Техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовой техники (ккт)

Потребитель заключает договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин с центром технического обслуживания в котором приобретена контрольно-кассовая машина или который имеет соответствующий договор с продавцом контрольно-кассовой машины.

Техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовой машины вне ЦТО, где она находится на учете, запрещены. Работники ЦТО обязаны обеспечить гарантийный и послегарантийный ремонт контрольно-кассовых машин в срок не более 36 часов с момента передачи вызова в условиях города, в срок не более 72 часов - в условиях сельской местности, или замену контрольно-кассовой машины в эти же сроки на контрольно-кассовую машину из резерва ЦТО на время ремонта. Контрольно-кассовые машины резерва должны быть зарегистрированы в налоговых органах. В контрольно-кассовых машинах с ЭКЛЗ на время замены используется новая ЭКЛЗ.

Перечень ситуаций, когда машина считается неисправной, приведен в п. 8 постановления Правительства РФ от 30.07.93 N 745 (применяется в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ). Как действовать при той или иной неисправности, определено в пункте 4.5 Типовых правил утвержденных Минфином России от 30.08.1993 N 104.

Ремонт фискальной памяти контрольно-кассовых машин специалистами ЦТО или привлекаемых организаций запрещен. Допускается замена специалистами ЦТО модуля фискальной памяти в соответствии с утвержденным Порядком замены фискальной памяти контрольно-кассовых машин.

Ремонт и разборка ЭКЛЗ запрещены. ЭКЛЗ, замененные или снятые специалистами ЦТО с контрольно-кассовых машин, подлежат передаче пользователям для хранения в соответствии с Методическими указаниями по применению ЭКЛЗ в контрольно-кассовых машинах.

Программирование и перепрограммирование контрольно-кассовых машин производится специалистами ЦТО в соответствии с письменной заявкой потребителя.

Документация при проведении технического обслуживания или ремонта ккт

Данные о проведенном техническом обслуживании или ремонте вносятся работниками ЦТО в паспорт (формуляр) контрольно-кассовой машины.

Для контрольно-кассовых машин с ЭКЛЗ, кроме того, оформляются документы, предусмотренные Методическими указаниями по применению ЭКЛЗ в контрольно-кассовых машинах.

До начала работы по техническому обслуживанию и ремонту контрольно-кассовой машины работники ЦТО обязаны оформить документы, предусмотренные Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (формы КМ-2,КМ-8).

По окончании работы производится:

- передача исправной контрольно-кассовой машины предприятию, которому принадлежит контрольно-кассовая машина,

- выдается квитанция о проведенных работах или вносятся отметки в задание ЦТО;

- делается запись в журнале технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин, который хранится у пользователя ККТ.

Выбор контрольно-кассовой техники и расчет потребности в ней

Наличие контрольно-кассовых машин является обязательным условием розничной торговли и предоставления услуг. Существует несколько вариантов автоматизации розничной торговли, различающихся по уровню сложности программного и аппаратного обеспечения, — от использования простых и дешевых фискальных регистраторов с минимальными функциональными возможностями до компьютерно-кассовых систем, называемых в международной терминологии Point-of-Sale (POS-системы).

Существует несколько классов ККМ, которые отличаются по цене и функциональности. Современные контрольно-кассовые машины представляют собой сложные электронные устройства с множеством функций.

Для организации рабочего места кассира применяются все виды контрольно-кассовых машин: как POS-терминалы и POS-системы, так и фискальные регистраторы. Все эти типы ККМ предназначены для отслеживания продаж, но каждый из них имеет отличительные признаки, которые нельзя игнорировать при выборе контрольно- кассовой техники и регистрация контрольно-кассовой машины. Сложность ситуации заключается в том, то нет единой четкой терминологии, обозначающей виды контрольно-кассовых машин.

Разделение на POS-терминалы и POS-системы есть только в России и связано с особенностями российской нормативной базы в сфере кассовой техники. Основная разница — в размещении фискальной памяти кассы: внутри системного блока в случае POS-терминала, внутри чекового принтера в случае POS-системы.

Аббревиатура POS расшифровывается как point-of-sale, то есть "точка продаж", место у кассы, где и осуществляется собственно покупка. Иногда можно встретить и оборот point-of-service, что тоже, по сути, верно.

POS-терминалами в России называют компьютерную контрольно-кассовую машину с фискальной памятью.

На Западе понятие POS-терминала включает в себя любой компьютеризованный кассовый аппарат, имеющий табло для покупателя, сканер штрих-кода, специальную клавиатуру и другую периферию.

