи-відповіді

• Листи-прохання

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній

3

частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Реквізити службового листа: дата (проставляється в день підписання); індекс (проставляється в день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту (може бути або не бути на аркуші формату А4, не наводять на аркушах паперу формату А5); позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка (у разі потреби); підпис; гриф погодження; візи (у разі потреби); відбиток печатки (у разі потреби); прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляється від руки після виконання документа); позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

3. Записки.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок: звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп`ютері.

Реквізити:

• назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

• назва автора документа (зліва);

• заголовок, який розкриває її зміст;

• текст: у 1 частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання доповідної записки; у 2 – висновки та пропозиції з конкретними діями, які на думку доповідача, необхідно здійснити у зв`язку з викладеними фактами;

• перелік додатків;

• підпис автора;

• дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

4

Службова записка – документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацію

про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось осново документа (звіту, проекту та ін..). В ній подається опис роботи без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації. Реквізити ті самі, що й у доповідній записці.

4. Довідки – документи, які містять опис тих чи інших фактів та подій. Поділяються на дві групи: інформаційного характеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридичний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям.

Реквізити:

• назва відомства, установи (адресат);

• назва виду документа (довідка);

• дата;

• місце укладання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис, печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Найбільш розповсюджені особисті довідки, які видаються громадянам для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку. Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання в називному відмінку

5

прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. В кінці тексту необхідно вказати організацію, куди надається довідка.

У правому верхньому куті вказується місце, куди представляється довідка. На довідці обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою.

5. Протокол – документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

Класифікація протоколів наведена нижче.

Класифікація протоколів

Постійних колегіальних органів (колегій, комітетів, рад, президій, комісій)

Тимчасових органів (конференцій, зборів, нарад, комісій)

Короткі – фіксують порядок денний, прізвище доповідачів та виступаючих, прийняті рішення

Повні – фіксують, крім питань та рішень, короткі записи виступів доповідачів та учасників

Стенографічні – фіксують весь хід засідання дослівно

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прийняті рішення. У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст усіх виступів з кожного питання порядку денного.

Протоколи ведуть:

• посадові особи – секретарі, діловоди, стенографісти;

• особи, вибрані на засіданні, – секретарі, секретаріати.

У протоколі висвітлюються всі думки, які були висловлені в процесі обговорення, точки зору та заяви, а також усі прийняті рішення.

До формуляра протоколу входять такі реквізити:

1. найменування відомства, найменування підприємства;

2. назва виду документа (протокол) його номер;

6

3. заголовок, до складу якого входить найменування колегіального органу засідання, наради;

4. дата проведення засідання;

5. місце засідання;

6. склад присутніх;

7. вказівка голови, секретаря, членів президії;

8. порядок денний, текст.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині після слова «Присутні» вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівників, а також запрошених

осіб. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо – члени колегіального органу, окремо – запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказують назву організації, яку він представляє, місце роботи і посаду. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх – 90 осіб).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища та ініціали.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань, які треба розглянути).

Питання в порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання «про що?» («Про підсумки роботи …»).

Основна частина протоколу складається з розділів відповідних пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ або УХВАЛИЛИ).

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати на пункти номерами арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового абзацу.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу (зборів, наради).

7

До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довідки та ін.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організацій (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини з нього, або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на підставі протоколу.

Під час засідання колегіального органу протокол складається в чорновому варіанті. Після засідання (зборів) у розпорядження секретаря

передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей та співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників та ін.

Протокол підписує голова та секретар. Протоколи зберігаються не менш ніж 10 років, а потім можуть передаватись до архіву.

Питання для самоконтролю:

1. Які документи відносяться до групи довідково-інформаційних.

2. Яку інформацію містить протокол.

3. Наведіть класифікацію протоколів.

4. Які реквізити входять до формуляра протоколу.

5. З яких складових частин складається протокол.

6. Що таке довідка, які основні реквізити довідок.

7. Які види записок Ви знаєте. Які їх основні реквізити.