3. Принцип устройства электронной контрольно-кассовой машины

Все типы ККМ выполняют примерно одинаковые функции, что и определяет общий принцип их устройства.

Функциональную основу машины составляет блок управления, который организует выполнение операций и работу устройств ККМ по заданному алгоритму. Алгоритм работы ККМ определяется программой, которая хранится в постоянном запоминающем устройстве (ПЗУ). Блок питания (БП) обеспечивает все устройства ККМ требуемыми значениями напряжений. Во многих ККМ, преимущественно портативных, установлен автономный источник питания — аккумуляторная батарея (АКБ).

При моноблочном исполнении ККМ все составляющие ККМ размещены внутри и на корпусе ККМ. На корпусе предусмотрено место для пломбировки ККМ, исключающее бесконтрольный доступ к внутренним устройствам управления и памяти.

К основным функциональным узлам кассовой машины относятся:

1.Блок клавиатуры (БК) предназначен для ввода различных операций программирования и управления работой кассовой машины.

Клавишное поле ККМ имеет цифровые, секционные, функциональные и дополнительные клавиши.

Цифровые клавиши используются для ввода любой цифровой информации: цены товара, суммы наличных денег покупателя, суммы возвратов, величины скидок (надбавок), программирования клише и т. д.

Секционные клавиши или клавиши номеров отделов обеспечивают ввод набранной стоимости товара в соответствующий денежный счетчик отдела.

Функциональные клавиши служат для ввода запрограммированных (фиксированных) цен; аннулирования ошибочных записей на чеках и оформления возврата товаров; регистрации служебных сумм, принятых в кассу (вне продаж товаров) и выданных из кассы; регистрации оплаты покупок различными платежными средствами; проведения заключительных операций по печати чеков, клавиши протяжки чековой ленты и специальные клавиши.

Клавиатура может быть пленочной (когда ее плоскость покрыта специальной пленкой с нанесенными изображениями клавиш) и кнопочной (каждая кнопка - пластмассовая или резиновая - выделена отдельно). Плюс пленочной клавиатуры заключается в том, что вследствие свойств покрывающей пленки подобный кассовый аппарат можно использовать при работе с «агрессивной» продукцией - например, продуктами питания типа рыбы, муки, сырого мяса и т.д., поскольку в таком случае указанная «агрессивная» среда не сможет проникнуть внутрь аппарата и вывести его из строя. Минусом в данном случае является то обстоятельство, что в силу специфики механизма при нажатии на такие нарисованные клавиши необходимо прикладывать определенное усилие.

В свою очередь клавиши на кнопочной клавиатуре легко нажимаемы, но в целом данная часть кассового аппарата в таком исполнении требует к себе более бережного отношения. Основные подгруппы клавиш/кнопок: цифровые, клавиши номеров отделов (секций), протяжки чековой ленты и специальные. Эти подгруппы разделены по цвету и своему месторасположению на клавиатуре. Для экономии места на клавиатурной доске, производители совмещают функции некоторых кнопок - т. е. одно нажатие в данном случае будет иметь разный смысл при условии, что ранее уже была нажата специальная кнопка с определенной функцией либо предварительно машина была переведена в какой-то другой режим работы.

2.Блок индикации (дисплей) служит для показа вводимой в машину информации, визуального контроля результатов исчислений, а также для отражения режима работы ККМ и ее состояния в данный момент. На дисплей отражается не только суммовая информация, номер отдела или код товара, но и выводятся сообщения об ошибках и прочая служебная информация.

Большинство аппаратов имеют два дисплея - для кассира и для покупателя. Некоторые задние дисплеи могут настраиваться и поворачиваться для удобного просмотра покупателем. Лучшие аппараты имеют буквенно-цифровые фронтальные дисплеи, где сверху пишутся буквы, а снизу цифры. Такие дисплеи отображают информацию о продуктах, когда их вносят в аппарат, кроме того, такие дисплеи помогаю в настройке аппарата, т.к. отображают необходимую системную информацию

3.Блок печати (принтер) предназначен для печати кассовых документов: чеков; контрольной ленты; отчетов с гашением (Z-отчет) и без гашения (Х-отчет).

На современных ККМ устанавливают следующие виды принтеров:

• матричный принтер (является довольно распространенным печатающим устройством в ККМ);

• струйный принтер (не получил широкого распространения в ККМ, так как он дороже матричного и на низкосортной бумаге цифры либо расплываются, либо смазываются);

• термопринтер (термопечать) (постепенно завоевывает все большее количество моделей ККМ), достоинством которого является бесшумность работы, высокая скорость печати, простая конструкция, а недостатком — необходимость применения специальной термобумаги.

Принтеры могут быть одинарными и двойными, а также буквенно-цифровыми. Одинарный принтер печатает только на одном листе чековой ленты, который может использоваться как для отчета, так и для покупателей. Не смотря на это, некоторые одинарные принтеры печатают на двухслойной ленте, одна часть которой предназначается для клиента, а вторая используется для отчетности (распечатка для журнала). Двойные принтеры встречаются в более дорогих моделях, они позволяют раздельно распечатывать чеки для покупателей и чеки для отчетности. POS-модели кассовых аппаратов также позволяют печатать на обоих видах чековой ленты символы и буквы, описания PLU, логотип и/или коммерческие сообщения.

PLU (Price Look-Up) - это значения, которые могут программироваться под инвентарь или товары. Это очень полезная функция для быстрого и точного ввода и фиксации, наиболее часто продаваемых товаров. Однажды запрограммированные, они позволяют ввести PLU код (например 331) на клавиатуре и потом нажать кнопку “PLU” - цена продукта и его описание тут же высветится на дисплее. В зависимости от модели аппарата, количество PLU бывает от 12 до 1600. Некоторые модели также позволяют вводить некоторую информацию о товаре и имя каждому PLU. По этому каждый номер PLU может выдавать имя, описание и цену одним нажатием на кнопку.

