2. Задача логистического подразделения компании.

Успех бизнеса компании в значительной степени зависит от успешной организации работы логистического подразделения. В зависимости от направления специфики бизнеса, задачами логистического подразделения являются:

1. обеспечение необходимого объема производства готовой продукции (закупок);

2. уменьшение себестоимости всех операций (закупка, доставка готовой продукции, расходы на складские операции и т.д.) и, как следствие, снижение себестоимости продукции;

3. обеспечение требуемого уровня сервиса (сервис - своевременная доставка продукции, уровень складских запасов готовой продукции и сырья, уровень запаса запасных частей, резервы по выпуску продукции, география производства распределительных складов).

Укрепленная функциональная структура большинства крупных производственно-торговых компаний имеет следующие основные направления:

1. продажи;

2. обеспечение;

3. финансы;

4. безопасность.

Кроме выше перечисленных подразделений современные компании имеют штат юристов, менеджеров по персоналу, консультантов по различным вопросам, дело - производителей. Все подразделения компании тесно взаимосвязаны между собой единым управлением и технологическим процессами. Например, директор по маркетингу оценил и отстоял свое мнение, что потребность рынка в производственном товаре выше существенных объемов продаж. Чтобы продать в следующем периоде в 2 раза больше товаров, необходимо двукратное увеличение производства, а соответственно увеличение производственных мощностей, объемов поставок сырья, привлекаемых денежных средств (с помощью кредитов, займов, увеличения уставного капитала, лизинг). Таким образом, логистическое подразделение должно работать в тесной связи со всеми подразделениями компании для достижения необходимых бизнес результатов.

В рамках данной работы мы будем рассматривать только задачи и структуру логистического подразделения компании. В структуру отдела логистики входят: группа закупок, группа производственной логистики, группа управления ассортиментом изапасами, группа управления поставками готовой продукции. В случае наличия собственного транспорта, данное автотранспортное подразделение, как правило, подчиняется директору по логистике.

Достакав

Возможны следующие варианты по доставке товара

Собственная автотранспортная компания

Наемный транспорт (транспорт с рынка)

Собственный транспорт

рисунок 2.1

В некоторых компаниях в структуру подразделения логистики иногда входит производственный блок, однако, в рамках настоящей работы технологические вопросы и, соответственно, подразделения рассматриваться не будут.

Жесткая конкурентная среда, высокие издержки на фонд оплаты труда, высокая стоимость аренды офиса, не позволяющая привлекать «лишних» людей. В рамках данного раздела курсовой работы предлагается оценить экономически обоснованные затраты на структуру логистического подразделения, исходя из его планируемой загрузки. Итоговым результатом является описание функционирования сотрудников, необходимых для решения поставленных задач.

С целью грамотного функционирования предприятия необходимо создать структуру логистического подразделения и оценить затраты на ее реализацию.

Рассмотрим функции, выполняемые в процессе закупок.

Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Доставка грузов – это комплекс мероприятий, проводимых после получения продукции к перевозке и до получения ее потребителем. Они включают в себя доставку материалов, их складирование и хранение, а также упаковку и перевозку любым видом транспорта.

Основными участниками системы доставки являются экспедиторы, перевозчики, склады и т. д. Качество работы службы доставки – один из важных факторов успеха предприятия. Существует два основных варианта организации доставки товаров – создание собственного отдела доставки и заключение договора на услуги специализированного посредника (аутсорсинг).

Функция отдела — закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время.

Отдел закупок выполняет следующие функции:

1. Определение потребности в материальных ресурсах структурных подразделений и отделов

2. Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.

3. Обеспечение учреждения всеми необходимыми для его деятельности материальными ресурсами соответствующего качества.

4. Составление сводных таблиц по видам сырья, материалов.

5. Подготовка и заключение в установленном порядке государственных контрактов и договоров с поставщиками.

6. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.

7. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

8. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.

9. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными государственными контрактами и договорами.

10. Организация приемки материально-технических ресурсов на склады учреждения.

11. Организация контроля качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады университета.

12. Организация работы складского хозяйства.

13. Контроль, за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.

14. Планирование и организация следующих мероприятий:

• установление связей как с существующими, так и с перспективными поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества товаров;

• введение практики предпочтительной закупки товаров у поставщиков, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты;

• поиск по каждому виду товара двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию.

