03.05 №35 90 10 1 45 45 Кали­нове диво — 4 —

В «Інвентарній книзі» всі сторінки мають бути пронумеровані, і їхня кількість зазначається на обкладинці та титульній сторінці. Всі записи робляться чорнилом, чітко, без виправлень. У разі по­треби внести зміни роблять застереження в рядку «Примітки».

Для запису кожного примірника виділяється окремий рядок. На сторінці вміщується 25 записів, тобто наступні сторінки закін­чуються на «50», «75», «100» і -т. д. Запис здійснюється лише при наявності книги чи іншого документа, з титульної сторінки яких беруть необхідні дані для реєстрації. В разі відсутності титульної сторінки для одержання відомостей використовують інші частини книги.

У першій графі інвентарної книги ставлять число і місяць запи­су арабськими цифрами. Якщо на одній сторінці запис здійснює­ться в різні дні, то ставиться кілька дат. Крім того, тут також за­значається номер запису в книзі сумарного обліку, що дає змогу

з'ясувати, звідки надійшла книга, до якої партії вона належить.

Графа «Інвентарний номер» розпочинається з одиниці і запов­нюється у зростаючому порядку, доки існує бібліотека, тобто в наступних книгах інвентарні номери продовжуються. З метою за­побігання помилок, а також прискорення інвентаризації доцільно заздалегідь пронумерувати книгу, використовуючи автоматичний або напівавтоматичний нумератор.

При заповненні графи «Автор та назва твору» прізвище автора подається в називному відмінку, а ініціали вказують після прізвища. Записуючи книгу двох авторів, зазначають обидва прізвища через сполучник «і». Ініціали в такому разі не ставляться. Книга трьох авторів записується під прізвищем першого автора, а далі зазна­чається «та ін.» або «и др.». Інші документи реєструються під на­звою. Назва записується до закінчення рядка. Перенесення на другий рядок забороняється. Якщо назва книги повністю не вмі­щується, можна скорочувати окремі слова, додержуючись загаль­новживаних скорочень, або писати кілька перших слів, а далі ставити три крапки.

У графі «Рік видання» для книг, надрукованих в цьому століт­ті, ставлять лише дві останні цифри.

Заповнюючи графу «Ціна», слід пам'ятати, що тут вказують лише фактичну вартість книги, що зазначається у супровідному документі. У вартість видання та інших матеріалів не входять оправлення, що робить бібліотека, транспортні та інші витрати.

При реєстрації кількох примірників одного видання в зазна­чених графах, крім граф «Інвентарний номер» і «Ціна», записи не повторюються. Замість цього ставляться лапки, що прискорює процес реєстрації. Тому перш ніж починати запис в інвентарній книзі, прийняту партію розкладають за авторами та назвами творів.

Здійснюючи перевірку фонду, бібліотека у графі «Позначка про перевірку» ставить дві останні цифри року, коли вона прово­дилася. .

Графа «Номер акта про вибуття» заповнюється у разі вилучен* ня книги чи іншого документа із бібліотеки. Номер акта завжди ставиться арабською цифрою, слово «акт» не пишеться.

Таким чином, інвентарна книга як форма обліку відповідає вимогам: точність, простота, доступність, надійність. Вона збері­гається в бібліотеці протягом часу її існування.

Поряд з тим ця форма обліку має і певні прорахунки. Запов­нювати її може лише одна особа, що значно збільшує час обробки надходжень. Форма книги не дає змоги здійснити повну автома­тизацію або механізацію індивідуального обліку. Все це призво­дить до порушення однієї з важливих вимог — оперативність реєст­рації. Інвентарна книга як обов'язкова форма індивідуального обліку використовується в бібліотеках обласних, наукових та уч­бових закладів, підприємств, не поєднаних у централізовані си­стеми.

У ЦБС можуть використовуватися різні форми індивідуального обліку, але поширення набули обліковий каталог і актова система. Тривалий час обліковий каталог існував як обов'язковий в дер­жавних ЦБС, підпорядкованих Міністерству культури. Це службо­вий каталог ЦБС, на картках якого здійснюється індивідуальний облік книг, брошур, інших видів документів єдиного фонду системи. В ЦБС державних масових бібліотек обліковий каталог складає­ться з стандартизованих карток, на лицьовому боці яких подає­ться бібліографічний запис видання, його вартість, шифр та ін­вентарний номер. На їх звороті зазначаються відомості про рік надходження, номер запису в книзі обліку, кількість примірників (90—1—44), а також їх розподіл по структурних підрозділах. Із цією метою в клітинці, що відповідає номеру структурного підроз­ділу, вписується кількість одержаних підрозділом примірників. На звороті також вміщуються відомості про вибуття твору з біб­ліотеки. Для цього відомості про вибуття записуються окремо на зворотному боці картки в такій послідовності: номер акта про ви­буття, число виключених примірників (56—19).