Автономные контрольно-кассовые машины и портативные автономные ККМ, функциональные возможности, которых могут быть расширены только за счет подключения дополнительных устройств: ввода/вывода (например, сканеров штрих-кода или электронных весов), управляемых по размещенным в ККМ программам, используются в небольших магазинах площадью до 300 кв. м, где нет оперативного учета товаров и цен, павильонах, на рынках - то есть организациях с небольшим товаропотоком, в которых нет оперативного количественного учета на компьютерах.

К классу активных контрольно-кассовых аппаратов относится POS-терминал, он внесен в Государственный Реестр как специализированное кассовое оборудование.

Его устройство состоит из таких частей как системный блок, табло для покупателя, денежный металлический ящик, дисплей кассира, специальная клавиатура. Кассовая программа и принтер чеков утверждается государственными органами. POS-терминал — это многофункциональное устройство для всестороннего контроля за процессом продаж.

POS-терминал — аппаратно-программный комплекс, позволяющий осуществлять торговые операции, как обычный кассовый аппарат. POS-терминал имеет интерфейс взаимодействия с пользователем для облегчения поиска нужного товара и получения цены, сроков годности, аннотации и т. д.; формирования фискальных чеков; подсчета сдачи; выполнения различных отчетов.

На российском рынке можно приобрести POS-терминалы, имеющие различную архитектуру построения.

В моноблочных POS-терминалах системный блок и периферийные устройства жестко закреплены в одном корпусе. (компактный вариант — «все в одном»). Такие устройства производят, например, американская фирма NCR (модель 7445 Falcon) и концерн Fujitsu (модель Team Pos 4000). Терминалы этого класса хороши в магазинах со сравнительно невысоким покупательским потоком либо там, где прикассовая зона невелика.

У POS-терминалов с моноблочно-модульной архитектурой часть устройств (обычно клавиатура и дисплей) монтируется на системном блоке, а часть находится отдельно (как правило, принтер чеков). В качестве примера можно привести терминалы Siemens Nixdorf Beetle 20MF, IPC POS-IIS СПР и РО31ВМ4614Р.

Дисперсно-модульные POS-терминалы, такие как Siemens Nixdorf Beetle-MF, IBM 4694F, Omron POS FIT 7000 F, NCR 7453, Fujitsu TeamPos 5000F, "GEG POS Мастер 10ОФ" (последний - от российской Craftway Computers) позволяют не только выбрать те или иные компоненты (клавиатуру, принтеры чеков, дисплеи, денежные ящики и т. д.), но и выполнить фронтальную компоновку кассовой периферии. Это сократит избыточные кассовые места и сэкономит торговую площадь.

Срок службы современного POS-терминала составляет от 6 до 10 лет.

Использование POS-терминалов, не дает той свободы выбора, которая необходима для технического оснащения торгового предприятия при минимизации затрат. Все программное обеспечение сертифицировано для использования с определенным аппаратным комплексом, с которыми внесено в Госреестр по ККМ. Если программа удовлетворяет, но не устраивает терминал, то выхода практически нет, за редким исключением, когда одна кассовая программа внесена в Госреестр для использования на нескольких POS-терминалах. Это позволяет жестко привязать программный продукт к компьютерному терминалу и наоборот, что позволяет диктовать условия потребителям, зная, что законодательство на стороне продавца.

Для супермаркетов, с их интенсивным товарным потоком, идеально подходят автономные POS-терминалы, имеющие возможность работать в компьютерно-кассовой системе магазина, при помощи которой обеспечивается оперативность изменения данных о ценах и количестве товара. Для управления линиями из нескольких POS-терминалов выделяется сервер со специальным программным обеспечением.

Пассивные системные контрольно-кассовые машины имеют возможность работать в кассовой системе, но не могут управлять процессом ее работы.

Пассивные системные ККМ в зависимости от модели и комплектации кассового аппарата могут работать с "1С: Предприятием" в режимах - off-line и on-line.

• Режим работы off-linе (обмен данными между аппаратом и системой учета и

системой управления работой кассовых машин) 

Режим работы ККМ off-line - это режим "сеансового" обмена данными между ККМ и системой учета и системой управления работой кассовых аппаратов. При работе в режиме off-line кассовый аппарат имеет запоминающее устройство, в котором хранит всю номенклатуру товара. Память может быть внутренней памятью самого ККМ, а также памятью, расположенной во внешнем устройстве.

Кассир работает с ККМ, регистрация продаж осуществляется по коду товара с клавиатуры кассы или штрих-коду товара, который передается в кассу со сканера штрих-кодов. При этой схеме несколько кассовых аппаратов могут присоединяться к одному компьютеру. В начале работы системы в память кассового аппарата загружается вся номенклатура товаров и, дальше, по мере необходимости данные о товарах догружаются в ККМ или изменяются по мере необходимости. В конце рабочей смены из касс производится выгрузка данных о продажах в программу.

