11.2.5.5. Початкове комплектування

Кожна бібліотека, перш ніж розпочати обслуговування читачів, має скомплектувати початковий фонд, тобто придбати необхідний мінімум документів, обсяг і склад яких достатні для відкриття установи. Це досягається початковим комплектуванням, об'єктом якого є щойно видані документи, а. також видання минулих років.

Початкове комплектування поєднує в собі елементи поточного та ретроспективного комплектування. Але на відміну від останніх, початкове комплектування здійснюється тільки протягом певного часу і вважається закінченим, коли в основному створена централь­на частина фонду бібліотеки — її ядро, скомплектований необхід­ний обсяг документів (для бібліотек в місті — 5 тис. пр., на селі — 2 тис. пр., для профспілкових— 1 тис. пр.), і бібліотека відкриває­ться для обслуговування читачів.

Приступаючи до створення фонду, вивчають завдання, що сто­ять перед установою, уточнюють її тип і вид, особливості економіч­ного і культурного профілю району обслуговування, перспективи його розвитку та склад населення, а також фонди інших сусідніх бібліотек. На основі цих даних не лише здійснюють моделювання майбутнього фонду, визначають його профіль, структуру, склад, а й намічають коло конкретних документів, які в першу чергу не­обхідно придбати.

Відбір документів проводиться за допомогою широкого викори­стання бібліографічних посібників, насамперед рекомендаційного характеру. Вивчають також видання поточного і ретроспективного характеру, бібліографічну модель ядра фонду масової бібліотеки, в якій подано перелік найцінніших книг з усіх галузей знання.

Бібліографічні записи необхідних книг із зазначенням заплано' ваної кількості примірників включають до картотек початкового комплектування, що розкриває склад майбутнього фонду бібліоте­ки, коло документів, намічених до придбання.

II.2.5.6. Передплата періодичних видань

Кожна бібліотека' здійснює поповнення фонду періодичними виданнями. Передплату на періодику здійснює відділ комплектуван­ня та обробки ЦБС з.а допомогою каталогів, де зосереджено пере­лік газет, журналів, інших видань, на які проводиться передплата, зазначається їх періодичність, ціна, умови та порядок оформлення передплати. .Робота з передплати розпочинається з середини попереднього року. Новий «Каталог» звіряють з каталогом попереднього року для виявлення назв, видань, що припинили виходити, а також змін у видавничих характеристиках (індекс за каталогом, періодичність, вартість річного комплекту). На нові та видання, що припинили виходити, складають список. Відомості про анульовану періодику або зміну характеристик видань вносять до облікової картотеки.

При передплаті береться до уваги стан використання читачами газет і журналів, на які було зроблено передплату минулими рока ми, можливості координації придбання періодичних видань з біб

лютеками інших систем і відомств, а також фінансові можливості бібліотеки.

Списки нових і видань, що припинили виходити, відділ ком плектування передає в структурні підрозділи. Разом з чистими бланками замовлень у підрозділи передають також торішні замов­лення. В зазначений строк структурні підрозділи повертають у від діл комплектування заповнені бланки. Передача і повернення зі структурних підрозділів списків, бланків і замовлень фіксується в спеціальному зошиті.

У заявці назви періодики вказують у порядку індексів каталогу, а також зазначають кількість комплексів кожної замовленої назви.

У відділі комплектування замовлення підрозділів аналізують і корегують у відповідності з профілем комплектування та сумою, що виділена на передплату. Складене замовлення підписує керівник структурного підрозділу. Передплату оформляють безпосеред-! ньо на адресу відповідного структурного підрозділу ЦБС. Відділ комплектування, одержавши замовлення від філіалів, складає зве­дений список замовлених видань і надсилає його до відділення' Союздруку у двох примірниках, один з яких після оформлення передплати повертається до бібліотеки.

Масові бібліотеки обов'язково замовляють і своєчасно надають у розпорядження читачам місцеві періодичні видання.

На підставі зведеного замовлення утворюється реєстраційна картотека періодичних видань, що будуть надходити в ЦБС.

