а також потрібну кількість примірників, джерело постачання і дату замовлення.

Картотеку ретроспективного комплектування організовують у систематично-алфавітному порядку. її регулярно переглядають і використовують для контролю за ліквідацією прогалин у фонді. Картки із даними про замовлені документи переставляють за роз­дільник «Замовлені документи». В міру надхождення видань карт­ки на одержані документи виймають.

У структурних підрозділах ЦБС на допомогу комплектуванню ведуть картотеку або зошит обліку незадоволеного попиту. Тут фіксують не тільки відмову на конкретну книгу чи тему та її при­чину, а й відомості про читача: хто й коли запитував ту чи іншу книгу (документ) і яким чином буде вдоволено попит.

Усі відмови на книги й інші документи, а також читацькі за­мовлення і побажання філіали, оформляють на каталожних карт­ках з повним бібліографічним записом, зазначають необхідну кіль­кість примірників і надсилають у відділ комплектування. Комплек­татор перевіряє запис у центральному алфавітному каталозі, вра­ховує кількість читацьких запитів, можливість внутрисистемного обміну і МБА. До картотеки ретроспективного комплектування включають картки лише на ті документи, які дійсно потрібні біб­ліотеці. В першу чергу це видання, які відповідають профілю гос­подарства і культури району обслуговування, місцеві і краєзнавчі видання тощо.

Картотека періодичних видань містить дані про журнали і га­зети, які одержує не тільки ЦБС, а й всі бібліотеки міста, району, і ділиться на дві частини: газети і журнали. В межах рубрик га­зети і журнали розміщують за алфавітом назв. На кожній картці після назви зазначають сіглу бібліотеки і кількість примірників, ^іо вона передплачує. Картотеку періодики можна оформити / формі брошури, розмножити і надіслати всім зацікавленим установам.

Картотека передплатної літератури організовується аналогічно картотеці періодичних видань.

Довідкова картотека адрес містить відомості про установи, ви­давництва та організації, в яких ЦБС одержує твори друку та інші документи (бібліотечний колектор, книжкові магазини, мага­зини «Книга — поштою», бібліотеки, що мають обмінно-резервні фонди або виконують функції бібліотек-депозитаріїв, що зберіга­ють маловикористовувані видання з певної теми тощо). Крім пош­тової адреси на картці зазначають телефон, прізвище, ім'я та по батькові керівника установи чи організації. Практика свідчить, що лише тоді, коли картотеки ведуться систематично і чітко, вони істотно допомагають комплектуванню фонду.

Крім картотек, до складу довідкового апарата входить підсоб­ний фонд. Він складається з директивних документів, інструктив­них, методичних, практичних посібників та інших видань з питань комплектування бібліотечного фонду; наказів та розпоряджень дирекції та інших вищих органів; довідників, енциклопедій, тлумач-

ЦИХ. термінологічних, мовних словників, адресних і телефонIIIIX Йііііг, таблиць бібліотечно-бібліографічної класифікації, плапіп мидавництв тощо.

У поточному архіві зберігають перспективний, тематико-типо іциічний та оперативний плани комплектування; звіти про роботу ні минулі роки; матеріали про вивчення складу і використання пі іпотечного фонду ЦБС; підсумки вивчення читацького контин-- і • п і у, економічного і культурного профілю діяльності бібліотеки; Протоколи Рад з питань комплектування, облікові документи, зошит Обліку вхідних і вихідних документів. Усі матеріали групують v токи і зберігають найважливіші з них постійно, а інші — протя­ти трьох —- п'яти років.

Раціоналізують ведення довідкових картотек на допомогу комп­лектуванню завдяки заміні звичайних каталожних карток рейтер- Кііртками. Рейтери — це кольорові вставки у верхній ряд перфо­рованої картки. Рейтеркартотека дає змогу замість кількох карто­тек на допомогу комплектуванню створити одну, багатоаспектно розкрити зміст замовлення, швидко здійснити пошук інфор­мації. Крім того, вона проста у використанні і більш наочна, ніж інші.

