Корегування структури існуючого запиту

Допускаються такі процедури:

• Вилучення чи додавання нових таблиць чи запитів у верхню частину конструктора запитів;

• Зміна критеріїв відбору.

Для того, щоб вилучити чи додати нову таблицю чи запит у верхню частину конструктора запитів необхідно виконати наступні дії:

1. Відкрити запит у режимі конструктора.

2. Натиснути кнопку миші у вікні з таблицями та кнопку Отобрать таблицу на панелі інструментів.

3. У вікні Добавление таблицы перейти на вкладку Запросы, якщо для відбору даних із БД додаємо існуючий запит, відбираємо потрібне та натискаємо Добавить.

4. Якщо зв’язки відсутні (або їх потрібно змінити), проводимо зв’язування, перетягуючи поля зв’язку.

5. Якщо потрібно змінити зв’язок, то двічі натискаємо на лінії зв’язку. У вікні Параметры объединения встановити потрібний тип об’єднання, натиснути ОК.

6. Вказати потрібне поле у бланку запиту.

Для вилучення таблиці\запиту із конструктора потрібно виділити та натиснути DEL на клавіатурі.

Для вилучення поля\ів із бланка потрібно виділити та натиснути DEL на клавіатурі. Для виділення поля із бланку запиту виділяють стовпчик – встановлюють показчик миші над полем так, щоб він набув форми чорної стрілочки, потім можна виділити кілька полів, послідовно захвачуючи їх мишкою.

Якщо поле приймає участь в умовах відбору, але виводу на екран не потребує, то знімають прапорець виводу на екран.

Розробка умови відбору

В останніх рядках бланку запиту задають критерії відбору записів із БД. Шляхом комбінування умов можна створювати складні логічні критерії відбору. Якщо умови вводяться в комірки рядка Условие отбора, то окремі умови об’єднуються в одне ціле за допомогою операції логічного множення (И). При записі умов також у рядку ИЛИ отримаємо критерій, який буде являти собою логічний вираз об’єднання виразів у рядку Условие отбора та рядка ИЛИ. Введення умов може бути або з клавіатури або за допомогою побудована виразів. Останній можна викликати із контексного меню, або натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів конструктора запитів.

Специфіка введення виразів у ms Access

Вирази можуть вміщувати дані різних типів-числові, логічні, текстові, дата, тощо. Робота з даними кожного типу при введені виразів має свою специфіку. Для вводу умови пошуку тексту використовують Like, в якому можна задавати частину тексту.

1. Вирази текстового типу завжди пишуть у подвійних лапках. У виразах можуть використовуватись символи шаблону для відбору записів. Вкажемо їх у вигляді наступної таблиці:

Знак	Опис	Приклад
*	Відповідає будь-якій кількості знаків. Може використовуватись як замісник початкових чи завершальних символів	Like “Ас” – пошук слів, що починаються на “Ас” та можуть мати яку завгодно довжину.
?	Відповідає одному символу у виразі	Like “к?рка”- пошук слів, що мають 5 символів, другий символ може бути будь-яким.
[]	Відповідає любому із символів, вказаних у квадратних дужках	Like “б[ае]л”- пошук любих слів -“ бал” и “бел”
!	Відповідає одному будь-якому символу у виразі, окрім вказаних у дужках	Like “б[!ае]л”- пошук слів бил, бул але не бал и бел
-	Відповідає одному символу із діапазону по зростанню (від А до Я)	Like “б[а-е]л”- пошук любих слів – “бал” и “бел”, “бил”
%	Відповідає будь-якому слову чи виразу	Like “% відмінно”- пошук виразів, що завершуються словом “ відмінно”.

Текстові вирази можуть містити оператори відношення >, >, <=,>=, <> і логічні операції. Приклади наведемо у вигляді таблиці:

Вираз	Результат відбору
‘’абрикос’’	Відбір поставок товару ‘’абрикос’’
‘’абрикос’’ OR ‘’персик’’	Відбір поставок товару ‘’абрикос’’ або ‘’персик’’
>= “Л”	Поставка у міста, назва яких починається від Л до Я
Like “C%”	Доставка товарів фірмам, назви яких починаються на “C”
Like “C*”	Відбір дипломантів, прізвища яких починається на літеру “С”
Right([КодЗамовлення],2)=”55”	Відбір поставок замовлень, коди яких закінчуються на 55
Len([Назва]) >VAL(30)	Доставка товарів фірмам, назви яких перевищують 30 символів
Like> “H*” AND <> “П*”	Відбір постачальників прізвища яких починаються з літери “Н” за виключенням “П"

Якщо вираз критерію для деякого поля стає завеликим, то натискають <Shift + F2>, або змінюють масштаб.