Картки в обліковому каталозі розташовано за правилами ор­ганізації алфавітного каталога. Проте на відміну від нього не вживаються додатковий, аналітичний, серійний та спрощений опис. Між тим, ураховуючи повноту відображеного фонду, прин­цип розташування карток, обліковий каталог виконує також функ­цію службового алфавітного каталога ЦБС.

Особливістю облікового каталога є вживання такої одиниці обліку, як видання, якому присвоюється єдиний інвентарний номер незалежно від кількості одержаних примірників. З метою індиві­дуалізації окремого примірника видання поряд з інвентарним но­мером доцільно через риску зазначити номер примірника (15837-1, 15837-2, 15837-3 і т. д.).

В обліковому каталозі для кожного видання складається окре­ма картка незалежно від часу надходження і кількості примірни­ків. У разі додаткових надходжень цього ж видання на зворот­ному боці картки робиться відповідний запис та примітки про роз­поділ між структурними підрозділами. Не можна вважати окре­мою одиницею обліку додаткові видання до основного тиражу. Однак одні й ті ж твори, випущені різними видавництвами, що мають відповідно різні вихідні дані, поліграфіч-не оформлення, вартість, ураховуються як різні видання. При одержанні багато­томних видань усім примірникам окремого тому надається один інвентарний номер.

Виходячи з того, що обліковий каталог є фінансовим докумен­том бібліотеки, на підставі якого можна з'ясувати ціну окремого примірника твору, а в разі потреби вартість фонду в цілому, він підлягає зберіганню в закритих шафах або опечатаному службо­вому приміщенні. Картки в каталозі мають бути закріплені на стрижні. Обліковий каталог читачами не використовується. Коло співробітників, які користуються каталогом, зазначається в нака­зі по ЦБС. Відповідальність за зберігання карток у каталозі по­кладається на керівника відділу комплектування та обробки ЦБ,

У зв'язку з тим що обліковий каталог побудовано н алфавіт­ному порядку, з'ясувати останній інвентарний номер неможливо, З метою контролю за правильністю порядкових номерів та збері­гання карток облікового каталога здійснюється їх реєстрація в «Журналі реєстрації карток облікового каталога».

Багаторічна практика роботи з обліковим каталогом виявила, що він не повною мірою сприяє зберіганню фондів структурних

підрозділів, не може бути ...

^г ' „ У . Журнал реєстрації карток

використании при перевірці облікового каталога

їхнього фонду, що негатив­но впливає на почуття від­повідальності бібліотекарів за фонд. Із метою усунення цього прорахунку в ЦБС необхідно мати перелік ін­вентарних номерів, що одер­жують окремі підрозділи. Він здійснюється в журналі «Опису інвентарних номе­рів». Відділ комплектування та обробки веде такий «Опис...» на кож­ний структурний підрозділ, який дублює його для себе.

Таким чином, в ЦБС склалася система індивідуального обліку, елементами якої є обліковий каталог, «Опис інвентарних номерів» та «Журнал реєстрації карток облікового каталога». Досвід ЦБС свідчить про те, що навіть наявність складної системи індивідуаль­ного обліку, яка існує в масових бібліотеках, не забезпечує збе­рігання фонду. Перш за все, це сталося завдяки тому, що пору­шена одна з головних вимог індивідуального обліку — надання кожному примірнику видання свого особистого інвентарного но­мера. Крім того, в обліковому каталозі немає гарантії збереження самих карток, а відсутність навіть однієї може призвести до знач­них матеріальних збитків. І нарешті, це громіздка і неекономна форма, якщо ураховувати постійно зростаючі фонди ЦБС.

Інв.	Прізвище, ініціали автора	Акт про
№	або перше слово назви	вибуття
1	2	3
6740!	Кравченко Є. С.
67402	Бек А. Нове
67403	1 !
67404	Роксолана

Карткова форма індивідуального обліку з успіхом використо­вується для окремих видів документів: у масових бібліотеках — для обліку брошур тимчасового зберігання, журналів, газет тощо. В бібліотеках вищих учбових закладів — для обліку навчальної літератури, яка надходить у великій кількості примірників; у спе­ціальних бібліотеках — для обліку окремих видів документів. Ви­користання карток для індивідуального обліку дає змогу частково механізувати цю операцію за допомогою друкарських машинок та інших розмножувальних засобів.

97

Актова система індивідуального обліку — це сукупність актів з певної форми, де здійснюється реєстрація отриманих чи виклю­чених з фонду документів, що підлягають індивідуальному облі­ку. Така система вперше була застосована в мережі бібліотек АН, тепер — не лише в академічних бібліотеках, а й рекомендована в централізованих системах науково-технічних бібліотек та ін. Завдя­ки використанню актової системи обліку значно прискорюється

^х/₂ 4 2-195

інвентаризація фонду, тому що на кожну одержану партію, а та­кож направлену в структурний підрозділ складається окремий аркуш актового обліку. Це дає змогу застосувати розмножуваль­ні засоби, залучити до роботи більше фахівців.