Данный режим работы кассовых аппаратов идеально подходит для распределенных систем и варианта выездной торговли. В случае, если организация имеет удаленные точки с небольшим количеством кассовых аппаратов, а необходимости иметь систему учета на точке - нет, то можно порекомендовать вести количественный учет продаж с помощью оффлайновых аппаратов.

При активизации системы или расширении номенклатуры товаров производится загрузка памяти кассовых аппаратов через мобильные компьютеры непосредственно на местах или в блоки памяти в центральном офисе. После накопления данных о продажах, с определенной периодичностью, производится выгрузка данных в центральный офис для обработки. Выгрузка также производится на мобильный компьютер, либо в офис забирается блок внешней памяти с данными, а вместо него ставится другой.

При сеансовом обмене данными между филиалом и центральным офисом теряется оперативность данных страдает, но при этом, минимизируются расходы на содержание систем учета на местах. Эта же схема хорошо подходит для выездной торговли. В офисе производится загрузка памяти ККМ, а после возвращения кассы -выгрузка данных в систему учета.

• Режим работы on-line

В режиме on-line (режим оперативного обмена данными между ККМ и системой учета) - несколько касс работают с одним компьютером, а кассир работает только с клавиатурой кассового аппарата и со сканером штрих-кодов.

Есть одно принципиальное отличие от предыдущей схемы - все данные о товарах, после первоначальной инициализации, ККМ оперативно получает из программы и информация о продажах, сформированная кассой, сразу попадает учетную программу. Отсутствует, как таковой, момент загрузки данных в ККМ, так как в него ничего не загружается - вся необходимая информация берется из учетной программы автоматически.

Сфера применения данной модели работы сети ККМ - самая широкая из всех. Система идеально подходит для магазинов с интенсивным товаропотоком, когда в течение рабочей смены поступают новые товары, информацию о которых необходимо оперативно передавать в кассовые аппараты. Наиболее привлекательным в данной схеме - является оперативность поступления данных о продажах и оперативность изменения данных о ценах и количестве товара, если в ККМ ведется контроль остатков.

POS-система основана на специальном компьютере и фискальном регистраторе.

POS-системы - это аппаратные комплексы для автоматизации работы кассиров на базе фискальных регистраторов. В комплект POS-системы входит системный блок компьютера, фискальный регистратор (ФР), POS-монитор кассира, денежный ящик, программируемая клавиатура, карт ридер (card reader) и дисплей покупателя. Все эти составные элементы представляют собой законченное рабочее место кассира.

Компьютерно-кассовые системы с применением фискальных регистраторов наиболее гибкий, функциональный и перспективный вариант автоматизации торговли. По сути, фискальный регистратор - это чековый принтер с фискальной платой.

POS-системы отличаются от POS-терминала тем, что модуль фискальной памяти у POS-системы находится в фискальном регистраторе. У POS-терминала модуль фискальной памяти находится внутри корпуса компьютерного блока. POS-терминалы могут продаваться только с определенными специализированными кассовыми программами, которые вместе с POS-терминалом внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин (ККМ). Для POS-систем не требуется сертификация программного обеспечения, так как все необходимое для фискального учета программное обеспечение (ПО) записано во внутренней памяти фискального регистратора.

Сертификации, в отличие от POS-терминала, подлежит только драйвер, отвечающий за работу с фискальной памятью, который без особых усилий интегрируется в любую кассовую программу. Во-вторых, нет жесткого ограничения по оборудованию, что дает возможность применения какого угодно монитора кассира, дисплея покупателя и клавиатуры, в том числе и тех, что уже использовались предприятием ранее.

В зависимости от спроса и возможностей торгового предприятия подбирается периферийное оборудование, от разработок отечественного производителя до продукции таких известных фирм как "Star Micronics", "Samsung", "Datecs", "Firich".

Технические возможности, которые предоставляют потребителю использование POS-терминала или фискального регистратора на рабочих местах продавцов-кассиров аналогичны.

На сегодняшний день компьютерно-кассовые системы с применением фискальных регистраторов находят все большее и большее применение, с ними автоматизируются и супермаркеты и дискаунтеры, крупные сети АЗС и отдельные станции.

Выбирая ту или иную модель фискального регистратора, следует обратить внимание на следующие параметры: скорость и возможности печати, совместимость модели с необходимым программным обеспечением (ПО), наличие тех или иных функциональных возможностей, размер кассового чека.

Все современные модели фискального регистратора используют матричные или термопринтеры чеков. На предприятиях с большим потоком покупателей (супермаркеты, продуктовые магазины, аптеки), целесообразно устанавливать ФР с термопечатью, которые печатают чеки с высокой скоростью (ФР «ФЕЛИКС–Р Ф» версии 02 с термопечатью печатает чеки со скоростью до 40 строк в секунду, а самые быстропечатающие модели матричных принтеров — не более 3,5 строк в секунду). Единственным достоинством матричных принтеров является то, что напечатанный на них чек дольше хранит информацию.

