5.5. Интернациональные свойства официально‑деловой письменной речи

Указанные ранее ГОСТы оформления официально‑деловых бумаг в целом согласуются с мировыми стандартами. Несмотря на ряд отличий национальных школ делового письма, все они исходят из общих принципов'.

точность выражения мыслей, исключающая неясности и инотолкования;

• логичность и структурированность изложения;

• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Следование этим принципам сообщает следующие интернациональные черты ОДС:

1) содержание документов основывается на правовых нормах (они превращают автора и адресата документа в субъекты правоотношений);

2) формально‑логический способ ведения делопроизводства (схематизированные структуры документов);

3) использование языковых средств, предполагающих однозначное понимание (языковые формулы, например);

4) соблюдение требований делового этикета.

5.6. Языковые средства одс

Несмотря на разнообразие подстилей и жанров этого стиля, в его языке есть ряд общих характерных черт. Все они так или иначе связаны с проявлением воли, стремящейся к четкой и однозначной фиксации ситуации, управлению ею.

Поэтому одним из главных качеств языка этого стиля является его формально‑логический характер. Он проявляется в нейтральности, надличностном характере изложения, типизации речевых средств, стандартизации терминов, повторяемости отдельных языковых форм, использовании языковых клише, позволяющих создавать документ по принципу нанизывания языковых формул.

Важными чертами языка ОДС также являются:

1) сжатость и компактность изложения, экономное использование языковых средств;

2) наличие особой лексики и фразеологии канцелярского и официального характера;

3) частое использование отыменных предлогов (виду, согласно, в силу, за счет и т. п.);

4) повествовательный характер изложения, в котором часто присутствует перечисление;

5) тенденция к использованию сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

6) избегание эмоционально‑экспрессивных средств и вообще каких‑либо ярких проявлений индивидуальности речи.

Еще одно из важнейших требований к языку ОД С – точность словоупотребления (использование слова в строгом соответствии с его значением). Мало того, у слова должно быть по возможности только одно значение, принятое именно в официально‑деловой речи. Поэтому особое затруднение может вызвать незнание оттенков значения слов, особенно паронимов (слов, близких по звучанию, иногда однокоренных, но различающихся значением). Например: представить (как предъявить, показать: представить отчет) / предоставить (дать что‑либо в пользование, распоряжение кого‑либо: предоставить справку). Или гарантийный (талон) / гарантированный (отдых). Или проводить (совещание) / производить (товары).

Незнание оттенков слов‑синонимов (разных по звучанию, но близких по оттенкам значений) также может приводить к нарушению или смешению оттенков значений.

Так, например, слово построить (нейтральное), возвести – оттенок высокого стиля, соорудить – создать технически сложное, воздвигнуть (построить что‑то значительное, высокое). Имея разные оттенки, они по‑разному сочетаются:

НЕПРАВИЛЬНО

Построить склад

Соорудить мост

Воздвигнуть арку

ПРАВИЛЬНО

Возвести склад

Соорудить киоск

Воздвигнуть жилой дом

Трудности при восприятии документа могут вызвать и заимствованные слова, если они употребляются неоправданно (паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный, апеллировать вместо обращаться, прерогативы вместо исключительное право и т. п.)

Нежелание привносить в ситуацию ничего лишнего, мешающего обнажению ее голой сути, сформировало запрет в ОДС на смешение с разговорным стилем. Недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечия. Ведь ОДС обслуживает широкие слои населения и должен быть понятен многим людям.

По той же причине в официальных бумагах принято избегать специальных терминов и профессионализмов. Они могут затруднить восприятие информации неспециалистами в данной области.

Структура документа должна быть прозрачной, легко воспринимаемой. Каждый новый аспект должен быть выделен абзацем. Средняя длина абзаца 4–6 предложений. Они должны быть соединены, например, с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения или с помощью словосочетаний‑связок (ввиду вышеизложенного, согласно).

О порядке слов в предложении. В устной речи значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения. Согласно этому принципу, предложение начинается вспомогательной информацией, а затем следует основная. Она, как правило, следует после сказуемого, вспомогательная – до сказуемого. (По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2004 г.)

В документах принята унификация сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью, термины, названия организаций, своды законов. Но раз принятое сокращение должно далее повторяться без изменений. Сокращение должно быть понятно, не допускать инотолкований.

Характерные ошибки языка ОДС.

Довольно часты ошибки в документах, связанные с употреблением предлогов. Например, конструкции с предлогом по характерны для деловой речи, а без этого предлога – общеупотребительны. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, расходы по ремонту. Но не допускается употребление по вместо предлога о (доклад об итогах работы, переговоры о сделке). По не может указывать на цель действия и не может употребляться вместо предлога для или предлога из‑за (Немало сделано для улучшения; указание не выполнено из‑за нерасторопности администрации). Предлог благодаря – только в значении положительных изменений, негативные последствия – из‑за.

В деловой речи ограничены варианты сочетания слов: оплата производится, задолженность погашается, оклады устанавливаются и т. п.

Нельзя выражать свои мысли следующим образом: дать кредит, большие скидки, осуществить оплату, дешевые цены и т. п.