Чековая лента не является составной частью кассового аппарата, но является стандартизованным под конкретную модель кассового аппарата расходным материалом.

Чековая лента изменяется вместе с совершенствованием принтеров контрольно-кассовых машин.

В настоящее время чековую ленту различают по типу ленты и размерам рулона — ширине, внешнему и внутреннему диаметру. По этим значениям определяется, для каких моделей ККМ применима данная чековая лента. Ширина ленты укладывается в некоторый ряд: 37, 40, 44, 57, 70, 76 мм.

Заправленная чековая лента выходит из ККМ и либо отрывается, либо отрезается специальным ножом ККМ и отдается покупателю при регистрации покупки. Контрольная лента отпечатывается принтером и остается в ККМ, наматываясь на специальную катушку подмотки. По завершении ее снимают с катушки, подписывают и хранят в соответствии с установленными требованиями.

Основные типы чековой ленты, используемой в настоящее время: однослойная чековая лента — изготавливается из обычной проклеенной офсетной бумаги. Эту ленту применяют как в качестве чековой, так и в качестве контрольной ленты. Однослойная лента считается классической чековой лентой — раньше все ККМ работали на такой ленте. Она применяется для струйных и матричных принтеров;

двухслойная (капиллярная) чековая лента — изготавливается из тонкой специальной бумаги, сложенной в два слоя: внешнего и внутреннего. При работе принтер ККМ печатает чек на внешнем слое, как обычно.

Внешний слой двойной ленты выходит из ККМ, отрывается и отдается покупателю в качестве чека.

На внутреннем слое проступает оттиск чека и формируется контрольная лента, которая остается в ККМ и наматывается на катушку.

Данный тип ленты используется только для матричных принтеров. Изображение на внутреннем слое появляется не от соприкосновения с красящей лентой принтера ККМ, а вследствие особого свойства бумаги с нанесенным полимерным покрытием, которое темнеет в месте контакта с иголками принтера.

Бумагу, изображение на которой проступает вследствие давления, называют тензобумагой или капиллярной бумагой. Наличие двух капиллярных слоев в ленте позволяет работать вообще без картриджей и исключает все связанные с ними проблемы. Использование такой бумаги позволяет увеличить скорость печати чека и сэкономить на картриджах;

В термопринтерах ККМ применяется специальная бумага - термолента. Она имеет термочувствительный слой, который темнеет при нагреве. Особое внимание следует обращать на хранение контрольных лент из термобумаги. Их необходимо хранить в прохладном, защищенном от прямого света месте. Термобумага бледнеет со временем (в течение 1-3 лет),

4. Блок автоматической памяти (БАП) обеспечивает запись, переработку, хранение и выдачу введенной информации. Память машины представлена следующими узлами: оперативно-запоминающее устройство (ОЗУ); блок фискальной памяти (БФП) и репрограммируемое запоминающее устройство (РПЗУ).

Оперативно-запоминающее устройство (ОЗУ) предназначено для приема, переработки, хранения и выдачи всей оперативной информации, вводимой в ККМ в течение каждой рабочей смены. Устройство состоит из системы различных счетчиков, ведущих учет данных в суммовом и количественном выражении по различным направлениям:

•по секциям и в целом по кассовой машине;

•общей сумме проданного товара и по видам товаров;

•рабочим периодам (по сменам, по рабочим часам, а также по дням и месяцам);

•видам операций;

•кассирам и т. д.

По функциональному назначению счетчики ОЗУ имеют денежные суммирующие, контрольные и операционные регистры.

Денежные суммирующие регистры могут быть двух видов: денежные, регистрирующие суммы, связанные с реализацией товаров и услуг; денежные, не связанные с реализацией товаров и услуг.

Кроме этих основных счетчиков, по которым определяется выручка по кассе за смену, в ККМ могут быть и другие, одновременно ведущие учет вводимых сумм отдельно по проведенным операциям. К ним относятся счетчики:

•ведущие учет запрограммированных товаров;

•ведущие учет суммы торговых скидок и надбавок к ценам товаров;

•суммирующие возвращенные покупателям денежные суммы;

•суммирующие аннулированные суммы (ошибочно отпечатанные суммы) и др.

При наличии у кассовых машин функций регистрации оплаты товаров по безналичному расчету в машине имеются отдельные счетчики, регистрирующие оплату по разным платежным средствам: личные, в кредит, по чеку, по счету.

Денежные счетчики, не связанные с реализацией товаров и услуг, имеют только те ККМ, которые выполняют функцию регистрации служебных сумм. Таких счетчиков у кассовой машины может быть не менее двух: первый учитывает принятые в кассу служебные суммы; второй - выданные из кассы служебные суммы (из денежного ящика).

Показания всех счетчиков, ведущих учет денежных сумм в течение каждой рабочей смены, снимаются обязательно дважды за рабочую смену:

•перед началом ее работы (в режиме X с выводом Х-отчета);

•после окончания работы (в режиме Z с выводом Z-отчета).

По показаниям счетчиков после окончания рабочей смены по Z-отчёту определяются итоги работы (выручка) по кассе и по каждому кассиру.

Одновременно со снятием показаний счетчиков за прошедшую смену эти данные автоматически обнуляются.

Таким образом, подсчет выручки и других данных с начала смены начинается с «нуля» и показания сменных счетчиков на начало смены будут нулевыми. Обнуленные после окончания смены данные о выручке не исчезают, они переходят на главный суммирующий счетчик кассовой машины, в блок фискальной памяти ККМ.