Аркуш актового обліку поряд з обліковим є супровідним доку­ментом. У ньому надається як загальна характеристика партії, літератури, так і характеристика кожного окремого примірника, що підлягає індивідуальному обліку. Це досягається завдяки формі аркуша актового обліку. Спеціальні позначки на зворот­ному боці акта дають змогу з'ясувати шлях та час обробки пар­тії документів.

Зразок акта (інвентарний аркуш)

Акт № 5 за 25 травня 1990 р.

Номер запису в КОБФ 19 Надійшло всього 15 пр. з № 6718

1	2	3	4	5	6
		1 1

по № 6733 На загальну суму ЗО крб. 50 к.

	Дата		Підпис від­повідальної особи
X л t-	к X X
5 '3 m	* < о X к ОТ X	передачі	здав	прийняв
БЦ	10.05	16.05
філіал	17.05

Ціна

крб.

Стус В. Дорога болю, 90 Білоус Д. Калинове диво, 90

10

6718

45

6719

Простановка інвентарних номерів у різних бібліотеках здійснює­ться неоднаково, але переважно цей номер складається з трьох елементів: рік з.іпису, номер акта, номер книги в акті (1988-15-24). Таким чином, кожний документ має свій реєстраційний номер, що створює можливість його індивідуалізувати.

Акт складається в трьох примірниках. Один залишається в нейтральній бібліотеці, два інших надсилаються разом з партією літератури у філіал. Після звірки партії літератури з актом за­відуючий філіалом ставить дату одержання партії, підпис і один примірник повертає до центральної бібліотеки. Останній примір­ник акта залишається в бібліотеці. Наприкінці року всі акти опра­цьовуються і зберігаються як інвентарна книга.

Технологія використання актової системи обліку може бути різною, але незалежно від цього вона забезпечує індивідуалізацію кожного окремого видання, отже, його зберігання; звільняє бібліо-

текарів філіалів від ведення додаткових документів обліку; дає змогу розпочати уже тепер механізацію трудомісткої операції.

Поєднання різних видів і форм обліку дає змогу одержати необхідні дані про обсяг, склад, вартість та зміни в фонді для статистичного звіту, планування його розвитку і зберігання. Існу­вання їх створює можливість диференційовано вирішувати питання обліку в різних типах бібліотек. Основне — облік має бути зручним, достовірним, доступним та оперативним під час перевірки фонду.

11.3.4.4. Облік надходжень до ЦБС

Облік документів, одержаних ЦБС, здійснюється неоднаково в різних системах. Організація його залежить від структури си­стеми, штатних можливостей, усталених традицій. Однак є загаль­ні вимоги, що забезпечують зберігання фонду, сприяють раціональ­ній організації праці в бібліотеці.

Облік фонду в ЦБС здійснює відділ комплектування і оброб­ки ЦБ. Партія літератури, що надійшла до системи, перш за все підлягає кількісному обліку. В частині першій «Книги обліку біб­ліотечного фонду» ЦБС зазначається, коли, звідки, на підставі яких документів одержана ця література. Партії надається наступ­ний реєстраційний номер, який також зазначається на картках картотеки поточного комплектування.

Із одержаної партії виділяються документи, що надійшли в ЦБС уперше. Один примірник з них передається па виставку нових надходжень, яка дає змогу працівникам структурних під­розділів ознайомитися з одержаною літературою, внести зміни у попередні замовлення, інформувати читачів про нові видання. Ефективність виставки залежить від правильної її організації. Виставки нових надходжень мають проводитися систематично, в певні дні, зручний час для колективу. Під час виставки працівни­ки відділу комплектування і обробки надають консультації, уточ­нюють замовлення, знайомлять з інформацією про нові видання («Бланк для замовлень на книги видавництв України» та ін.).

Одночасно дублетні примірники документів, що вперше наді­йшли до ЦБС, звірюються з картотекою друкованих карток. При наявності друкованої картки її порівнюють з одержаним докумен­том, уточнюють зазначені на ній індекси, бібліографічний запис, предметну рубрику, з'ясовують кількість необхідних примірників картки для тиражування тощо, внаслідок чого скорочується час обробки документа.

У разі відсутності друкованої картки працівник відділу комп­лектування і обробки здійснює бібліографічний запис та системати­зацію видання. Водночас на книги та брошури складається карт­ка облікового каталога і заповнюється книжковий формуляр.

Подальша обробка партії літератури передбачає відбір видань, що підлягають індивідуальному обліку. Фонди ЦБС різняться між собою за обсягом, розміром надходжень, структурою тощо, що обумовлює вибір ними системи та форми індивідуального обліку.

¹/₂ 4* 8»

Індивідуальний облік може здійснювати ВКіО ЦБ на ЦБС в ціло­му і на кожний філіал, можуть самі філіали провадити облік надхо­джень тощо. Все це зумовлює своєрідність технології процесу об- ообки в оізних ЦБС. Але незалежно від вибраної системи індиві­дуального обліку ВКдО повинен мати відомості про кожну одини­цю надходжень до системи. Якщо в ЦБС використовується облі­ковий каталог, поєднуються усі примірники одержаного видання ї на кожному з них, на обліковій картці, книжкових формулярах ставиться інвентарний номер, який надається виданню в «Журналі реєстрації карток облікового каталога».