ІІ.2.5.7. Довідковий апарат на допомогу комплектуванню

Для забезпечення повноти, якісного і своєчасного комплекту­вання фонду відділ комплектування та обробки ЦБС організовує довідковий апарат, до складу якого входять картотеки, довідковий підсобний фонд і поточний архів.

Центральне місце в довідковому апараті посідають картотеки. До складу основних картотек відділу комплектування та обробки входять: зведені картотеки поточного і ретроспективного комплек­тування, періодичних видань, передплатних і серійних видань, до­відкова картотека видавництв, магазинів та інших установ.

У структурних підрозділах ЦБС на допомогу комплектуванню фондів ведуть картотеку економічного і культурного профілю об­слуговуваного району, читацького профілю, картотеку або зошит

72

«Ґіліку незадрволеного попиту, реєстраційну картотеку періодики пі передплатної літератури, що одержує даний структурний під­розділ.

Картотека економічного і культурного профілю містить дані про галузі промисловості, сільського господарства, науки і куль- гури. Назви галузей зазначають на роздільниках. За роздільника­ми розміщують картки із стислими відомостями про підприємства і а установи, їх бібліотечне обслуговування, зазначають сігли підрозділів ЦБС, назви бібліотек інших систем і відомств. Кар­тотеку щорічно переглядають, вносять необхідні зміни та до­повнення.

У картотеці читацького профілю відділів ЦБ і філіалів уміщу­ють дані про склад читачів за професіями, кваліфікацією, громад­ськими дорученнями тощо. їх використовують при визначенні кіль­кості примірників у процесі складання тематико-типологічного плану комплектування, попереднього замовлення на основі зведе­них даних про читачів системи. Ці дані подають у відділ комплек­тування та обробки всі структурні підрозділи ЦБС, що обслугову­ють читачів.

Картотека поточного комплектування відображає всі замовлен­ня ЦБС і складається на основі планів видавництв, інших бібліо­графічних та інформаційних видань.

Для складання картотеки записи замовлених видань вирізають із планів видавництв і наклеюють на каталожні чи перфокартки. Кожна з них має такі елементи: 1 —бібліографічний опис видан­ня; 2 — анотацію; 3 — номер позиції в інформаційному виданні; 4 — джерело постачання; 5 — кількість замовлених примірників (всього для ЦБС і для кожного структурного підрозділу окремо).

Картки в картотеці поточного комплектування розставляють за алфавітом видавництв, авторів і назв, або лише за прізвищами

авторів і назвами творів.

З картотекою потрібно постійно працювати. Протягом року вона поповнюється картками на замовлені видання, що не увійшли до плану видавництв. Періодично, але не рідше одного разу в квар­тал, картотека переглядається для контролю за виконанням за­мовлень і надходженням видань. Якщо встановлено, що видання вийшло, але до ЦБС не потрапило, здійснюються заходи щодо його розшуку та одержання. При значній затримці надходжень не­обхідно з'ясувати її причину в колекторі чи в книжковому магази­ні. Якщо видання відмінено, картки з картотеки виймають, це також робиться при виконанні замовлення. Картотека поточного комплек­тування використовується також при розподілі одержаних видань

між структурними підрозділами ЦБС.

На картках ретроспективного комплектування зазначають теми, типи, види документів, які не представлені (або представлені недостатньо) у фонді та бібліографічні записи відсутніх конкрет­них книг та інших документів, або видань, що є в бібліотеці в недостатній кількості примірників. На всіх картках зазначають сігли структурних підрозділів ЦБС, яким необхідне це видання,

7

3а також потрібну кількість примірників, джерело постачання і дату замовлення.

Картотеку ретроспективного комплектування організовують у систематично-алфавітному порядку. її регулярно переглядають і використовують для контролю за ліквідацією прогалин у фонді. Картки із даними про замовлені документи переставляють за роз­дільник «Замовлені документи». В міру надхождення видань карт­ки на одержані документи виймають.

У структурних підрозділах ЦБС на допомогу комплектуванню ведуть картотеку або зошит обліку незадоволеного попиту. Тут фіксують не тільки відмову на конкретну книгу чи тему та її при­чину, а й відомості про читача: хто й коли запитував ту чи іншу книгу (документ) і яким чином буде вдоволено попит.