К контрольным счетчикам относятся счетчики Х-показания и Z-гашения, которые служат для контроля за операциями, проводимыми с суммирующими денежными счетчиками.

Показания счетчиков X и Z будут печататься на соответствующих Х- и Z-отчетах и увеличиваются на единицу после каждого нового вывода соответствующего отчета. Емкость контрольных счетчиков -четыре разряда. После заполнения полной их емкости (9999) кассовая машина блокируется.

У некоторых ККМ (например АМС-100 Ф) показания счетчиков X и Z соответствуют номеру контрольной ленты и одновременно увеличиваются на единицу после вывода контрольной ленты на печать в режиме «Гашение».

Таким образом, контрольные счетчики позволяют предупредить несанкционированный доступ к памяти ККМ и предотвратить злоупотребления с денежными суммами.

Операционные счетчики регистрируют количество операций, производимых кассиром в своем рабочем режиме. Операционные счетчики могут считать:

•количество напечатанных (оплаченных) чеков и покупок;

•число обслуженных покупателей;

•массу проданного товара с запрограммированной ценой;

•количество торговых скидок и надбавок;

•количество возвратов денежных сумм покупателям;

•число аннулирований ошибочных записей на чеках;

•количество оплат за наличный и безналичный расчеты, в том числе по видам оплат;

•число операций по вводу (выводу) служебных сумм и др.

К операционным счетчикам относятся также нумераторы чеков. Наличие нумераторов и их показаний, отпечатанных на чеках и контрольной ленте, позволяет проверить достоверность отпечатанных на чеках данных (в случае возврата товара, чека и т. д.).

Показания операционных счетчиков выводятся на Х-отчеты и Z-отчеты вместе с показаниями суммирующих счетчиков и после окончания каждой смены автоматически обнуляются.

Денежные суммирующие, контрольные и операционные счетчики являются счетчиками по приему, переработке и хранению оперативной информации, связанной с реализацией товаров. Показания указанных счетчиков изменяются каждую рабочую смену и служат основанием для выявления реальных данных о выручке кассовой машины и о произведенных операциях за смену. Все данные о выручке за рабочую смену, накопленные на суммирующих денежных счетчиках, после окончания каждой рабочей смены сбрасываются на главный суммирующий счетчик кассовой машины - на фискальную память (ФП).

Фискальная память (ФП) - это денежный счетчик, который накапливает данные о выручке ККМ от смены к смене.

Блок фискальной памяти обеспечивает некорректируемую, ежесуточную (ежесменную) регистрацию и долговременное энергонезависимое хранение итоговой информации о денежных расчетах, проведенных на ККМ, необходимой для правильного исчисления налогов.

Эти данные не могут быть обнулены, а могут быть только прочитаны (сняты) налоговым инспектором. ФП в виде платы помещается под пломбируемым кожухом кассовой машины. В случае заполнения емкости накопителя ФП ее заменяют на новую. Информация, накопленная в фискальной памяти, должна сохраняться в течение шести лет с момента фискализации кассовой машины, т. е. снятия с нее показателей.

Для контроля за доступом к фискальной памяти в составе блока ФП имеется контрольный счетчик «Фискальный» (Ф), который считает количество снятий показаний с накопителя ФП. Данные контрольного счетчика Ф так же, как и данные, накопленные в самой фискальной памяти, не обнуляются и доступны только налоговому инспектору.

В фискальной памяти хранится регистрационный номер ККМ, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), заводской номер ККМ, пароль налогового инспектора.

Кроме счетчиков ОЗУ (оперативно-запоминающего устройства) и БФП (блока фискальной памяти), в составе блока автоматической памяти имеется устройство, которое позволяет «запоминать» введенные и запрограммированные данные - это репрограммируемое запоминающее устройство (РПЗУ).

Репрограммируемое запоминающее устройство (РПЗУ) предназначено для хранения всех запрограммированных значений:

•цен;

•электронных ключей защиты;

•текущей даты, времени, номера кассиров и данных клише ККМ.

Наличие запрограммированных данных в РПЗУ кассовой машины и контрольных счетчиков позволяет предотвратить несанкционированный доступ к хранящейся в ККМ цифровой информации. Решению этих же задач в ККМ служат замки и ключи.

Система идентификации сотрудников. Большинство моделей кассовых аппаратов имеют систему безопасности ID клерк. Она позволяет кассирам (продавцам) иметь свои личные ID номера, позволяющие им регистрироваться и работать с кассовым аппаратом. Число ID номеров варьируется от 6 до 18. Эта система используется для отслеживания и отчетности продаж каждого работника. Некоторые модели кассовых аппаратов позволяют присваивать номерам ID буквенно-цифровые описания

В государственном реестре находятся модели контрольно-кассовой техники, оснащенные кроме фискальной памяти еще и дополнительным блоком ЭКЛЗ (Электронная контрольная лента защищенная) осуществляющим криптографическую подпись каждого пробиваемого на кассе чека.

Понятие об электронной контрольной ленте защищенной (ЭКЛЗ), назначение и краткая характеристика

С 1 июля 2004 г. ГМЭК приняла решение о переходе на ККМ с использованием ЭКЛЗ (протокол заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) по контрольно-кассовым машинам от 25.06.02 №4/69-2002). Замена ККМ на новые, уже снабженные этим устройством, будет проходить постепенно.

Устройство ЭКЛЗ разработано Федеральным агентством правительственной связи и информации (ФАПСИ) для ККМ и призвано защитить их от несанкционированного доступа и коррекции выручки.

Электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) представляет собой энергонезависимое устройство, встраиваемое в машину и защищенное от коррекции памяти. Оно обеспечивает регистрацию и долговременное хранение информации о каждом из проведенных денежных расчетов с использованием ККМ. В память ЭКЛЗ будут заноситься данные кассового документа (чека, отчета), в том числе сумма, дата, время операции, идентификатор отдела, секции, товара, а также тип кассовой операции (продажа, возврат), код кассира-операциониста и закодированная контрольная сумма документа.

Этим устройством должны быть в обязательном порядке оснащены новые и используемые ККМ в случае их регистрации и перерегистрации.

Остальные ККМ, находящиеся у потребителей, могут использоваться без внедрения ЭКЛЗ до истечения нормативного срока амортизации (до 7 лет).

Монтаж, замена ЭКЛЗ у пользователей при ее заполнении, при перерегистрации в налоговом органе или при неисправности производится специалистами ЦТО.

Пользователи ККМ обязаны обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение 5 лет с момента снятия ее с ККМ.

Использование ККМ с наполненной ЭКЛЗ будет невозможно, поскольку при получении из нее кода ошибки, свидетельствующего о заполнении

ЭКЛЗ, ККМ блокирует выполнение практически всех функций аппарата, за исключением некоторых (отчет по закрытиям смен в диапазоне дат и номеров смен, итоги смен по номеру смен и др.).

Контрольно-кассовые машины, в которых реализована возможность функционирования ЭКЛЗ, могут продаваться и перепродаваться либо с неактивированной ЭКЛЗ, либо без нее. Не допускается продажа ККМ с активированной ЭКЛЗ.

Электронную контрольную ленту защищенную можно будет использовать вторично после истечения обязательного срока ее хранения.

Срок эксплуатации ЭКЛЗ — до полного заполнения памяти. Наименование ККМ, в которой реализована возможность функционирования ЭКЛЗ, должно заканчиваться специальным буквенным обозначением «К».

Принципиальное отличие модели контрольно-кассовой техники, оснащенной дополнительным блоком ЭКЛЗ от уже имеющейся в ККМ фискальной памяти в том, что фискальная память фиксирует только суточную выручку (в момент проведения Z -отчета), а блок ЭКЛЗ - каждую покупку (при каждом закрытии чека).

Несмотря на свою полезность, ЭКЛЗ имеет как положительные, так и отрицательные стороны:

Положительные стороны ЭКЛЗ: внедрение ЭКЛЗ направлено на предотвращение обнуления денежных счетчиков ККМ. Сам блок ЭКЛЗ, в отличии от фискальной памяти, обладает повышенной защищенностью от изменения содержащихся в нем данных.

Кроме этого, контрольные кассовые ленты, которые должны храниться у владельца кассового аппарата не менее пяти лет после последнего отчета в органах Государственной Налоговой Инспекции (ГНИ) в виде бумажных рулонов, теперь будут находиться в «электронном» виде, что экономит место и обеспечивает надежность хранения подотчетных контрольных лент.

Отрицательные стороны ЭКЛЗ: стоимость блока ЭКЛЗ определяется заводом-изготовителем плюс работа по установке в ККМ, при этом нужно оформить соответствующие документы и предоставить их вместе с кассовым аппаратом в ГНИ для активизации ЭКЛЗ. Многим владельцам ККМ придется снимать с учета в ГНИ старый кассовый аппарат, покупать новый уже с блоком ЭКЛЗ (с индексом «К») и снова ставить его на учет. Не в каждый кассовый аппарат можно встроить блок ЭКЛЗ, поэтому часть аппаратов, уже имеющихся у владельцев удалены из реестра, тем самым запрещены к регистрации и перерегистрации.

Менять ЭКЛЗ в Центре технического обслуживания (ЦТО) нужно как минимум ежегодно. Иначе кассовый аппарат будет автоматически заблокирован. При этом не имеет значения, пробивали ли вы чеки или касса весь год пылилась в подсобке.

Более того, при интенсивной работе кассы лента может заполниться быстрее, чем за год. В этом случае придется покупать новое устройство досрочно.

5. Механизм ключей и замков (МКЗ) предназначен для включения ККМ и перевода ее в, рабочие режимы: «Регистрация», «Показания», «Гашение», «Фискализация», «Программирование», «Отключение».

«Регистрация» - это рабочий режим кассира, в котором происходит обслуживание покупателей и печать кассовых чеков.

«Показания» - получение Х-отчета без обнуления. Операция выполняется обязательно перед началом каждой рабочей смены или при необходимости в любое время работы кассовой машины.

«Гашение» - получение Z-отчета с обнулением. Операция выполняется после окончания каждой рабочей смены.

«Фискализация» - получение данных с накопителя фискальной памяти. Операция выполняется только представителями налоговых служб.

Под фискализацией ККМ понимается специальная процедура программирования ККМ, во время которой активизируется (включается) фискальная память ККМ. Фискализация ККМ может производиться только Центрами технического обслуживания (ЦТО) один раз (ФП не может быть выключена).

Фискализация ККМ производится при вводе ККМ в эксплуатацию и после ремонтов ФП ККМ.

При фискализации устанавливается пароль на доступ к ФП налогового инспектора. Контрольно-кассовые машины, прошедшие процедуру фискализации, печатают на каждом чеке или отчете либо специальный значок, либо сообщение «Чек фискальный». ККМ, не прошедшие режим фискализации, печатают на каждом чеке или отчете сообщение «Не фискальная операция», или подобное сообщение.

«Программирование» соответственно служит для программирования администратором (механиком) необходимых параметров при эксплуатации ККМ.

В режиме «Программирование» можно ввести:

•виды выполняемых работ;

•предельную емкость вводимой, цены товара;

•количество и наименование работающих секций;

•номер (шифр или фамилия) работающих кассиров;

•содержание клише ККМ и т. д.

