Создание форм

Форма позволяет расположить на экране данные, относящиеся к одной записи или строке запроса, в наиболее наглядном виде; при этом форму можно использовать для ввода или корректировки табличных данных. Записи можно просматривать через форму последовательно.

Работа персонала с информационными компьютерными системами часто сводится к заполнению экранных форм, что позволяет избегать ошибок при вводе и не требует специальной подготовки сотрудников.

Для ввода данных можно выбирать типовые виды форм, создавать формы с помощью Мастера форм или использовать Конструктор. Так как создание новых форм с помощью Конструктора сложный процесс, оптимальным вариантом является создание эскиза формы с помощью Мастера форм, и затем его модификация.

На вкладке Формы окна базы данных нажать на строку Создание формы с помощью мастера и выбрать таблицу Поставки в качестве источника. Выбрать все поля этой таблицы.

Рис.5

В последующих диалоговых окнах можно выбрать внешний вид формы и стили оформления. В результате получится форма, показанная на рис.6.

Рис.6

Обычно в форме отображается одна запись. Переход между записями осуществляется кнопками со стрелками в нижней части окна формы. Для изменения формы ее нужно открыть в режиме конструктора. После этого поля можно перетаскивать, изменять их размеры, удалять, добавлять новые и т.д.

Сделаем поле Артикул списковым. Для этого удалим поле Артикул в форме и добавим его вновь, как списковое.

Убедитесь, что на панели элементов нажата кнопка Мастера . Панель элементов можно открыть с помощью кнопки на панели инструментов.

Рис.7

Нажмите кнопку Поле со списком на панели элементов. В форме выберите место, в которое нужно поместить поле со списком. Выберите нужные настройки в соответствии с инструкциями в диалоговых окнах мастера. Последнее окно должно выглядеть как на рис.8.

Рис.8

Создание отчетов

Представление данных в отчете аналогично форме, но в отчет включаются данные из всех записей, он разбит на страницы и полностью подготовлен для печати.

Стандартные отчеты делятся на столбовые и ленточные. В столбцовом каждое поле выводится в отдельной строке (аналогично, как в форме) последовательно друг за другом. В ленточном - каждая запись в отдельной строке. В режиме предварительного просмотра можно в деталях увидеть, как будет выглядеть отчет.

Данные при просмотре или в распечатанном отчете являются статичными. Однако при каждом просмотре или печати отчета выводятся самые последние данные из таблицы отчета или источника данных запроса.

Макет отчета целесообразно создавать с помощью Мастера отчетов, а затем использовать Конструктор.

Мастер отчетов выводит вопросы и формирует отчет на основе ответов пользователя.

Мастер отчетов выводит вопрос о том, на каких таблицах или запросах будет основан отчет и какие поля из этих источников данных должны использоваться. Также выводится вопрос о том, следует ли группировать данные и как выполнять сортировку и обобщение данных. После вопросов о данных мастер отчетов выводит вопросы о внешнем виде отчета: макете, ориентации и выборе одного из шести визуальных представлений. В заключение выводится вопрос о названии отчета и затем на основе полученных ответов генерируется отчет.