У зв'язку з тим, що структурні підрозділи мають одержувати видання з повною бібліотечною обробкою, відділ комплектування здійснює розмноження карток для всіх каталогів структурних під­розділів, технічну обробку видань.

Певну специфіку має облік повторних надходжень одного й того ж видання. Кількість операцій під час обліку і приймання таких примірників значно зменшується. Вони також підлягають кількісному обліку, як і перші надходження разом з усією парті­єю літератури. Виявлені повторні надходження, минаючи наукову обробку, передаються для індивідуального обліку. Вони також підлягають технічній обробці і передачі у відповідні структурні підрозділи.

Після наукової і технічної обробки здійснюється облік одер­жаних видань окремими структурними підрозділами, а також за­вершення кількісного обліку і оформлення супровідних докумен­тів. Насамперед одержана партія літератури розподіляється між структурними підрозділами ЦБС, а усередині—за видами доку­ментів та їхнім змістом. Підготовлена партія записується до «Книги обліку бібліотечного фонду» структурного підрозділу ЦБС та журналу «Опис інвентарних номерів». Записи в «Книзі обліку...» усіх підрозділів підсумовуються, звіряються з супровідним доку­ментом, і на підставі одержаних даних завершується заповнення «Книги обліку бібліотечного фонду» ЦБС. У відповідних графах першої частини «Книги обліку...» зазначається кількість примір­ників, одержаних ЦБС із різних галузей знань, різних видів та мов.

Завершення обліку є вихідним положенням для оформлення супровідного документа. На рахунку, копії чека, або накладній робиться запис: «Книги в кількості ... примірників на суму ... крб. ... коп. занесено до «Книги обліку бібліотечного фонду» за № ... і облікового каталога під № ...

Дата ... Підпис ....»

Оформлений супровідний документ передається до бухгалте­рії, яка здійснює вартісний облік єдиного фонду ЦБС. Про отри­мання супровідного документа бухгалтер розписується в «Книзі обліку бібліотечного фонду» ЦБС. Завідуючий структурним під­розділом при одержанні чергової партії літератури розписується в «Книзі обліку...» свого підрозділу. Таким чином, перша частина «Книги обліку...» єдиного фонду і структурного підрозділу набу­ває статус юридичного документа.

Чітко визначена послідовність процесів та операцій під час обліку і обробки одержаних ЦБС видань, узгодження з нормами часу на їх виконання сприяють прискоренню надходження кни­жок до читачів. У бібліотеці складається інструкція або схема «Шлях документа...» чи «Шлях книги (журналу тощо) в процесі обробки». Це важливий технологічний документ, де на підставі конкретних умов розкривається вся робота щодо приймання, об- ; ліку та обробки одержаної літератури в певній бібліотеці. Завдя­ки йому забезпечується ритмічність технологічних процесів, що дає змогу скоротити час обробки, зекономити трудозатрати та час на виконання окремих операцій.

Крім книг, у фонди ЦБС надходять інші твори друку та мате­ріали (стандарти, журнали, газети, грамофонні платівки, діафіль­ми, брошури тимчасового значення та ін.). Обліх їх має свої особ­ливості. Ці документи здебільшого на баланс ЦБС не беруться, і їм не присвоюється інвентарний номер. Ці документи підлягають І реєстраційному обліку.

Брошури тимчасового значення доцільно реєструвати на зви- I чайних картках із зазначенням структурних підрозділів, куди вони надійшли. З таких карток складається алфавітна картотека бро- I шур. У разі наявності облікового каталога, картки з описом бро- I шур розташовуються в загальному алфавіті поряд з описами І книжок.

ЦБС одержує велику кількість періодичних видань (газет і жур­налів), що не ставляться на баланс бібліотеки. їх надходження відзначається на реєстраційних картках, які одночасно є формою _; індивідуального обліку періодичних видань. Така картка складає­ться на кожну назву замовленого журналу або газети, після за­вершення передплати.

Картки об'єднуються в алфавітно-реєстраційну картотеку, яка поряд з обліковою виконує інформаційну та контрольну функції. У структурі картотеки доцільно виділити два розділи: «Журнали», «Газети». Усередині розділів картки розташовуються за алфавітом назв відповідних документів. Реєстраційна картотека періодичних видань має бути в усіх бібліотеках-філіалах, а відділ комплекту­вання і обробки ЦБ на їх підставі складає зведену реєстраційну картотеку періодичних видань, що одержує система. Для реєстра­ції журналів у зведеній картотеці застосовується спеціальна картка.

Картотеки в бібліотеках-філіалах використовуються для наве­дення довідок при перевірці фонду періодичних видань. Картки в них зберігаються доти, доки є хоч один помер журналу.