Спочатку складають макет рейтеркартотеки. Кожному отвору має відповідати певна ознака замовлення. Для збільшення відомо­стей про замовлення кожному отвору можуть відповідати кілька кольорових рейтерів, кожний зі своєю кодовою ознакою. Напри­клад, шоста і дев'ята пара перфорацій означає попереднє замов­лення і позначення його виконання. Відсутність рейтера в дев'ятому отворі перфорацій означає, що попереднє замовлення ще не вико­нано.

Безпосередньо на рейтеркартку наклеюють або друкують на ній бібліографічний запис документа і всі необхідні дані: кіль­кість примірників, дата замовлення, розподіл за структурними під­розділами ЦБС тощо. Систематична робота з картотекою створює можливість бібліотечним працівникам мати уявлення про виконан­ня замовлення, полегшує прийняття оперативних рішень при комп­лектуванні та підведенні підсумків роботи.

11.2. 6. Організація і методика координації комплектування бібліотечних фондів

За сучасних умов жодна ЦБС неспроможна придбати до своїх •фондів усі необхідні документи і повністю вдовольнити потреби читачів. Запобігти названих прорахунків можна лише за умови координації комплектування фондів як всередині ЦБС, так і з ін­шими бібліотеками району або міста. Погоджене комплектування може здійснюватися як за тематикою, так і за типами, видами або мовою документів.

Всередині ЦБС відділ комплектування та обробки на основі єдиного тематико-тнпологічного плану комплектування здійснює узгоджене замовлення документів у відповідності з місцем кож-

ищи підрозділу в межах ЦБС (ЦБ, ЦДБ, бібліотеки-філіали, від І

діл організації і використання фонду), особливостями економічного!

і культурного профілю району обслуговування кожного філіалу,

складу і потреб читачів і диференційовано розподіляє надходжсп

ня у фонд кожного з них. Унаслідок узгодженого профілюванню

у фонді кожного структурного підрозділу поряд з типовою части

ною, характерною для усіх підрозділів системи, утворюється спе<|

ціалізована за певною тематикою, типами, видами або мовою доку !

ментів частина фонду. Доповнюючи один одного за різними озна

ками, фонди структурних підрозділів створюють єдиний фонд ЦБС,|

Крім'внутрішньосистемної координації ЦБС узгоджує комплек'1

тування з бібліотеками інших систем і відомств даної території,!

які об'єднуються в галузеві групи у відповідності до свого про­філю.

Розпочинається ця робота з ретельного вивчення кількісного т.і

якісного складу фондів бібліотек, з'ясування тематики, читацького!

призначення документів, які користуються найбільшим попитом

читачів у кожній бібліотеці. Таке вивчення дає змогу правильно

визначити, документами яких галузей знання та для яких кате-1

горій читачів кожна окрема установа поповнюватиме свій фонд. І

Виявляють також бібліотеки, які мають досить повні фонди з тієї

чи іншої галузі. Унаслідок цього виявляють коло бібліотек-учас-

ниць координації, а також визначають кількість галузевих груп. І

Число галузевих груп залежить від особливостей економічного

і культурного профілю району, кількості бібліотек та стану їх і фондів.

У кожній галузевій групі виділяють головну бібліотеку галузі, j на неї покладають всю організаційно-методичну роботу і керівни­цтво бібліотеками галузі. Кожна бібліотека галузевої групи най­повніше комплектує частину галузі, а всі разом — усю галузь.

Для того, щоб координація комплектування здійснювалась ор­ганізовано, складається «Положення про координацію комплекту­вання бібліотечних фондів» і зведений тематико-типологічний план комплектування бібліотек.

Картка зведеного тематико-

Індекс Тема: Промисловий транспорт

Зведений тематико-типологіч­ний план комплектування вклю­чає перелік тем, за якими здій­снюється погоджене поповнення фондів, розподіл тематики між бі­бліотеками, необхідні типи видань ; і кількість примірників творів друку та інших документів із кож- j ної теми. Форма і структура зве- > декого плану може бути аналогіч­ною звичайному тематико-типоло- тічному плану комплектування ЦБС. Але в практиці бібліотек застосовують і більш спрощену карткову форму плану.