Главными достоинствами компьютерно–кассовой системы на базе ФР являются:

а) широкие технические и информационные возможности;

б) относительно невысокая цена;

в) легкий ремонт.

Поэтому такие системы являются хорошим выбором для любого предприятия, где проводятся расчеты с большим количеством клиентов, ведется автоматизированный учет большого количества товаров и стремятся сделать свой бизнес максимально управляемым и прибыльным.

Требования, предъявляемые к POS-оборудованию можно разделить на четыре группы: надежность, функциональность, эргономика и внешний вид.

Функциональность зависит от используемого программного обеспечения (кассовая программа). Кассовая программа должно поддерживать все торговые процессы (все операции по приему денег, возврату, сторнирование, различные виды оплаты и т. п.), маркетинговые программы (скидки, бонусы, промоушн-акции и т. п.).  т.е. функциональность и удобство интеграции с кассовым программным обеспечением;

сфера деятельности заказчика (продуктовая розница, непродуктовая, рестораны, фаст-фуд, сфера услуг). В зависимости от области применения могут понадобиться влагонепроницаемые, сенсорные системы, широкоэкранные и т. д.

внешний вид и эргономичность определяется расположением POS-системы на рабочем месте кассира. Используется несколько видов посадки кассиров: фронтальная, классическая, работа стоя (в частности, в магазинах строительных материалов, в гипермаркетах). Но в любом случае требования направлены на то, чтобы наиболее удобно располагать оборудование относительно движения кассира в кассовом боксе — увеличить скорость и качество обслуживание покупателей;

В магазинах в настоящее время рассматривают два стандарта размещения оборудования и посадки кассира — лицом к покупателю (front facing) или классическую посадку (no facing). Обычно для продуктовых магазинов предлагается фронтальное расположение, для непродуктовых — любое.

Все необходимое оборудование — монитор, клавиатура, считыватель магнитных карт, детектор валют, сканер штрих.кода, денежный ящик и POS-весы — располагается непосредственно перед кассиром. Это позволило снизить нагрузку и повысить эффективность его работы и обеспечит компактность оборудования;

соотношение цена/качество:

надежность, скорости работы,

поддержка приобретаемого оборудования гарантийными и дополнительными сервисами, такими, например, как совместная работы кассового программного обеспечения со  специализированными системами видеонаблюдения за действиями кассира.

Например, отчет о количестве чеков, пробитых вручную за смену конкретным кассиром, является очень действенным способом выявления кассиров, которые занимаются подлогом. Частый пример злоупотреблений: кассир (как бы случайно) намеренно выключает питание кассы в момент печатания чека, препятствуя правильному закрытию результатов продаж. Хорошая касса должна быть защищена от этого и программно, и аппаратно».

Расчет потребности контрольно-кассовой техники

При выборе типа и определении количества ККМ для конкретного торгового предприятия необходимо учитывать:

• форму продажи и интенсивность потока покупателей;

• режим работы предприятия и производительность ККМ;

• объём товарооборота ассортимент товаров;

• количество рабочих мест кассиров или продавцов;

• организацию учета продажи товаров и денежных поступлений;

• продажу товаров по коду штрих-коду;

• среднюю стоимость покупки и др.

Если в магазине имеется несколько отделов (секций) и учет продажи и денежных поступлений ведется по каждому отделу, то необходимо использовать многосекционные кассовые машины. Если учет продажи и денежных поступлений ведется в целом по магазину, то необходимо односекционные ККМ. После выбора типа ККМ определяют их количество. Для определения количества кассовых машин руководствуются Примерными нормами технического оснащения предприятий торговли.

Для расчётного определения ККМ для магазинов можно использовать формулу:

µ = с/П,

где: с – среднее число посетителей, сделавших покупку в час наибольшей загрузки торгового зала, чел/ч; П – пропускная способность узла расчета в час, чел/ч.

Пропускная способность узла расчёта контролёра- кассира определяется по формуле:

,

где: К – коэффициент использования рабочего времени контролёра-кассира (К=0,7);

Т – среднее время, затрачиваемое на обслуживание одного покупателя, с;

В- время регистрации одной покупки, с;

О- среднее количество операций, приходящихся на одного покупателя.

При оснащении предприятий торговли кассовой техникой расчетным путем берут во внимание ещё одну резервную машину, (в продовольственном магазине нормами предусматривается резерв машин из расчёта 0,08, а в непродовольственном - 0,05 единицы на каждую электронную кассовую машину, установленную в торговом зале).