Тема 3. 1 Розпорядчі документи.

План:

1. Види та призначення розпорядчих документів.

2. Наказ. Групи наказів. Порядок підготовки та оформлення наказів.

3. Правила складання та оформлення розпорядчих документів.

Питання для самостійного вивчення:

1. Формуляр розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, вказівок).

2. Правила оформлення витягу.

Мета заняття:

Ознайомити студентів з видами та призначенням розпорядчих документів. Навчити правилам складання та оформлення розпорядчих документів. Звернути увагу на зміст і значення наказів у групі розпорядчих документів.

Ключові поняття та терміни:

Розпорядчий документ, наказ, накази з загальних питань, накази за особовим складом.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.

2. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

3. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

8. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

2

1. Розпорядчий документ – акт, що видається суб’єктом нормотворення у процесі здійснення ним виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань та здійснення функцій відповідно до наданої компетенції на основі і на виконання Конституції та законів України, спрямування регулювання суспільних відносин у сферах державного управління, віднесених до його відома.

При розробці нормативно-правового акта слід виходити з необхідності правового регулювання управлінської діяльності суб’єкта нормотворення, однією з форм реалізації якої є видання розпорядчих документів, вид яких (наказ, постанова, розпорядження, рішення) визначається законодавчими актами та положеннями.

2. Наказ – правовий акт, який видається керівником підприємства, організації.

За змістом накази поділяють на накази з загальних питань та за особовим складом.

Проект наказу готує певний структурний підрозділ або окрема посадова особа за дорученням керівника.

Наказ оформлюється на бланку підприємства та має такі реквізити:

• Герб держави (для державного підприємства).

• Найменування міністерства (для державного підприємства).

• Найменування підприємства.

• Назву виду документа – наказ.

• Дату.

• Номер – нумерація відбувається з січня по грудень (накази з загальних питань ведуть окремо від наказів з особового складу).

• Місце видання.

• Заголовок до тексту.

• Текст.

• Підписи.

• Печатку. 3

• Відмітки про погодження.

Наказ має не тільки адміністративно-правове, а й виховне значення, тому мова наказу повинна відзначатися особливою точністю формулювань і високою культурою.

Завізований проект наказу передають керівникові, який вносить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і проставляє дату.

Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші строки спеціально не обговорені в ньому.

З наказом повинні бути ознайомлені всі названі в ньому особи, які розписуються на одному з примірників наказу або на спеціальному бланку. Інколи накази доводяться до відома всіх працівників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом.

Накази із загальних питань і щодо особового складу мають окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку календарного року.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запитання «про що?», наприклад, «Про підготовку матеріально-технічної бази організації до роботи в зимовий період», «Про зміну графіка роботи» та ін.

Накази з питань основної діяльності видаються на виконання:

1) вказівок вищих органів управління;

2) за ініціативою керівника організації;

3) за ініціативою структурних підрозділів організації.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. У першій викладаються та аналізуються факти, що стали причиною видання наказу. Констатуюча частина може бути відсутня, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують ніяких пояснень.

Розпорядча частина наказу викладається в наказовому плані та починається словом НАКАЗУЮ, яке друкується великими літерами на окремому рядку.

4

Композиція наказу має бути чітка, формулювання категоричними, не допускається тлумачень, кожний захід починається окремим пунктом, який нумерується арабськими цифрами.

Накази щодо особового складу мають у частині оформлення деякі відмінності від наказів з питань основної діяльності.

Текст заголовка такого наказу формулюється так: про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про дисциплінарне стягнення тощо.

У таких наказах констатуюча частина може бути відсутня. Розпорядча частина обов’язково поділяється на пункти (у разі потреби). Кожен пункт наказу починається дієсловом, що означає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ тощо (пишеться великими літерами від нульової позиції табулятора).

Нижче, з абзацу, великими літерами пишеться прізвище і малими літерами і`мя та по батькові особи, щодо якої видається наказ, посада, структурний підрозділ, куди вона призначається з посиланням на відповідні статті КзПП України тощо.

Виклад змісту таких наказів повинен бути уніфікованим.

Для підготовки наказів використовується бланк установленого зразка. На зворотному боці останнього аркуша документа зазначається розробник документа і з ким його погоджено.

Особливе значення надається доведенню наказу до виконавців, а також до зацікавлених осіб, бо саме з цього моменту починається практичне виконання наказу. Під час підготовки наказу встановлюється коло підрозділів, куди він має бути направлений, і встановлюється його тираж. Після цього секретар-референт починає ознайомлення співробітників з його змістом. Внизу або на зворотному боці сторінки співробітник пише «ознайомлений», ставить підпис і дату ознайомлення.

5

Аналогічно відбувається робота з такими управлінськими документами, як рішення та розпорядження.

3. Розпорядчий документ виготовляється на бланку та повинен мати обов`язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення:

• Найменування суб’єкта нормотворення.

• Назву виду документа.

• Дату і номер.

• Місце видання.

• Структурні складові.

• Підпис.

• Візи.

Датою розпорядчого документа є дата його підписання, яка проставляється у лівій верхній частині бланка і оформляється цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у

послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 03.11.2007 або 30.05.2008. Номер документа проставляється у правому верхньому куті. Під номером необхідно залишити вільне місце для напису про державну реєстрацію нормативно-правового акта (6 х 10 см).

Розпорядчий документ підписується керівником суб’єкта нормотворення. У разі відсутності керівника суб’єкта нормотворення розпорядчий документ підписується особою, яка виконує його обв’язки.

Заголовок розпорядчого документа повинен бути лаконічним, стислим, указувати на предмет правового регулювання, відповідати на питання «про що?» та розміщуватися у лівій частині бланка під датою документа.

Розпорядчий документ повинен містити преамбулу – вступну частину, яка дає стислу інформацію про необхідність та мету прийняття цього акта.

Розпорядчий документ може містити такі структурні одиниці: пункти, підпункти, абзаци.

6

Структурні одиниці розпорядчого документа починаються з абзацу і повинні мати:

пункти – наскрізну порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з крапками;

підпункти – наскрізну в межах пункту порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами до трьох знаків з крапкою (наприклад, 1.1.1, 1.2.1.) або українськими літерами з дужкою.

Абзаци пунктів та підпунктів починаються без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо).

Кожна структурна одиниця розпорядчого документа (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка.

Питання для обговорення:

1. Що таке розпорядчий документ? Назвіть види розпорядчих документів.

2. Які реквізити розпорядчих документів?

3. Який порядок складання розпорядчих документів?

4. Що таке наказ? На які види поділяються накази і за яким принципом?

5. Назвіть реквізити наказу.

6. В чому суть наказів з питань основної діяльності?

7. В чому суть наказів щодо особового складу?

8. Який порядок підготовки та оформлення наказів?