Конкретные предложения по функциям и составу логистического подразделения

Для построения организационной структуры логистического подразделения компании можно использовать одну из типовых структур управления: линейную, функциональную, матричную, дивизионную и др. В действительности, существуют самые разнообразные варианты организации службы логистики на предприятии, зависящие от масштабов и специфики деятельности конкретных компаний (ассортимент продукции, техническая сложность, уровень затрат на функциональные области логистики и др.), от степени достигнутой на предприятии внутренней логистической интеграции, от рыночной среды.

В рамках данной работы мы будем рассматривать только задачи и структуру логистического подразделения компании.

Для рассматриваемой Компании N наиболее целесообразно сформировать централизованное логистическое подразделение, при котором все его подразделения , выполняющие отдельные функции (снабжение, сбыт, хранение запасов, перевозки и т.д.), находятся в ведении одного департамента.

.

Структура логистического подразделения компании

Рис. 2.2

Отдел закупка сырья Таблица 2.1

N	Наименование этапа	Описание этапа	Требования к сотрудникам	Показатели по этапу	Возможность автоматизации
1.11 1.	Согласование условий и цен	1.Мониторниг рынка. 2.Поиск и выбор поставщиков. 3. Поиск транспортной компании. 4. Согласование условий и цен.	1.Знание рынка 2. Умение вести переговоры. 3. Лояльность к интересам компании. 4.Мотивированность сотрудника.	1.Соответствие условий и цен прогноза. 2. Быстрота реагирования на изменения на падающем рынке	Невозможна
2.	Расчет стоимости сырья на конечной точке с учетом доставки, перевалки, хранения	Необходимо провести расчет по всем направлениям, от каждого поставщика к каждому потребителю с приведением всех показателей в денежном выражении	1. Наличие аналитического и математического склада ума. 2. Лояльность к интересам компании.	Оперативность при обновлении расчетов при изменяющихся условиях поставки	Частично возможна
3.	Размещение заявки на партии товара	Размещение заявки на покупку сырья у поставщиков и на транспортировку у транспортной компании	Соответствие сотрудника функционалу	Минимальные затраты на покупку и транспортировку сырья	Частично возможна
4.	Анализ полученных результатов и дальнейшая оценка эффективности работы подразделения	Подведение итогов по затратам на покупку и транспортировку сырья	Администрация	Отношение плана затрат к фактическому, процент отклонения объемов поставки от планового.	Частично возможна

Отдел закупок обменивается информацией со всеми подразделениями компании и обеспечивает их необходимыми данными о ценах, наличии товаров, новых поставщиках, новой продукции и технологиях. Это — «улица с двухсторонним движением». То есть отдел закупок имеет обратную связь с поставщиком.

Отдел доставки Таблица 2.2

N	Наименование этапа	Описание этапа	Требование к сотруднику	Показатели по этапу	Возможность автоматизации
1	Планирование доставки	1. Дата поставки 2.Поиск транспортной компании. 3. График движения 4.Согласование условий с транспортной компанией.	1. Знание и учет внешних факторов транспортной среды. 2.Быстрое реагирование на изменение этих факторов	Найти такую транспортную компанию, которая перевезет груз с наименьшими издержками	Частично возможна
2	Организация транспортировки	Знание особенностей погрузки и разгрузки различных грузов	Наличие квалифицированные водители, грузчиков, экспедиторов, диспетчеров	Сохранность груза при погрузке ,разгрузке, транспортировке	Частично возможна
3	Контроль за соблюдением транспортировки	1.Доставка груза в целостности. 2. Доставка в срок.	1. Грамотная речь у диспетчера. 2. Слежение диспетчера за грузом от поставщика до потребителя.	Доставка в срок или с опозданием, сохранность груза.	Частично возможна
4	Анализ результатов по доставке	Выяснение, были ли удовлетворены все условия, связанные с транспортировкой груза.	1.Аналитический склад ума. 2.Администрация	1. Минимальные издержки. 2. Наименьшее время на транспортировку 3.Удовлетворение всех условий.	Частично возможна

Доставка грузов – это комплекс мероприятий, проводимых после получения продукции к перевозке и до получения ее потребителем. Они включают в себя доставку материалов, их складирование и хранение, а также упаковку и перевозку любым видом транспорта. Основными участниками системы доставки являются экспедиторы, перевозчики, склады и т. д.Качество работы службы доставки – один из важных факторов успеха предприятия.

