Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Харківський інститут фінансів

Українського державного університету фінансів

та міжнародної торгівлі

Кафедра економіко-математичних методів та інформаційних технологій

«Діловодство з використанням комп`ютерної техніки»

Опорний конспект

для студентів денної та заочної форми навчання

освітньо-кваліфікаційного рівня бакалавр

галузі знань 0305 «Економіка та підприємництво

напряму підготовки 6.030509 «Облік і аудит»,

6.030505 «Управління персоналом та економіка праці»

Укладач: ст. викладач Піддубна Л.В.

Розглянуто та ухвалено

на засіданні кафедри

Протокол від 28.09.12 р. № 3

Харків

2012

Тема 1. 1 Підготовка до складання й оформлення службових документів.

План:

1. Суть понять «діловодство», «документування» і «документаційне забезпечення».

2. Поняття про документ. Класифікація службових документів.

3. Суть понять «реквізити», «формуляр», «формуляр-зразок».

4. Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.

Питання для самостійного вивчення:

1. Вимоги до оформлення змінних реквізитів.

2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

Мета заняття:

Акцентувати увагу на актуальності і нагальності вивчення курсу; ознайомити з вимогами дотримання стандартів із діловодства, необхідністю опанування прийомами раціональної роботи з документами.

Виховувати у студентів почуття відповідальності за підготовку і оформлення документів, уміння володіти рідною мовою на діловому рівні.

Ключові поняття і терміни:

Інформація, діловодство, документування, документаційне забезпечення, документ, реквізит документа, формуляр-зразок, бланк документа.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

7. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.

8. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

9. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

10. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

2

1. Підприємство, установу, організацію або фірму можна розглядати як колектив людей, об’єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру: внутрішні зв’язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками, і зовнішні зв’язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні і внутрішні зв’язки можна розглядати як інформаційні.

З точки зору технології управління підприємством являє собою процес отримання, оброблення інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця (передача інформації).

Інформація – це відомості про навколишнє середовище, про процеси, що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами.

Документальна фіксація інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

Документування – це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування інформації включає такі етапи:

• підготовка документів;

• складання документів;

• узгодження документів;

• оформлення документів;

3

• виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства (документаційного забезпечення управління підприємством).

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

• приймання;

• розподіл;

• контроль виконання;

• довідкова робота;

• формування справ;

• передархівне оброблення;

• використання; зберігання документів.

Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документаційного забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документаційного забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов’язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог ЄДСД, даржстандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до

4

передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-менеджери).

Документаційне забезпечення – комплекс операцій з готовими документами.

Цей ланцюжок виглядає таким чином:

П риймання вхідних документів Попередній розгляд документів

Р еєстрація документів Подання документів на розгляд керівництвом

Прийняття рішення керівником та направлення доручення для виконання

Контроль виконання документів Формування документів у справи

Використання документів у довідково-інформаційній роботі

Визначення термінів зберігання документів

Передача в архів Подальше Знищення

використання документів

2. Документ – матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду документів. Робота з документами

займає 45-70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

За походженням офіційні документи (службові) створюються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому

5

порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності, документи поділяються на:

1. організаційно-розпорядчі;

2. фінансово-розрахункові;

3. документація з постачання та збуту;

4. документація з особового складу.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяють на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї установи, де вини були складені. До зовнішніх відносять ті документи, які отримані організацією ззовні (вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типовими, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові– являють собою текст-зразок, на підставі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій та формулювань. У трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно – це постійна інформація, а частина вписується від руки під час його складання. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії документів.

3. При оформленні документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їхню юридичну силу, оперативний пошук та можливість оброблення за допомогою сучасних засобів оргтехніки.

6

Переважну частину документів оформлюють на бланках підприємств та організацій, які містять обов’язкові реквізити, що розташовані в певному порядку.

Реквізит документа – це елемент офіційного документа (наприклад, дата, підпис, печатка тощо). Сукупність розміщених на аркуші в установленому порядку реквізитів зветься формуляром.

Формуляр-зразок є основою створення формулярів та бланків управлінських документів усіх видів.

Відповідно до чинного законодавства та нормативних актів для оформлення документів використовують такий набір реквізитів, який наводиться в дидактичному матеріалі.

У формулярі-зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включають реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Кожен вид документа (акт, заява, наказ, лист тощо) повинен мати визначений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розміщення.

Для кожного виду документів встановлено два види розміщення постійних реквізитів – кутовий та поздовжній.

Слід розрізняти постійні та змінні реквізити документа.

Постійний – реквізит документа, який нанесено під час виготовлення бланка. Змінний – реквізит документа, який фіксується на бланку під час його заповнення.

4. Бланк документа (офіційного) – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38-90):

• Для службових листів

• Загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, указівок та інших ОРД).

7

Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти розташування реквізитів:

• Кутове – постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша.

• Поздовжнє – постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.

Своєю чергою, і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• Флаговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі.

• Центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Питання на закріплення матеріалу:

1. Дайте визначення понять «інформація», «діловодство», «документування»

2. Які етапи включає документування інформації?

3. З яких етапів складається робота з документами підприємства?

4. Як Ви розумієте, що таке документаційне забезпечення?

5. Дайте визначення поняття «документ».

6. Наведіть класифікацію документів за різними ознаками.

7. Що таке реквізит документа, формуляр?

8. Які існують види реквізитів? Які правила розміщення реквізитів?

9. Що таке формуляр-зразок?

10. Які правила оформлення бланків документів.