Перевод ККМ в соответствующий рабочий режим осуществляется с помощью замка режимов и номерных ключей или с помощью ввода программных паролей защиты.

В активных системных контрольно-кассовых машинах установленные программы должны соответствовать Перечню пакетов прикладных программ, утвержденному решениями Государственная межведомственная экспертная комиссия (ГМЭК).

Наличие механического режимного замка (переключателя), а также паролей защиты ключей ККМ предотвращает доступ посторонних лиц к рабочим режимам машины, сохраняет, таким образом, накопленную в кассовой машине информацию и предупреждает злоупотребления с денежными суммами.

Наряду с вышеуказанными узлами ККМ имеет блок питания, блок сетевого фильтра, силовой трансформатор, денежный ящик, корпус, кожух и другие узлы и детали.

4. Порядок регистрации контрольно-кассовой техники, требования к фискальной памяти, порядок доступа и получения фискального отчета, его реквизиты.

В соответствии со ст. 4 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, прежде чем осуществлять наличные расчеты, должен зарегистрировать ККТ в налоговом органе по месту

своей постановки на учет.

Согласно ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) местом нахождения организации является место его государственной регистрации, местом жительства физического лица — место, где это физическое лицо постоянно или преимущественно проживает. Если организация состоит на налоговом учете в одном регионе и имеет обособленные подразделения (торговые точки) в других регионах, то все используемые ККМ этой организации согласно действующему законодательству о ККМ должны быть зарегистрированы в налоговом органе по адресу, указанному в учредительных документах организации, т.е. по месту учета.

Порядок регистрации установлен Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 года N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями".

В Федеральной налоговой службе Российской Федерации проводятся регистрация, перерегистрация и снятие с учета ККМ, фискализация ККМ, выдача Карточки регистрации ККМ.

Для регистрации ККМ необходимы следующие документы:

1. заявление владельца по установленной форме. В заявлении должны быть указаны вид объекта торговли и вид деятельности организации, (Для предпринимателей — с отметкой об отсутствии задолженностей). Выдается в отделении ИФНС;

С 1 января 2012 года вводятся в действие новые формы заявления и карточки регистрации ККТ Согласно приказа ФНС России от 21.11.2011г. № ММВ-7-2/891 "О внесении изменений в Приказ ФНС России от 09.04.2008г. № ММ-3-2/152 «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники», в новой редакции изложены приложения, предусматривающие форму заявления о регистрации ККТ, а также форму карточки регистрации ККТ.

Заявление о регистрации ККТ (перерегистрации или снятии с регистрации ККТ) состоит из титульного листа и двух разделов, в которых отражаются сведения о пользователе ККТ, прилагаемых к заявлению документах, заявленной модели ККТ и адресе места ее установки. Карточка регистрации дополнена новыми строками, для отражения, в частности, сведений о платежном терминале (банкомате), а также марке-пломбе.

Новые формы заявления о регистрации ККТ и карточки регистрации ККТ вступают в силу с 01.01.2012 года.

При регистрации ККМ у владельца проверяются наличие задолженности перед бюджетом и своевременность представления бухгалтерской отчетности.

2. свидетельство о регистрации предприятия для уточнения реквизитов, сроков регистрации предприятия и др.;

3. доверенность на право регистрации ККМ в налоговом органе ИФНС, оформленную в установленном порядке (ст. 185 ГК РФ), если регистрацию ККМ будет осуществлять не руководитель организации и не гл. бухгалтер, а любой другой сотрудник организации и для представителей ИП - нотариально заверенная доверенность;

4. документ, удостоверяющий личность;

5. договор на Обслуживание ЦТО, (оригинал и копия). Предварительно заключается с ЦТО;

6. Технический паспорт ККМ;

7. Паспорт на электронную контрольную ленту запоминающую (ЭКЛЗ);

8. Паспорт версии ККМ + ксерокопия;

9. Дополнительный лист к паспорту версии ККМ + ксерокопия (п.п. 6-9 входят в комплект ККМ, заполняются представителем ЦТО при заключении договора);

10. Журнал кассира-операциониста, прошнурованный, пронумерованный, скрепленный подписями и печатью организации (форма КМ-4). Налоговый инспектор заверяет журнал подписью и штампом налогового органа, ставит дату фискализации ККМ;

11. Журнал учета вызовов технических специалистов, прошнурованный,

пронумерованный, подписанный (форма КМ-8);

11. Договор аренды помещения или свидетельство на право собственности помещения,

где будет установлена ККМ. (оригинал и копия.);

11. Наличие на корпусе ККМ средств визуального контроля — объёмные голограммы

    • («Государственный реестр 200…»- четыре цифры обозначают год реализации

ККМ генеральным поставщиком, идёт в комплекте с ККМ;

• «Сервисное обслуживание 200…»-четыре цифры обозначают текущий год, в

котором ККМ поставлена на сервисное обслуживание в ЦТО, устанавливается при заключении договора с ЦТО);

11. Самоклеящиеся марки-пломбы. Устанавливаются представителем ЦТО при регистрации в ИФНС.

Порядок фискализации контрольно-кассовой машины

При осуществлении фискализации контрольно-кассовой машины налоговые органы могут применять следующие варианты:

1. в назначенный день для фискализации ККМ приглашают в налоговую инспекцию по месту нахождения организации — владельца ККМ должностное лицо организации и кассира-операциониста, которые согласовывают присутствие специалиста ЦТО, с которым заключен договор на техническое обслуживание и ремонт ККМ, и доставляют ККМ, предназначенные для фискализации и регистрации;

2. государственный налоговый инспектор выезжает для фискализации ККМ на место их установки, если организацией предъявлено к регистрации большое количество ККМ, где также обязательно присутствие представителя администрации, кассира-операциониста и специалиста ЦТО.

