2. Основы организации документооборота в организациях

Движение первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, учетной обработки и до передачи в архив называется ДОКУМЕНТООБОРОТОМ.

Важная роль в организации документооборота на предприятии принадлежит бухгалтерской службе.

Структура бухгалтерии, как правило, состоит из:

• расчетной группы, работники которой на основании первичных документов выполняют все расчеты по заработной плате и удержаниям из нее, осуществляют контроль за использованием фонда оплаты труда, ведут учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды;

• производственно-калькуляционной группы, работники которой ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют (подсчитывают) фактическую себестоимость выпускаемой продукции и составляют отчетность;

• общей группы, работники которой осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и составляют бухгалтерскую отчетность.

В крупных организациях выделяется финансовая группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с физическими и юридическими лицами, и материальная группа, работники которой ведут учет приобретения материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и использования.

Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной – для вновь созданных организаций), а также объемом производственной или иной экономической деятельности и особенностями технологического процесса. Важная роль в организации документооборота принадлежит бухгалтерской службе. Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем цехам и отделам организации. Он получает от них те или иные сведения, необходимые для осуществления учета.

Документирование бухгалтерских операций и ведение отдельных учетных регистров обуславливают необходимость рационализации учетных процессов. Она достигается посредством разработки и утверждения (а также соблюдения всеми заинтересованными сторонами) графика документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем организации.

Цель графика – установить в организации рациональный документооборот, то есть предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении. Работники организации, начальники подразделений, цехов, табельщики, кладовщики, подотчетные лица создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их предоставления и наименование подразделения организации, в которое предоставляются указанные документы.

При разработке в организации графика документооборота должны быть учтены следующие требования, вытекающие из положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» и других нормативных документов:

1. Должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

2. Должен быть утвержден перечень документов, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, и которые подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

3. Должен быть утвержден перечень документов, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту, а также денежных и расчетных документов, которые, в соответствии с пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, должны иметь подпись главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, и в противном случае считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

4. Необходимо определить, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие – по их окончании. Здесь же уместно определить круг лиц, ответственных за своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

5. Нужно установить направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии).

В графике документооборота должны быть отражены следующие элементы:

• наименование документа;

• последовательные этапы его обработки;

• сроки обработки документа на каждом этапе;

• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Организация документооборота на примере конкретного документа – расходного кассового ордера – представлена на рисунке 3.

График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он утверждается руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.

Учетная обработка документов как одна из стадий документооборота, в свою очередь, состоит из следующих этапов.

1. Расценка (таксировка). На данном этапе уточняются количественные сведения в денежном измерителе, указанные в документе.

2. Группировка протаксированных документов предполагает подбор документов по однородным хозяйственным операциям (кассовые документы, документы о реализации продукции, документы на приобретение сырья и т.д.).

3. Контировка сгруппированных документов – указание взаимосвязанных счетов (корреспонденции счетов) по операции, указанной в документе.

После учетной обработки идет накопление информации в аналитическом и синтетическом учетах в специальных учетных документах – учетных регистрах. Таким образом, содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях автоматизированного учета результирующая информация может формироваться в виде выходных данных на машиночитаемых носителях.

Все документы бухгалтерского учета подлежат обязательной передаче в архив. Ст.29 ФЗ "О бухгалтерском учете" 402-ФЗ определяет порядок хранения документов бухгалтерского учета. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и

Наименование работ	Исполнители
	счетовод	бухгалтер	гл. бухгалтер	директор	кассир
1. Составление РКО
2. Проверка правильности составления РКО, разметка на нем бухгалтерской статьи, подпись разметки
3. Подписание РКО и удостоверение правильности и целесообразности расходования денежных средств
4. Подписание РКО как разрешения на выдачу денег из кассы
5. Взятие от получателя денег расписки на РКО и запись выданных из кассы денег в кассовую книгу, выдача денег получателю
6. Проверка правильности оформления кассиром в РКО выдачи денег из кассы
7. Запись РКО в накопительную ведомость расхода денег из кассы и подшивка его в папку для хранения в архиве

Рис.3 Схема документооборота на примере расходного кассового ордера (РКО)

ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Ответственность за организацию хранения и сохранность документов бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации.

Схематично организация документооборота представлена на рисунке 4. Данная схема имеет практическое значение для сотрудника правоохранительных органов, так как может быть использована для анализа движения учетно-экономической информации о хозяйственной операции, зафиксированной в первичном документе, а также для выявления учетных несоответствий.

Используемая в организации система документооборота представляет несомненный интерес в правоохранительной практике. Признаками уязвимости системы документооборота могут быть отклонения от принятой системы документооборота в аналогичных предприятиях как в сторону упрощения, так и усложнения, создания новых звеньев.

Так, главный бухгалтер одного из крупных промышленных предприятий П. организовал документооборот по выдаче заработной платы таким образом, что общественные кассиры получали деньги не по раздаточной книге, а по расходным кассовым ордерам. После выдачи денег они составляли авансовые отчеты, к которым прилагали платежные ведомости. Вкупе с отступлением от порядка заполнения этих ведомостей, которое под благовидным предлогом было рекомендовано бухгалтером, такое "усложнение" документооборота позволяло фальсифицировать отчетность и при отсутствии сговора с кассиром.

На крупных промышленных предприятиях возникает проблема документального оформления поэтапного движения материальных ценностей внутри производства. Так называемый внутрипроизводственный учет должен обеспечить оптимальное соотношение информационной и контрольной функций учета. В практике организации учетной работы встречаются две ситуации:

• внутрипроизводственный учет организован детально. Однако при такой его постановке на оформление соответствующих документов может тратиться около 30 процентов рабочего времени;

• документального оформления передачи ценностей не происходит, а учет ведется на входе и выходе системы (сколько поступило сырья и полуфабрикатов и сколько выпущено готовой продукции).

Во второй ситуации установить причины расхождения этих показателей, конкретных лиц, ответственных за такое расхождение, невозможно. Поэтому в данном случае недостаток информации должен быть компенсирован усилением контроля с использованием приемов документальной и фактической проверки.

Рис. 4. Схема анализа движения учетно-экономической информации о хозяйственной операции, отраженной в первичном документе