Таблица 2.3

Диспетчерский отдел

N	Наименование этапа	Описание этапа	Требования к сотрудникам	Показатели по этапу	Возможность автоматизации
1.	Получение информации	Получение данных о товаре, который необходимо отправить потребителю	1. Грамотная речь. 2. Слежение диспетчера за грузом от поставщика до потребителя.	Реагирование на поступившую информацию	Частично возможна
2.	Непрерывный контроль за движением груза	Непрерывный контроль за движением транспорта с учетом внешних факторов	1)Профессионализм 2)Ответственность	1)Преодоление транспортом пути без происшествий 2) Качество доставленного груза, удовлетворенность клиента	Невозможна
3.	Учет, руководство и отчетность	1)Ведение диспетчерского журнала; 2)Формирование отчетов и другой технической документации о ходе логистических и производственных процессов; 3)Руководство работы операторов диспетчерской службы; 4)Подведение итогов работы и оценки деятельности подразделения предприятия; 5)Составление установленной отчетности	1) Аналитический склад ума 2)Умение руководить людьми	Отчетная документация	Невозможна

Диспетчерский отдел занимается сбором информации об отгрузках, Своевременным формированием заявок исполнителю,  контролем движения отгруженных товарно-материальных ценностей, контролем доставки в пункты назначения, контролем за перечнем номенклатуры, отгруженных и полученных ТМЦ на каждом промежуточном пункте транспортировки груза, контролем исполнения финансовых обязательств.

Транспортный отдел Таблица 2.4

N	Наименование этапа	Описание этапа	Требования к сотрудникам	Показатели по этапу	Возможность автоматизации
1.	Аудит транспортных операций и претензионно-исковая работа	Отвечают ли транспортные услуги и расценки установленным нормативам	Знание тарифов	Предъявление претензий, связанных с повреждением или потерей груза и в связи с переплатой/недоплатой	Невозможна
2.	Составление графиков выпуска на линию подвижного состава	Планирование и контроль проведения технического обслуживания и профилактического ремонта. Контроль  за выполнением требований по уходу за специализи- рованным транспортом и оборудованием грузопереработки.	Квалифицированные механики	Простой транспортного средства в очереди на погрузку или разгрузку на терминале грузоотправителя	Невозможна
3.	Переговоры о величине тарифных ставок	Переговоры о цене транспортировки. Выбор наиболее выгодного тарифа.	Навыки ведения переговоров (коммуникабельность)	Поиск условий, ведущий к выгоде и грузоотправителя и перевозчику.	Невозможна
4.	Проведение исследований	Проведение исследований и сбор информации, помогающей повысить качество  транспортного  обслуживания	Знание того, как перевозчики в действительности выполняют свои сервисные обязательства.	1) интеграция перевозчика в логистическую цепочку 2) оценка качества перевозчика 3)интеграция  транспортных  служб в единую систему планирования.	Частично возможна

Транспортный отдел является самостоятельным структурным подразделением, взаимодействующий с другими отделами и признаный обеспечивать бесперебойную работу транспортных средств в соответствии с целями и планами компании.

Фонд оплаты труда - суммарные денежные средства предприятия, израсходованные в течение определенного периода времени на заработную плату, премиальные выплаты, доплаты работникам. В состав расходов на оплату труда включаются все расходы предприятия на оплату труда независимо от источников финансирования этих расходов.

Источником средств, направляемых на оплату труда работников предприятия, является доход, полученный в результате их хозяйственной деятельности, а для бюджетных организаций – средства, которые выделяются из бюджетов, а также часть дохода, полученная в результате их хозяйственной деятельности. В некоторых случаях могут быть и другие источники.

Так как в наше логистическое подразделение входят: отдел закупки и отдел доставки, то составим таблицу, в которой рассмотрим затраты, связанные с фондом оплаты труда. Количество сотрудников по каждому направлению деятельности (закупки, обеспечения производства, доставки) определяется с учетом лимита ежедневной загрузки, наличие необходимых требований к специфическим знаниям и опыту, необходимости резерва на случаи болезни и отпусков. Одной из основ устойчивого функционирования подразделения является грамотная мотивация сотрудников. В частности заработная плата должна быть на уровне, существующего на данный момент рынка труда (либо чуть выше).

Рассмотрим затраты, связанные с фондом оплаты труда