Государственный налоговый инспектор должен проверить у представителя обслуживающей организации документ, удостоверяющий его личность как специалиста ЦТО.

Государственный налоговый инспектор проверяет: представленные для регистрации ККМ документы;

достоверность изложенных в заявлении на регистрацию данных (модель ККМ, заводской номер, год выпуска, адрес места установки);

проверяет приобретение ККМ: в паспорте должны быть запись продавца с обязательным указанием даты продажи ККМ и круглая печать продавца.

Днем регистрации ККМ считается день ввода пароля налогового инспектора. С этого дня контролируется включение фискальной памяти ККМ.

Государственный налоговый инспектор записывает пароль доступа к фискальной памяти зарегистрированной ККМ в Журнал паролей, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью руководителя и печатью налогового органа.

Одновременно в налоговой инспекции при регистрации ККМ заверяется Книга кассира-операциониста на данную ККМ.

Книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Государственный налоговый инспектор заверяет Книгу подписью, штампом налогового органа и ставит дату фискализации ККМ, технический паспорт на подлежащую регистрацию ККМ, договор на техническое обслуживание ККМ и ее ремонт. Кроме указанных документов проверяется наличие средств визуального контроля: голограмм «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание».

Допускается передача ККМ в аренду, но арендатор должен зарегистрировать ККМ по месту регистрации предприятия, убедившись в том, что ККМ снята с учета по прежнему месту регистрации.

Сотрудник налоговой службы оформляет Карточку регистрации ККМ и подписывает ее у руководителя (заместителя руководителя) инспекции в день фискализации или в следующий приемный день, но не позднее 5 дней с момента получения пакета документов. При этом он выдает организации Карточку регистрации контрольно-кассовой машины в налоговом органе, в которой указывается место установки, и возвращает Книгу кассира-операциониста, паспорта на регистрируемые ККМ и договор о техническом обслуживании и ремонте с центром технического обслуживания (ЦТО).

Под техническим обслуживанием (ТО) ККМ понимается комплекс мер, осуществляемый уполномоченными лицами, направленными на поддержание контрольно-кассовой техники (ККТ) в исправном состоянии и эксплуатацию ККТ в соответствии с действующим законодательством. ТО и ремонт ККТ имеют право выполнять только уполномоченные организации — Центры технического обслуживания ККТ.

Эксплуатация ККМ без договора с ЦТО запрещена действующим законодательством. Если предприятие не выполняет условия договора с ЦТО, то он расторгает договор и уведомляет об этом налоговую инспекцию. С момента расторжения договора пломбир, которым опечатан кассовый аппарат, считается недействительным. Налоговая инспекция предупреждает об этом предприятие. Если предприятие после расторжения договора с ЦТО продолжает использовать ККМ при расчетах с населением, то налоговые органы применяют штрафные санкции.

Специалист ЦТО:

проверяет исправность и работоспособность ККМ;

при возникновении мелких неисправностей устраняет их на месте;

проверяет заводской номер ККМ, идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

опечатывает ККМ своим пломбиром;

проверяет соответствие программного продукта (для активных системных ККМ);

заполняет в паспорте раздел «Ввод в эксплуатацию», заверяет его своей подписью с указанием номера удостоверения и скрепляет оттиском пломбира;

программирует и перепрограммирует ККМ;

ежегодно устанавливает голограмму «Сервисное обслуживание» и выдает акт технического состояния ККМ; На ежегодную проверку исправности (установку голограммы сервисного обслуживания) отпущен первый квартал каждого года. Отсутствие голограммы на кассовом аппарате может быть расценено проверяющими, как неисправная контрольно-кассовая машина

предоставляет подменную ККМ, принадлежащую ЦТО ККМ и зарегистрированную на него в качестве подменной. Подменная ККМ предоставляется владельцам ККМ в пользование на время ремонта их ККМ в ЦТО. Передача подменной ККМ в пользование владельцу не сопровождается ее регистрацией в налоговых органах;

устанавливает электронную контрольную ленту защищенную (ЭКЛЗ);

в процессе активизации фискальной памяти специалист ЦТО в режиме налогового инспектора вводит ИНН, регистрационный номер и, если необходимо, номер ККМ. В дальнейшем при формировании чека ККМ эти данные берутся из фискальной памяти. Таким образом, исключается использование ККМ другими организациями или предпринимателями;

выдает паспорт эталонной версии модели ККМ.

Убедившись в исправности ККМ, правильности написания всех реквизитов организации на чеке, в нормальной работе блока фискальной памяти, государственный налоговый инспектор к заявлению организации прилагает кассовый чек, на котором должны быть отражены следующие реквизиты:

- название организации — владельца ККМ;

- ИНН;

- полный заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время фискализации;

- стоимость;

- признак фискального режима.

Общие требования к эксплуатации и технике безопасности при работе с контрольно-кассовых машинами

Правилами установлено, что ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание ККМ должны производиться ЦТО. При вводе в эксплуатацию кассовых терминалов необходимо присутствие программиста и кассира-операциониста.

Каждая кассовая машина, поступающая в торговую организацию, должна иметь шильдик (металлическую табличку), закрепленный на кожухе. Шильдик содержит следующие сведения: тип кассовой машины и заводской номер, который указывается на маркировочной табличке, в паспорте и упаковочном листе ККМ, а также печатается на всех кассовых документах.

К работе на ККМ допускаются лица, освоившие правила их эксплуатации в объеме технического минимума, с которыми заключается договор о материальной ответственности.