101

Журнали, що надходять до ЦБС, підлягають не лише реєстра­ційному, а й кількісному обліку. З цією метою наприкінці поточ­ного або на початку наступного року кожний структурний підроз­діл на підставі реєстраційної картотеки після одержання всіх номерів складає акт, що є супровідним документом. Відомості з актя переносить до першої частини «Книги обліку...» структурного підрозділу.

4 2-1 »і

Відділ комплектування і обробки раз на рік складає зведенні) акт про надходження журналів до системи. Дані акта переносять до першої частини «Книги обліку...» ЦБС. Акт складається в од ному примірнику, оскільки відомості про одержання журналіи відділ комплектування в бухгалтерію не передає.

Стандарти, ноти, діафільми, діапозитиви, грамплатівки, магніт­ні стрічки та інші матеріали підлягають у ЦБС кількісному облі­ку в міру їхнього надходження до бібліотеки. Замість індивідуаль­ного обліку ці документи обліковуються так званим груповим за­собом, тобто однорідні за видом документи поєднуються в групи. На кожний вид документа складається спеціальна облікова карт­ка, де при надходженні (вибутті) зазначається дата та кількість документів. На картці записується назва документа та одиниця обліку загального обсягу фонду.

Картки розташовують за алфавітом назв документів в облі­ковому каталозі, де створюється розділ «Інші види документів». Незважаючи на те, що вартість грамплатівок, магнітних фоно­грам, діафільмів, мікрофільмів, діапозитивів (слайдів), фільмо­копій відноситься на баланс бібліотеки, інвентарний номер цим документам не надається. Своєрідний облік окремих назв доку­ментів здійснюється в алфавітному каталозі. Щоправда, при знач­ному обсязі фонду того чи іншого документа облік їх може зді­йснюватися за тими ж правилами, що й книг.

Слід зазначити, що збірники стандартів і нот, альбоми обра­зотворчого мистецтва, атласи завжди відносять на баланс біб­ліотеки і застосовують правила обліку, що й для книг.

Отже, в ЦБС склалася своєрідна система обліку надходжень, її особливості є наслідком складної структури ЦБС, різноманіт­ності документів, що складають фонд системи, необхідності забез­печити їх збереження як у кожному структурному підрозділі, так і в ЦБС у цілому.

11.3.4.5. Облік документів, що вибувають із ЦБС

Однією з властивостей бібліотечного фонду як системи є дина­мічність, тобто безперервне його поновлення завдяки новим над­ходженням та виключенню непридатних для користування доку­ментів, а також переміщенню частини фонду на різні рівні збері­гання (депозитарії) або з бібліотеки в бібліотеку (книгообмін). Виключення документів — це постійний, об'єктивно зумовлений про. цес вилучення з фонду непрофільних, застарілих за змістом, зайвих дублетів, зіпсованих або не повернених читачами книг, брошур, журналів та інших творів друку та матеріалів. Отже, існують різ­ні причини вилучення документів з фонду бібліотеки.

Виявлення документів, що підлягають виключенню з фонду, здійснюється різними шляхами. Відомості про застарілі, непро­фільні, зайві, непридатні для користування видання бібліотека здобуває завдяки вивченню фонду і запитів читачів. Постійна робота з читачами дає також змогу своєчасно виявити загублені або зіпсовані видання.

У плані роботи бібліотеки необхідно зазначити, які розділи, в який час мають переглядатися, хто відповідальний за той чи ін­ший розділ. Відбір застарілих за змістом та зіпсованих видань і їх вилучення здійснюється в бібліотеці щорічно.

Процес вилучення документів із бібліотек та органів НТІ уні­фіковано завдяки «Інструкції про виключення видань і інших ма­теріалів з фондів бібліотек та органів науково-технічної інформа­ції», в якій визначено критерії, порядок відбору і списання доку­ментів.

Відбір документів для вилучення з фондів бібліотек або органів НТІ здійснює постійно діюча комісія, склад якої залежить від підпорядкованості бібліотеки. Між тим обов'язково до комі­сії входять бібліотечні працівники, читачі-фахівці з різних галузей знань, представники бухгалтерії, керівних органів (відділів куль­тури, профспілкових організацій, адміністрації підприємств, учбо­вих, наукових закладів тощо), бібліотечної ради.

Склад комісії затверджується для бібліотек державної мережі виконкомами Ради народних депутатів або відділами культури, для інших бібліотек — керівними органами, а також керівниками підприємств, організацій та установ, яким підпорядкована бібліо­тека.

Під час роботи комісія вирішує ряд завдань. Перш за все, вона з'ясовує дійсну необхідність вилучення документу з бібліотеки. Прийняття цього рішення — дуже відповідальна частина діяльно­сті комісії. Основна увага при оцінці видання приділяється його змісту. Особливо ретельно комісія вивчає художні твори і видан­ня з мистецтва, що списуються як зіпсовані. Саме тут потрібна оцінка фахівця про дефект, що має видання, і неможливість його використання читачами та реставрацію.