Усі відмови на книги й інші документи, а також читацькі за­мовлення і побажання філіали.оформляють на каталожних карт­ках з повним бібліографічним записом, зазначають необхідну кіль­кість примірників і надсилають у відділ комплектування. Комплек­татор перевіряє запис у центральному алфавітному каталозі, вра­ховує кількість читацьких запитів, можливість внутрісистемного обміну і МБА. До картотеки ретроспективного комплектування включають картки лише на ті документи, які дійсно потрібні біб­ліотеці. В першу чергу це видання, які відповідають профілю гос­подарства і культури району обслуговування, місцеві і краєзнавчі видання тощо.

Картотека періодичних видань містить дані про журнали і га­зети, які одержує не тільки ЦБС, а й всі бібліотеки міста, району, і ділиться на дві частини: газети і журнали. В межах рубрик га­зети і журнали розміщують за алфавітом назв. На кожній картці після назви зазначають сіглу бібліотеки і кількість примірників, ^.о вона передплачує. Картотеку періодики можна оформити / формі брошури, розмножити і надіслати всім зацікавленим установам.

Картотека передплатної літератури організовується аналогічно картотеці періодичних видань.

Довідкова картотека адрес містить відомості про установи, ви­давництва та організації, в яких ЦБС одержує твори друку та інші документи (бібліотечний колектор, книжкові магазини, мага­зини «Книга — поштою», бібліотеки, що мають обмінно-резервні фонди або виконують функції бібліотек-депозитаріїв, що зберіга­ють маловикористовувані видання з певної теми тощо). Крім пош­тової адреси на картці зазначають телефон, прізвище, ім'я та по батькові керівника установи чи організації. Практика свідчить, що лише тоді, коли картотеки ведуться систематично і чітко, вони істотно допомагають комплектуванню фонду.

Крім картотек, до складу довідкового апарата входить підсоб­ний фонд. Він складається з директивних документів, інструктив­них, методичних, практичних посібників та інших видань з питань комплектування бібліотечного фонду; наказів та розпоряджень дирекції та інших вищих органів; довідників, енциклопедій, тлумач-

_Я

их, термінологічних, мовних словників, адресних і телефонних іінг, таблиць бібліотечно-бібліографічної класифікації, планів нидавництв тощо.

У поточному архіві зберігають перспективний, тематико-типо- /іогічний та оперативний плани комплектування; звіти про роботу і,І минулі роки; матеріали про вивчення складу і використання бібліотечного фонду ЦБС; підсумки вивчення читацького контин* І ситу, економічного і культурного профілю діяльності бібліотеки; Протоколи Рад з питань комплектування, облікові документи, зошит обліку вхідних і вихідних документів. Усі матеріали групують у теки і зберігають найважливіші з них постійно, а інші — протя­гом трьох — п'яти років.

Раціоналізують ведення довідкових картотек на допомогу комп­лектуванню завдяки заміні звичайних каталожних карток рейтер- Картками. Рейтери —це кольорові вставки у верхній ряд перфо­рованої картки. Рейтеркартотека дає змогу замість кількох карто­тек на допомогу комплектуванню створити одну, багатоаспектно розкрити зміст замовлення, швидко здійснити пошук інфор­мації. Крім того, вона проста у використанні і більш наочна, ніж інші.

Спочатку складають макет рейтеркартотеки. Кожному отвору має відповідати певна ознака замовлення. Для збільшення відомо­стей про замовлення кожному отвору можуть відповідати кілька кольорових рейтерів, кожний зі своєю кодовою ознакою. Напри­клад, шоста і дев'ята пара перфорацій означає попереднє замов­лення і позначення його виконання. Відсутність рейтера в дев'ятому отворі перфорацій означає, що попереднє замовлення ще не вико­нано.

Безпосередньо на рейтеркартку наклеюють або друкують на ній бібліографічний запис документа і всі необхідні дані: кіль­кість примірників, дата замовлення, розподіл за структурними під­розділами ЦБС тощо. Систематична робота з картотекою створює можливість бібліотечним працівникам мати уявлення про виконан­ня замовлення, полегшує прийняття оперативних рішень при комп­лектуванні та підведенні підсумків роботи.