Кассиры, допущенные к эксплуатации ККМ, должны хорошо знать устройство кассовых машин, на которых они работают. Электронные кассовые машины требуют квалифицированного обращения и ухода, поэтому к работе на них допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, прошедшие специальное обучение и имеющие удостоверение на право их эксплуатации.

Места, где устанавливаются ККМ, должны быть оборудованы в соответствии с требованиями эксплуатационной документации и действующими нормативами. В частности, рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения ККМ с токоведущими устройствами. Включать ККМ следует только через розетку с заземлением.

Подготовка кассовых машин к работе

1. Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных ККМ и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электронщика. Специалист должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявить его руководству торгового предприятия.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

2. Специалист по ремонту кассовых машин после опробования машины в работе оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте. Он обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

3. До включения кассовых машин в действие замок должен быть; закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора торгового предприятия. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации - налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному для проведения проверки.

4. На кассовую машину администрация торгового предприятия заводит Книгу кассира-операциониста по форме № 24, которая должна быть прошнурована и скреплена подписями налогового инспектоpa, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако Книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета (форма № 25).

5. При установке кассовых машин на прилавках магазинов Книга кассира-операциониста ведется по сокращенной форме № 24-а.

6. Допускается ведение общей Книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т. д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины; показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и др.) и заверяются подписью представителя администрации торгового предприятия. Все записи в Книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Все внесенные в Книгу исправления должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

7. Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

8. Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора магазина или старшего кассира все необходимое для работы (ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, сумму наличных денег для начала работы, разменную монету и купюры денег в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, запасные рулоны чековой и контрольной лент) под подпись.

Директор торгового предприятия либо его заместитель обязан:

•открыть замок привода и счетчиков машин и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в Книгу кассира-операциониста за предыдущий день;

•убедиться в совпадении показаний и занести их в Книгу за текущий день на начало работы и заверить своей подписью;

•оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков заверить подписью и закрыть замок показаний денежных счетчиков;

•выдать кассирам ключи от замка привода машины;

•дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.);

•обеспечить кассира разменной монетой и купюрами денег в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующего цвета и размера;

•дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

Кассир обязан:

•проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты;

•включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

•напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;

•нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

•протереть кожух тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.

Перед началом эксплуатации ККМ проводится программирование необходимых параметров машины (данных клише, разрядности вводимых сумм, числа и идентификаторов работающих секций и др.).

Если ККМ не переводится в режим «Регистрация», кассир должен выяснить причину и устранить ее. Если все попытки по устранению неисправности не перевели ККМ в рабочее положение, следует доложить об этом администрации организации и сделать запись о характере поломки в Журнале вызова технического механика из Центра технического обслуживания (ЦТО). После устранения неполадок в ККМ администратор в присутствии кассира выводит на печать Х-отчет в начале работы или Z-отчет в конце работы. Кассир и администратор подписывают только что полученный Х-отчет и приступают к оформлению начала контрольной ленты (число, время начала работы, тип и номер ККМ).

Контрольная лента является важнейшим документом в организации контроля за полнотой учета наличных денег, поступающих в кассу в течение рабочей смены. Контрольная лента должна обязательно применяться и правильно оформляться в начале и конце каждой рабочей смены.

Организация расчетов с покупателями в торговой организации зависит от применяемого метода продажи товаров. Кассиры-операционисты должны осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип ККМ и соблюдать порядок ведения кассовых операций и правила расчета с покупателями.

Перед началом работы кассир-операционист получает под роспись все необходимое для работы на ККМ (ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, сумму наличных денег для начала работы, разменную монету, запасные рулоны чековой и контрольной лент).

Кассир-операционист перед началом работы на ККМ обязан: проверить исправность блокирующего устройства, заправить чековую и контрольную ленты;

включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

напечатать два-три чека без обозначения суммы в целях проверки четкости печатания реквизитов;

нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету; установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.

В процессе обслуживания покупателя кассир-операционист обязан определить общую сумму покупки и назвать ее, получить от покупателя деньги за товары и выполнить следующее:

четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у покупателя;

напечатать чек;

назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Запрещается предлагать покупателю вместо сдачи какие-либо товары или требовать от него самому разменять их.

В современных условиях кассир в качестве оплаты может принимать и безналичные платежные средства (если ККМ такие функции выполняет): банковские расчетные чеки (отдельные бланки установленного образца) и именные чековые книжки с отрывными чеками. Принимаемые документы должны иметь все необходимые реквизиты, подтверждающие их подлинность. Оплата может производиться в кредит - через клавиатуру и с помощью кредитной карточки, которая содержит все необходимые данные для расчетов за товар. При оплате товара кредитная карточка вставляется в щель системного кассового терминала, имеющего связь с банком. Банк после подтверждения платежеспособности покупателя (владельца) кредитной карты списывает указанную сумму со счета своего клиента. После чего кредитная карта с покупкой возвращается владельцу.

В случае возникновения спора с покупателем по вопросу правильности произведенного с ним расчета работу на машине следует приостановить и вызвать администратора (по установленной в кабине кассира сигнализации). В присутствии кассира и покупателя администратор снимает показания счетчиков ККМ (выводит Х-отчет) и сверяет полученные на отчете данные о выручке кассовой машины с суммой выручки, имеющейся в наличии у кассира на момент снятия кассы. По результатам снятия показаний составляется акт, где отражается результат проверки кассира.

Кассиру запрещено самостоятельно вносить изменения в программу кассового терминала, хранить в кассе личные вещи и деньги.

