Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
24
Добавлен:
26.05.2014
Размер:
201.22 Кб
Скачать

Билет №1

Общая характеристика программных средств информационных технологий

Базовые (СУБД, операционные системы, языки программирования и программные среды. Являются универсальными и могут использоваться в разл. областях) и прикладные (используются для решения задач конкретных областей).

Билет №2

Общая характеристика реляционных баз данных

Поддержка целостности данных, быстрая выборка данных из большого потока информации, возможность связывать значения в различных таблицах.

Структура реляционной базы данных.

Реляционная модель — современный стандарт проектирования баз данных. Информация в ней представлена в виде набора таблиц. Отношения между данными определяются на основе отношений между таблицами. В такой реляционной базе данных, как Microsoft Access, сведения из нескольких таблиц можно комбинировать в одном запросе, форме или отчете.

Ключ — это поле или поля таблицы, которые проиндексированы для ускорения доступа к записям. Поле (или поля), значения которого однозначно идентифицируют запись, можно назначить первичным ключом.

Билет №3

Объекты MS Access

База данных (набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче), таблица (содержит набор данных по конкретной теме), запросы (используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами), формы (тип объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных).

Билет №4

Типы данных MS Access

Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию). Чтобы изменить тип данных поля:

  1. Откройте таблицу в режиме конструктора.

  2. Выберите ячейку в столбце Тип данных поля, которое необходимо изменить, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите новый тип данных.

Билет №5

Создание таблицы базы данных в MS Access

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных. Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными.

  • В мастере таблиц выберите поля (элемент таблицы, содержащий определенную информацию) для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество и т. п.

  • Создайте таблицу в режиме конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ.

  • Введите данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

Существуют следующие способы создания таблиц на основе существующих данных.

  • Импорт или связывание данных из другой базы данных Microsoft Access или из файлов других программ.

  • Создание таблицы на основании данных из текущей таблицы при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивирования старых записей, резервного копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

Билет №6

Типы связей между таблицами базы данных

Связь между таблицами – это связь, установленная между двумя общими полями/столбцами двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим». После установления связей можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

  • Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

  • Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

  • Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

Имеется возможность связать таблицу саму с собой. Это полезно, когда нужно создать поле подстановок со значениями из этой же таблицы.

Билет №13

Использование групп переключателей в формах MS Access

Переключатель – это отдельный элемент управления, присоединенный к логическому полю в базе данных Microsoft Access или к столбцу типа Bit в проекте Microsoft Access Переключатель в пользовательском диалоговом окне или входящий в группу параметров является свободным элементом управления, принимающим действия пользователя

Билет №14

Использование элементов управления «список» и «поле со списком» в формах MS Access

Список сдержит строки с данными. В форме список может содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то Microsoft Access сохраняет значения одного из столбцов.

Поле со списком является комбинацией двух элементов, поля и раскрывающегося списка, и занимает меньше места. Пользователь может ввести значение в поле или выбрать значение из списка. В поле со списком список состоит из строк с данными.

Источником строк для списка и поля со списком может служить список фиксированных значений, вводимый при создании элемента управления (это удобно, если список меняется редко), а также источник записей (удобно при частом обновлении списка). При выборе значения в списке существует две возможности. Можно сохранять выбранное значение в таблице (но не в той, из которой берутся значения списка) или передавать его в другой элемент управления.

Особенности списка.   Списки можно использовать в формах и на страницах доступа к данным. Список отображается постоянно, и возможные значения элемента управления ограничены набором, представленным в списке. Для того чтобы быстро перейти к первому значению, начинающемуся с определенной буквы, достаточно ввести эту букву. При использовании формы для ввода или изменения данных добавить значение, отсутствующее в списке, невозможно.

Особенности поля со списком.   Поля со списками можно использовать в формах. Поскольку список не отображается, пока его не откроют, этот элемент управления занимает в форме меньше места. Для того чтобы быстро найти значение, достаточно ввести его первые несколько знаков. Кроме того, можно разрешить ввод в поле любого значения или только совпадающего с одним из значений списка.

Билет №15

Элементы управления «флажок», «кнопка», «набор вкладок» в формах MS Access

Флажок в форме или отчете может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения Да или Нет из логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. При установке или снятии флажка Access отображает значение из базовой таблицы в соответствии со значением свойства Формат поля этого поля (Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл).

Билет №23

Поиск данных с помощью команды «Фильтр для» в MS Access

Это способ отбора записей, когда вводится значение или выражение, с помощью которого отбираются записи, содержащие значение или удовлетворяющие выражению.

1. Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Щелкните правой кнопкой поле в фильтруемой форме или таблице и введите значение в поле Фильтр дня.

3. Чтобы применить фильтр, нажмите клавишу ENTER.

Билет №25

Поиск данных с помощью «Расширенный фильтр»

1. Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Выберите форму, подчиненную форму или таблицу, к которой нужно применить фильтр.

3. Выберите команду Фильтр в меню Записи, а затем команду Расширенный фильтр.

4. Добавьте в бланк поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

5. Чтобы указать порядок сортировки, выберите ячейку Сортировка нужного поля, щелкните стрелку и выберите порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д.

6. В ячейке Условие отбора полей, включенных в бланк, укажите искомое значение или введите выражение.

7. Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Билет №27

Запрос на выборку в MS Access

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Такие запросы используются для выполнения следующих действий:

  • Извлечение данных, удовлетворяющих некоторым условиям, из одной или нескольких таблиц с последующим отображением данных в указанном порядке.

  • Обновление записей в запросе на выборку в режиме таблицы (с некоторыми ограничениями).

  • Расчет сумм, средних значений, количества записей и других итоговых значений.

Запрос создается с помощью мастера или самостоятельно в режиме конструктора. В режиме конструктора пользователь должен добавить таблицы и запросы, содержащие нужные данные, а затем заполнить бланк запроса.

Билет №28

Запрос с параметрами в MS Access

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами. Создание:

1. Создайте запрос на выборку.

2. В режиме конструктора запроса перетащите поля из списка полей в бланк запроса.

3. Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

4. Укажите тип данных для параметров, если запрос с параметрами является.

Для просмотра результатов нажмите кнопку Вид на панели инструментов и введите значение параметра.

Билет №7

Создание связей между таблицами базы данных в Access

При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик. Поле счетчика связывается с числовым полем, если значения свойства Размер поля обоих полей совпадают. Например, допускается связывание поля счетчика с числовым полем, если свойство Размер поля обоих полей имеет значение Длинное целое. Даже в том случае, когда связываются поля типа «Числовой», их свойства Размер поля должен иметь одинаковые знач-я.

Определение связи отношением «один-к-одному» или «один-ко-многим»

  1. Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

  2. Для перехода в окно базы данных нажмите F11.

  3. Нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.

  4. Если в базе данных еще не определены связи, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы. Если нужно добавить таблицы для создания связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Отобразить таблицу.

  5. Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи, и закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу саму с собой, добавьте ее дважды.

  6. Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле. В большинстве случаев связывают поле первичного ключа (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа (Одно или несколько полей/столбцов в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.).

  7. Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить.

  8. Для создания связи нажмите кнопку Создать.

Билет №8

Способы создания форм в MS Access

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Форму можно создать:

  • При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

  • При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

  • Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

Кнопки являются удобным средством выполнения действий. Например, можно создать кнопку, открывающую другую форму. Чтобы определить действие для кнопки в форме, следует написать макрос или процедуру обработки события и вложить ее в свойство кнопки Нажатие кнопки. На кнопку в форме можно поместить текст или рисунок. Имеется возможность создать кнопку самостоятельно или с помощью мастера.

Набор вкладок – это элемент управления, который используется для представления нескольких страниц данных в одном наборе. Это особенно удобно при работе со многими элементами управления, которые могут быть распределены на две или более категорий. Например, элемент управления «Набор вкладок» может быть использован в форме «Сотрудники», чтобы отделить производственные сведения от личных. На вкладку можно скопировать или добавить другие элементы управления. Можно выполнять добавление, удаление или изменение порядка вкладок, изменять последовательности переходов по элементам управления на вкладке, указывать шрифт, размер ярлыков, добавлять рисунки.

Билет №16

Элемент управления «подчиненная форма/отчет» в формах

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм. Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один», а в подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие». Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.

Билет №17

Вычисляемые поля в формах MS Access

Это поле, определенное в запросе для вывода результата расчета выражения, а не для сохранения данных. Значение пересчитывается при каждом изменении выражения. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно:

  1. Откройте форму в режиме конструктора.

  2. На панели элементов нажмите кнопку Поле.

  3. Выберите в области данных место, в которое следует поместить поле.

  4. Поместите курсор в поле и введите выражение, вычисляющее значение. Выберите поле, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные. Можно использовать специальный построитель выражений, нажав на кнопку Построить.

