7

Відбір та аналіз даних за допомогою запитів

Запит – алгоритмічної обробки даних БД.

Способи отримання даних із бд

Відзначимо наступні способи:

1. Застосування фільтрів;

2. Запити;

3. Створення сторінок доступу до даних.

Найбільш універсальним із них є застосування запитів. Вони дозволяють не тільки відбирати дані із таблиць, але робити обробку та аналіз даних. Запити використовують при створенні звітів, форм.

Поняття і типи запитів

Запит – інструкція на відбір даних із таблиць БД. Наприклад, в БД Борей із таблиці сотрудники відібрати тих , хто є представниками або менеджерами. Умови відбору називають критеріями відбору.

Дані можна відбирати із різних таблиць для створення набору записів та використовувати цей набір для розробки звітів, форм або інших запитів.

MS Access дозволяє:

1. Зберігати запити;

2. Використовувати в запитах формули і вирази на основі значень полів таблиць.

3. Результуючу таблицю зберігати як нову таблицю.

В MS Access використовують запити таких типів:

1. Запит на вибірку, включаючи запити з параметром та підсумкові запити. Запити з параметрами забезпечують введення інформації, яка потому використовується як критерій відбору.

2. Запити на зміну, які включають наступні запити:

1. Запит на вилучення одного або кількох записів із однієї або більше таблиць;

2. Запит на оновлення одного або кількох записів із однієї або більше таблиць;

3. Запит на додавання в кінець однієї або більше таблиць;

4. Запит на створення таблиці на основі запиту. Часто застосовують для архівних таблиць чи для експерта у інші БД.

3. Перехресний запит дозволяє проводити статистичні розрахунки і обчислення по даним одного поля. Результати групуються в комірках відповідних полів БД.

Запит на вибірку

Запити створюються за допомогою конструктора, майстра простого запиту, розроблений фільтр можна перетворити у запит. Усі запити зберігаються. Якщо створюється запит, як основа форми чи звіту, то можна використовувати майстри форм або звіту.

Послідовність дій для розробки запиту:

Спочатку аналізують структуру результуючої таблиці, яка виводиться при виконанні запиту – визначають, які поля із яких таблиць потрібно включити у запит та за яким критерієм будуть відбиратися записи. Якщо потрібно включити розрахункові поля, то визначають дані яких полів потрібно включити у розрахунки.

1. Перейти на вкладку запитів, натиснути на кнопку Конструктор, обрати потрібну таблицю та додати її, та повторити для усіх потрібних для запиту таблиць, після чого закрити вікно Добавление таблиц. Після цього автоматично відкривається вікно конструктора, яке складається із двох частин. У верхній частині розміщується вікно з таблицями, у нижній – розмічений бланк для створення запиту.

2. Для включення поля у бланку запиту необхідно двічі натиснути на імені поля у відповідній таблиці, яка відібрана і розміщена у верхній частині конструктора. Це поле з’явиться у нижній частині і по замовчуванню встановиться прапорець в опції виведення на екран. Якщо у запит включають усі поля таблиці, то натискають мишкою на зірочці в таблиці.

3. В комірці Сортировка можна вказати спосіб упорядкування відібраних записів по зростанню чи по спаданню. Упорядкування можна проводити по кільком полям, послідовно натискаючи на опції Сортировка у відповідних полях та вибираючи із списку (по зростанню чи по спаданню). Якщо порядок сортування вказано для кількох полів, то MS Access спочатку виконує сортування по першому полю зліва. Тому поля слід розташовувати зліва направо у тому порядку, у якому вимагається проведення сортування.

4. Ввести критерії відбору у комірки Условия отбора.

5. Для зберігання запиту можна натиснути <F12>.

6. Для перегляду результатів відбору із БД натиснути кнопку Запуск на панелі інструментів.

7. Для повернення у Конструктор натиснути кнопку Вид.