Важливо також визначити причину, за якою вибуває документ із фонду. Відібрані документи групують, приймають рішення щодо подальшої роботи з ними. Застарілі за змістом видання готуються до списування, маловикористовувані — для передачі у бібліотеки- депозитарії, дублетні і непрофільні — в обмінні фонди.

Унаслідок зробленого бібліотекар складає акт щодо вилучення документів. До акта можуть включатися лише видання, що вибу­вають за однією причиною, загальною вартістю до 500 крб. Вели­кі бібліотеки, що перебувають на державному бюджеті, мають право списати видань та інших матеріалів загальною вартістю 1000 крб. На видання, прийняті на баланс бібліотеки, складається акт у двох примірниках. До акта додається список (в одному при­мірнику) вилученої літератури. Список може бути замінений книж­ковими формулярами або картками службового алфавітного каталога, якщо вибуває останній примірник. У такому разі складає­ться перелік інвентарних номерів. Поряд з кожним номером за­значається кількість примірників. У списку, що додається до акта, на книжкових формулярах і каталожних картках обов'язково вказується ціна їх придбання. Вартість документів, виданих до 1961 p., зазначається у новому масштабі цін.

Вилучаючи видання, які не були на балансі бібліотеки, скла­дають акт у одному примірнику і замість списку додають книж­кові формуляри, підкладаючи їх за алфавітом прізвищ авторів та назв творів, після чого їх нумерують. У разі вибуття останнього примірника замість книжкового формуляра можна додати до акта основні картки службового каталога із зазначенням на них номера акта. Вартість вибуваючих видань за цим актом не зазначається.

Акт підписують усі члени комісії і затверджує керівник бібліо­теки або керівник підприємства, науково-дослідного, учбового за­кладу, відділу культури, Ради народних депутатів, громадських організацій, яким вони підпорядковані.

Після затвердження перший примірник акта разом із списком залишається в бібліотеці, другий одержує бухгалтерія, про що робиться примітка у другій частині сумарної книги. До акта на видання, що вибувають як застарілі або зіпсовані, в бухгалтерію одноразово додається квитанція з заготівельних організацій вто­ринної сировини про їх одержання. Акти разом із списком збері­гаються в бібліотеці протягом десяти років, а потім знищуються.

Робота комісії завершується, коли результати доведено до відома співробітників бібліотеки, виявлені хиби, а при необхідно­сті установлені особи, що підлягають відповідальності за про­рахунку

На підставі затверджених актів здійснюється облік вилучених видань. Дані акта переносять у другу частину сумарної книги («Книги обліку...») «Вибуття з фонду...», де акт одержує номер, що відповідає номеру запису. Вибуття зазначається також і в до­кументах індивідуального обліку. В «Інвентарній книзі» та актах- інвентарних аркушах у графі «Номер акта про вибуття» ставлять № акта, не вказуючи слово «акт». На звороті картки облікового каталога також вказують № акта і кількість вилучених примірни­ків (№ 12—3). Відповідно зазначають кількість таких примірників у філіалах, а якщо вибуває останній примірник — його закрес­люють.

Крім того, відповідну роботу проводять у каталогах і картоте­ках бібліотеки. В алфавітному каталозі філіалів зазначають кіль­кість примірників, що залишилися. В разі вибуття останнього примірника картки з алфавітного, систематичного каталога та кар­тотек вилучаються.

Чимало видань вибувають як неповернені читачами. Облік їх залежить від засобу відшкодування витрат. У разі, коли втрачено видання, що за своїм змістом, науковою, історичною, художньою цінністю не може бути замінено іншим виданням, читач оплачує його вартість в десятикратному розмірі. Читач одержує квитанцію на розрахунок з бібліотекою, а вона — право на виключення з фон­ду втраченого видання. Дані про оплату втрачених видань підсу­мовуються протягом року (кварталу) і на їх підставі складається спеціальний акт, де причиною є «неповернені читачами» видання.

Зразки актів про вилучення з бібліотеки творіп друку

Затверджую

(прізвище, Ім'я, по 0.пькові, посада особи, яка затверджує акт)

" " 199 р.

(ПІДПИС)

Акт № 45

"10'' червня 1992 р. складений Рубльським Б. М. — бібліотекарем

(прізвище, Ім'я, по батькові, Пч.'..д< осіб,

Жириновим Ф. Щ.—зав. філіалом, Лопатою К. К.— бухгалтером даний акт

що склали акт)

про вилучення з фонду Миколаївського філіалу 10 мр. непридатних до використання

(бібліотеки) (пр.) (Зааначити причину) книг і брошур 4 пр. 2 (два) крб. ЗО к.

(вид видання і матеріалів) (з них ЧИСЛЯТЬСЯ М балансі) (пр.) (вартість: крб.. КШІ.)

Додаток: список 1 с. Підписи

членів комісії

Список до акти № 45

				Ціпа
№ п/п	Інв. № видань, що вибули	Автор і назва	Рік вида мни	крб.	коп.	Відділ	Дефект, що має видання
і			4	5	b	7	8
1 2	63099 63703	Комар. Ь. Векша Вирган 1, Вибране	1973 1966	1	40 10		відсутні стор.