Билет №18

Кнопочные формы в MS Access

Кнопочная форма – это форма, открывающая другие формы или отчеты базы данных. Создание такой формы:

  1. Откройте базу данных.

  2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

  3. Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку Да.

  4. Нажмите кнопку Создать.

  5. Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку OK.

Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы.

  1. Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить.

  2. Нажмите кнопку Создать.

  3. В поле Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в поле Команда команду Открыть форму для изменения.

  4. Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле.

Примечание. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Билет №29

Перекрестный запрос в MS Access

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. Перекрестный запрос создается с помощью мастера или самостоятельно в режиме конструктора запроса. В бланке запроса можно указать поля, значения которых будут заголовками столбцов и строк, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях.

Билет №30-33

Запросы на добавление, обновление, удаление и создание

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

  • На удаление записи.   Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

  • На обновление записи.   Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

  • На добавление записей.   Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

  • На создание таблицы.   Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Билет №9

Структура формы в MS Access

Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.

1 . Графические элементы, такие как линии и прямоуг-ки, сохраняются в макете формы.

2. Данные поступают из полей в базовом источнике записей.

3. Результаты расчетов поступают из выражений, которые сохраняются в макете формы.

4. Поясняющий текст сохраняется в макете формы.

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле. Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных.

Билет №10

Формы для связанных таблиц в MS Access

Билет №11

Режимы отображения форм в MS Access

Создание, редактирование и просмотр форм осуществляется в следующих режимах: режим конструктора, режим таблицы, режим формы, режим сводной таблицы и режим диаграммы.

В режиме таблицы записи можно просматривать в формате строк и столбцов, что позволяет видеть несколько записей одновременно. В режиме формы записи обычно просматриваются по одной. В режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

Билет №12

Элементы управления в формах MS Access

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления - объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле. В полях отображаются данные из таблицы и вводятся данные в таблицу, а также они используют выражения для расчета итогового значения.

Билет №19

Типы диаграмм в MS Access

Диаграммы служат для наглядного графического представления информации, облегчая для пользователей сравнение и выявление тенденций и закономерностей в данных. Microsoft Access позволяет создавать диаграммы в форме, отчете и на странице доступа к данным. Также можно отобразить таблицу или форму в режиме сводной диаграммы. Для создания в форме или отчете диаграмм, связанных с данными из доступных таблиц, запросов или других источников записей, используют приложение Microsoft Graph. Эти диаграммы могут быть глобальными (включающими все данные) или связанными с отдельной записью (отражающими данные только текущей записи и обновляющимися при переходе на другую запись).

В этом режиме доступно несколько типов диаграмм, включая двумерные (2-D) и трехмерные (3-D). Параметры форматирования позволяют включать в диаграммы текст и графику, изменять цвета и добавлять линии тренда и планки погрешностей.

Для создания динамических, интерактивных диаграмм, которые затем можно разместить в Интернете, используют приложение Microsoft Office Chart.

Билет №20

Выбор полей для диаграмм в MS Access. Примеры диаграмм.

  1. Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

  2. В меню Вставка выберите команду Диаграмма.

  3. В форме или отчете щелкните место, в которое следует поместить диаграмму.

  4. Следуйте инструкциям мастера диаграмм, который создает диаграмму на основе доступных таблиц или других источников записей и выбранных полей.

  5. Для просмотра диаграммы, отражающей текущие данные, переключитесь в режим формы или в режим предварительного просмотра.

Пример сводной диаграммы.

Билет №21

Поиск данных с помощью команды «Найти» в MS Access

Выбрав меню ПравкаПоиск (в режиме таблицы или формы).

Билет №22

Поиск данных с помощью команд «Фильтр по выделенному» и «Исключить выделенное» в MS Access

  1. В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы найдите экземпляр значения, которое должны содержать отобранные с помощью фильтра записи.

  2. Выберите все значение или его часть, выполнив одно из следующих действий.

  3. На панели перехода по записям нажмите кнопку Фильтр по выделенному.

  4. Повторяйте шаги 2 и 3, пока не будут получены все необходимые записи.

Примечание. С помощью фильтра можно также отбирать записи, не содержащие выделенного значения. Выделите значение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Исключить выделенное.

Билет №34-36

Работа с отчетами

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Структура отчета

1 . Заголовок отчета и заголовки столбцов сохраняются в макете отчета.

2. Данные поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчета.

3. Данные поступают из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

4. Итоговые значения поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчета.

Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи элементов управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчета.

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Соседние файлы в папке Шпоры + вопросы (5 семестр)