Складають зведений план двома способами: 1) бібліотеки-учас- Іінці надсилають свої тематико-типологічні плани комплектування «ні головної бібліотеки галузевої групи, де на їхній основі при від- іиніідному коригуванні тут складають зведений план; 2) головна Гіігіліотека складає макет зведеного плану і передає його в усі гпгшотеки-учасниці для внесення в нього змін або уточнень. Зве­дений план розмножують і розсилають усім бібліотекам-учасницям координації.

Координація комплектування вимагає обов'язкового складання шиоджених замовлень на книги та інші документи за планами ви­давництв, іншими бібліографічними посібниками на допомогу комплектуванню. З цією метою кожна бібліотека-учасниця коорди- и.іції опрацьовує своє замовлення на видання, яке далі коригується на сумісному засіданні, після чого складають зведене замовлення :і зазначенням необхідної кількості примірників кожного видання

Інформація про надходження нових видань у межах координації зосереджується у головній бібліотеці галузевої групи. Тут створю­ють зведений каталог чи картотеку, видають списки чи бюлетні нових надходжень. Кожна бібліотека щомісяця зобов'язана над­силати в головну бібліотеку картки із записами нових надходжень у відповідності до тематики зведеного плану. На звороті картки вказують назву бібліотеки та кількість примірників придбаного видання. Для позначення типів видань і бібліотек-учасниць коор­динації використовують умовні позначення. На перетині типу і сіг- ли бібліотеки зазначають кількість примірників. Головна бібліо­тека всі дані про одне й те ж видання переносить на одну картку. Групування карток провадять за правилами ведення систематич­ного каталога.

Найпростіша координація комплектування періодичних видань.

Робота щодо узгодження передплати на періодичні видання проводиться в три етапи. Перш за все, кожна бібліотека-учасниця координації складає перелік необхідних їй журналів і газет, ура­ховуючи при цьому думку фахівців, а також рівень використання періодичних видань минулих років. Потім надсилає цей список у головну бібліотеку галузі, де він обговорюється і коригується з обліку передплати на періодичні видання всіх бібліотек галузевої групи. Після цього головна бібліотека складає на основі скоорди­нованих списків зведений список журналів і газет, необхідних для всіх бібліотек групи. Цей список вона узгоджує з аналогічними списками інших галузевих груп. Після обговорення на секції з ко­ординації комплектування при міжвідомчій бібліотечній комісії складають зведений список періодичних видань, що одержують всі бібліотеки-учасниці координації.

Найбільш ефективна координація передплати на вузькоспеці­альні газети й журнали. Масові громадсько-політичні, науково- популярні і літературно-художні видання переплачують, як пра­вило, всі масові бібліотеки. Але за умови обмежених асигнувань виникає необхідність у погодженні кількості примірників кожної назви популярної газети чи журналу. Журнали й газети, що кори-

стуються підвищеним попитом читачів, мають бути представлені п фонді кожної бібліотеки.

Для інформації читачів про газети й журнали, які є в бібліоте­ках певного району чи міста, доцільно видавати зведений друко ваний каталог періодичних видань. У ньому окремо групують відо мості про газети й журнали. Крім запису самого видання, зазна- чають, в яких бібліотеках вони знаходяться і за які роки, а також адреси бібліотек. Друкований зведений каталог розсилають у всі бібліотеки координованої системи.

Центром координації комплектування бібліотек в обласному центрі є обласна універсальна наукова бібліотека, в містах облас­ного підпорядкування та в районних центрах — ЦБС.

Керівництво роботою з координації комплектування здійснює міжвідомча бібліотечна рада, при якій можуть бути створені спе­ціальні комісії або секції.

Отже, координація комплектування створює змогу за однако­вих витрат забезпечити необхідну повноту як фонду кожної бібліо­теки за її профілем, так і координованої системи в цілому, лікві­дувати паралелізм і невиправдане дублювання фондів, розширити репертуар нових надходжень, раціонально розподілити їх між біб- ліотеками-учасницями. і тим самим краще обслуговувати населення певної території, найповніше задовольнити запити спеціалістів різ­них галузей народного господарства, науки і культури.