Затверджую

(прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, яка затверджує акт)

" 199 р.

(підпис)

Акт № 7

^к» 3 •• липня 1992 р. складено Рубльським Б. М. — бібліотекарем,

(прізвище, ім'я, по батькові, посада осіб, що

Жириновим Ф. Щ. — зав, філіалом, Лопатою К. К— бухгалтером даний акт про

склали акт)

вилучення з фонду Миколаївського філіалу за причиною втрати читачем 6 пр.

(бібліотеки)

видань і матеріалів, з них зарахованих на баланс 6 пр. вартістю3 (три) крб. 12к., еа які відшкодовано 10-кратна вартість на суму 31 (тридцять один) крб. 20 к.

Додаток: список ! с. Підписи

» членів комісії

Список до акта №7

№ п/п	інв. №	Автор, назва	Ціна		10-кратна вартість		№ або дата документа про переказ І0-кратної вартості	Відділ
			крб.	к.
					крб.	к.
1	2	3	4	5	6	7	S	9
1	73472	Короленко В. Повісті	1	50	15	—	квитанція №7

Затверджую

(прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, яка затверджує акт)

" " 199 р.

(підпис)

Акт № 46

"17" липня 1992 р, складений Рубльським Б. М. — бібліотекарем,

(прізвище, ім'я, по батькові, посада осіб, Жириновим Ф. Щ.—зав. філіалом, Лопатою К. К.—бухгалтером даний акт

що склали акт)

про вилучення з фонду Миколаївського філіалу з причини втрати читачем 3 пр. книг вартістю 4 (чотири) крб. 42 к., з них, що на балансі

'вид видання і матеріалів)

бібліотеки 3 (три) пр. вартістю 4 (чотири) крб. 42 к. і одержання замість утра­чених 3 пр. книг вартістю 4 (чотири) крб. 46 к.

(вид видання і матеріалів)

Додаток; список 1 с. Підписи

членів комісії

Список до акта №46

Втрачено читачем				Зам іна
		Ціна			Ціна		Прізвище, ім'я, по батькові читача
Інв. №	Автор, назва	крб.	к.	Автор, назва	крб.	к.		Підпиі читачг
1	2	3	4	Б	6	7	8	9
93004	Гоголь М. Тарас Бульба	1	50	Гончар О. Циклон	1	60	Манши- на Л. А.

Частіше читачі приносять до бібліотеки книги замість загубле­них. Бібліотекар має з'ясувати її відповідність за змістом, науко­вою або художньою цінністю, вартістю втраченій книзі. Прийняв­ши рішення про можливість заміни, бібліотечний працівник робить запис про втрачену і здану книгу у «Зошиті одержаних від чита­чів видань і матеріалів замість загублених». Запис обов'язково стверджується підписом читача і бібліотекаря. Таким чином, «Зо-

шит...» стає юридичним документом, на підставі якого здійснюється ви­лучення з фонду видань і матеріалів, а також приймання. З дією метою складається акт, де зазначається причина вибуття — «неповернені чи­тачами», їхня кількість, вартість, як­що вони були на балансі бібліоте­ки. В цьому ж акті зазначається кількість та вартість книг, що наді­йшли замість загублених. До акта обов'язково додається список втра­чених та одержаних видань і інших матеріалів.

Складений акт дає змогу бібліо­теці занести дані про зміни у фонді до облікових документів: книгу кіль­кісного (сумарного) обліку, а також в інвентарну книгу або обліковий каталог.

Прийнятим творам друку, якщо вони беруться па баланс бібліоте­ки, надається інвентарний номер. У бібліотеках, які використовують ін­вентарні книги, виданню присвоює­ться новий інвентарний номер. У ЦБС у разі наявності такого видан­ня йому присвоюється вже існуючий інвентарний номер, але якщо прий­няте нове видання, то надається но­вий номер- Природно, що книги та інші матеріали, які вибувають з фонду, вилучаються і з документів індивідуального обліку. Відповідні позначки про вилучені видання роб­ляться в каталогах і картотеках бі­бліотеки.

Суттєвим прорахунком у цьому випадку є те, що одержані замість загублених книги відразу не викори­стовуються читачами. Вони зберіга­ються окремо, доки не буде складе­но акт про їх одержання. В окремих бібліотеках такий акт складається раз або двічі на рік. У ЦБС такі ак­ти складає кожний структурний під­розділ, а відділ комплектування і об­робки літератури поєднує їх в єди­ний акт, падйе йому черговий номер і

робить відповідні записи в «Книзі обліку...» ЦБС і кожного підроз­ділу. Таким чином, тривалий час актуальні і цінні видання не вида­ються читачам.

Крім зазначених, е випадки, коли читачі вибувають із місця проживання і не повертають книжок, або книжки зникають із від­критих полиць тощо. У випадках, коли конкретний винуватець не може бути виявлений, оформлення вибуття потребує додаткових заходів. Так, якщо читач змінив місце проживання, до акта необ­хідно додати довідку з адресного столу про його вибуття.