Кассир после окончания смены (до снятия показаний суммирующих счетчиков ККМ) подготавливает свою выручку, т. е. раскладывает наличные деньги по купюрам, а монеты по их достоинству, к сдаче старшему кассиру. Старший или главный кассир в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков ККМ на конец смены и выводит Z-отчет, закрывая таким образом прошедшую смену. Z-отчет подписывается кассиром и старшим кассиром. Затем старший кассир вынимает из кассовой машины контрольную ленту и вместе с кассиром оформляют ее на конец смены так же, как на начало смены (число, время окончания работы, тип и номер кассовой машины). Для одноленточных ККМ старший кассир после ввода соответствующего пароля получает распечатку контрольной ленты за смену. В данном случае контрольная лента является одновременно Z-отчетом.

В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода или обрыва контрольной ленты кассир-операционист обязан совместно с представителем администрации магазина проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указать на обороте правильную сумму (рубли указываются прописью) и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты.

В случае обнаружения неисправности ККМ кассир-операционист вместе с представителем администрации магазина оформляет окончание работы на данной машине так же, как при окончании работы смены, с отметкой в Книге кассира-операциониста времени и причины окончания работы.

Кассиру-операционисту запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ленту в местах обрыва. Нельзя допускать к ККМ посторонних лиц. Запрещается иметь в кассе личные деньги кассира-операциониста и деньги, не учтенные через ККМ (кроме денег, выданных перед началом работы).

При закрытии магазина или при прибытии инкассатора кассир-операционист должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а в небольшом магазине с одной-двумя кассами — непосредственно инкассатору банка.

Представитель администрации магазина в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков, получает распечатку или вынимает контрольную ленту. Отчетные данные на конец рабочего дня вписываются в Книгу кассира-операциониста. Сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков на начало и конец рабочего дня. Данные о выявленных недостачах или излишках также заносятся в соответствующие графы Книги кассира-операциониста.

Все многообразие вариантов использования ККМ основано на различных способах ввода в ККМ информации о сумме, полученной за товар или услугу, и ввода в ККМ информации о том, куда ее необходимо отнести. В настоящее время различают продажу по свободной цене и продажу через PLU.

При продаже по свободной цене кассир-операционист получает от покупателя деньги за товар, набирает на цифровой клавиатуре ККМ указанную покупателем сумму, нажимает номер отдела и выдает ему сдачу и пробитый чек.

Продажа через PLU (в пер. с англ. — найти цену) предполагает, что в память ККМ заносится весь ассортимент товаров с кодовыми номерами. При регистрации покупки покупатель предъявляет товар кассиру-операционисту, а тот по названию товара определяет его кодовый номер, набирая его на цифровой клавиатуре ККМ и выдает команду на пробитие чека нажатием соответствующей клавиши. ККМ печатает чек с указанием запрограммированных ранее названий товара, его цены и правильно относит пробитую сумму на соответствующий отдел, т.е. принадлежность PLU тому или иному отделу может быть тоже запрограммирована.

Если покупатель выбрал несколько товаров, то кассир-операционист последовательно вводит кодовые номера PLU всех выбранных товаров, формирует и пробивает чек. Таким образом, кассиру-операционисту для оформления покупки необходимо только знать наименование товара и правильно ввести его кодовый номер, а ККМ автоматически введет в чек его стоимость и название, правильно отнесет сумму за товар на нужный отдел.

Однако у этого способа есть ряд недостатков:

программирование, PLU на автономных ККМ весьма трудоемко и дорого стоит, необходимо вручную вводить коды букв и цифр с клавиатуры ККМ, а при часто изменяющемся ассортименте и ценах своевременное перепрограммирование PLU практически невозможно;

многие ККМ имеют ограничение на PLU, т.е. невозможно запрограммировать более 1000 наименований товаров, а ассортимент многих торговых предприятий может быть гораздо больше;

при вводе номеров PLU кассир-операционист может ошибиться, тем самым увеличивается время на обслуживание покупателей.

Поэтому часто к ККМ подключают различные периферийные устройства, такие как сканеры для считывания штриховых кодов или электронные весы. Для их совместной работы в единой сети требуется создание индивидуального программного обеспечения для каждого из них (драйверов). Драйверы позволяют совмещать в работе отдельные устройства и максимально использовать возможности, которые заложены в данное оборудование, а информация от всех периферийных устройств должна отражаться и учитываться в основной программе, ведущей учет всего процесса торговли.

При эксплуатации ККМ должны быть соблюдены следующие требования безопасности:

операторы и специалисты по обслуживанию и ремонту ККМ, не прошедшие инструктаж по технике безопасности и не изучившие Руководство по эксплуатации ККМ, не должны допускаться к работе;

рабочее место оператора должно быть оборудовано трехполюсной розеткой с заземляющим контактом;

все металлические предметы, устройства, расположенные на расстоянии ближе 2 м от рабочего места кассира-операциониста, должны быть надежно изолированы;

запрещается кассирам-операционистам и продавцам при включенном питании вскрывать ККМ, снимать верхний кожух;

рабочее место кассира-операциониста должно обеспечиваться освещением (500 ±50) лк при общем и комбинированном освещении;

во избежание поражения электрическим током запрещается работать на ККМ влажными руками;

Заводской номер ККМ обязательно указывается во всех документах (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, Книге кассира-операциониста и др.), а также в документах, отражающих перемещение ККМ в связи с отправкой в ремонт либо передачу другому предприятию.

В обязательном порядке актом оформляется передача ККМ на другое предприятие или в мастерскую для ремонта и обратный ее прием. Отметки о передаче ККМ делаются в Книге кассира-операциониста и в паспорте ККМ. Оформление акта необходимо и в случае ремонта денежных счетчиков непосредственно в магазине.