Отже, облік документів, що вибувають з бібліотеки, потребує: по-перше, чіткого з'ясування причини вибуття; по-друге, правиль­ного оформлення супровідних документів; по-третє, роботи з ви­лученими творами друку та іншими документами відповідно до юридичних норм.

11.3.4.6. Організаційні питання обліку в ЦБС

Виходячи з того, що ЦБС — складний за структурою заклад, фонд якого є єдиним і поєднує документи як ЦБ, так і розвинутої мережі філіалів, необхідна така організація обліку, щоб завжди мати поряд із зведеними даними, відомості про окремі частини фонду. Як уже зазначалося, роботу з обліку в ЦБС виконує відділ комплектування і обробки фонду (ВКіО). Саме він організовує цей процес у системі, стежить за правильністю його виконання, веде пошуки удосконалення.

Свою діяльність відділ розпочинає із створення системи облі­ку. Під час організації ЦБС усі бібліотеки, що об'єднуються в си­стему, звіряють фонд із обліковими документами, закінчують за­повнення сумарних та інвентарних книжок, роблять їх опис, який зберігається у ВКіО, а самі книги у філіалах.

Створення єдиного фонду системи вимагає зведеного обліку для того, щоб у будь-який час можна було мати повну інформа­цію про одержання у фонд, або вибуття з нього окремого видан­ня. В зв'язку з цим у «Книзі обліку...» ЦБС та книгах обліку структурних підрозділів усі одержані або вилучені партії мають завжди один і той же номер. У частині першій «Книги...» ці номе­ри щорічно розпочинаються з першого номера, в другій — продов­жуються з року в рік.

Особливо копітка робота щодо створення зведених відомостей у ВКіО провадиться під час обліку вибуваючих із фонду видань. Одержавши від структурних підрозділів акти про вибуття непо- вернених читачами, зіпсованих або зайвих видань, ВКіО об'єднує їх в одну партію, надає черговий номер згідно із записом у другій частині «Книги...» і за тим же номером записує вибуття в книгах обліку структурних підрозділів. На акти, що надійшли від філіа­лів або відділів ЦБ, складається опис із зазначенням структурного підрозділу і підраховується підсумок вибуття, який переноситься до другої частини «Книги обліку...» єдиного фонду ЦБС.

Вилучаючи з фонду застарілі видання та інші документи, ВКіО спочатку складає акт і список до нього в алфавіті авторів та назв застарілих документів. Згідно із графіком цей акт пере­дається у структурні підрозділи, де названі документи знімаються з полиць і відправляються в ЦБ для передачі в заготівельні орга­нізації вторинної сировини.

Відповідальність за своєчасність і правильність вилучення ви­дань несе завідуючий філіалом. Звіривши фонд з актом і знявши з полиць видання, він розписується в акті. В його обов'язки також входить прослідкувати, щоб в каталогах і картотеках не залиши­лися картки на ці видання.

У разі потреби передати книгу або журнал з одного структур­ного підрозділу ЦБС до другого, слід мати дозвіл директора І1БС. Усі переміщення в фонді обов'язково фіксуються в зведених облі­кових документах ЦБС та кожного структурного підрозділу.

Таким чином, система обліку бібліотечних фондів відповідає вимогам обліку і звітності, що склалася в країні. Вона досить мобільна і це дає змогу, не порушуючи вимог, які ставляться до неї, використовувати сталі види обліку в бібліотеках різного типу, різної організаційної структури, забезпечувати зберігання фондів.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Яке місце займає облік у циклі ФБФ, його значення? 2. Які одиниці вико­ристовуються бібліотеками для обліку книг, брошур, грамплатівок, діафільмів, журналів, газет? 3. Що може бути супровідним документом при прийманні творів друку до бібліотеки? 4. З яких операцій складається процес приймання докумен­тів у фонд бібліотеки? 5. Які існують види обліку та їх форми? Які особливості має сумарний облік у ЦБС? 6. Що таке індивідуальний облік в ЦБС? 7. Як здій­снюється облік фонду в бібліотеках-філіалах ЦБС? 8. Які можуть бути причини виключення документів з фонду? 9. Що являє собою документ, на підстіві якого здійснюється вилучення з фонду ЦБС книг та журналів? 10. Як обліковуються

журнали в ЦБС? •

Контрольне завдання

і. Проаналізуйте (або складіть) у конкретній бібліотеці схему «Шлях книги в процесі обробки». З'ясуйте кількість і послідовність операцій. 2. Складіть акт про надходження до бібліотеки книг, подарованих читачами. 3. Вивчіть одиниці обліку для різних типів документів (книга, журнал, діафільм, стандарт та ін.). 4. Порівняйте книгу сумарного обліку бібліотек різного типу (ЦБС, обласної, нау­ково-технічної тощо), виявіть загальне та відмінне між ними.