13. Деловая переписка. Виды и способы оформления деловых писем.

Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности.

Правила оформления делового письма

-оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов.

-как минимум в 2х экземплярах. 1ый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, 2ой печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

-письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами;

-должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться 2 и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

-не должно быть большим по объему;

-должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы;

-должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Виды деловых писем

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - используемое для отправки договоров, планов, программ, протоколов, актов, не имеющих адресной части

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - содержащее обязательство или подтверждение.

ПИСЬМО-ЗАПРОС - направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или док-ов.

ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

ПИСЬМО-ОТВЕТ - составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ – в которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - в котором адресату сообщаются сведения официального характера

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - цель - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ, РЕКЛАМНОЕ

ПРЕДЛОЖЕНИЕ (ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

14. Национальные особенности делового этикета и их влияние на деловые отношения.

Деловой этикет – важная составляющая деловых отношений, которая базируюется на многовековой мудрости, определяющей представления о духовных ценностях. Установление деловых отношений с зарубежными партнёрами возможно при условии изучения делового этикета той страны, в которую предстоит отправиться.

В каждой стране существуют свои традиции и обычаи делового общения и деловой этики. Национальный стиль — это наиболее распространенные особенности мышления, восприятия, поведения.

Так, открытые двери рабочих помещений у североамериканцев воспринимаются как норма, а у немцев— как высшая степень беспорядка. Американцы и японцы привыкли работать в больших помещениях, где все на виду, а немцы, наоборот, при закрытых дверях. Громкий разговор американца или итальянца может восприниматься англичанином как проявление невоспитанности.

Американцам импонирует не слишком официальная атмосфера, открытость, дружелюбие. Однако они нередко проявляют эгоцентризм, так как полагают, что при ведении дел их партнеры должны руководствоваться теми же правилами, что и они.

Немецкой культуре стремление к порядку, дисциплинированность, пунктуальность, экономность, дотошность. Главное отличие вести дела — степень официальности. Все встречи назначаются заблаговременно. Весьма неодобрительно воспринимаются внезапные предложения, изменения. Одеваются строго, для женщин в деловой одежде исключаются брюки.

Англичане характеризуются деловитостью, почитанием собственности, традиций, вежливостью, законопослушанием. В беседах ценится умение слушать, в деловых отношениях — пунктуальность. Обмен рукопожатиями принят только при первой встрече. Говорить о делах после окончания рабочего дня считается дурным тоном.

Французские партнеры могут перебивать собеседника, чтобы высказать критические замечания или контраргументы, но они не склонны к торгу. Французы негативно относятся к компромиссам и в качестве официального языка переговоров предпочитают французский.

 Японцы избегают противоречий и конфликтов, стремятся к компромиссам. Ценят трудолюбие, усердие. Отличаются пунктуальностью. Рукопожатие при знакомстве в Японии не принято.

Китайцы обычно на начальном этапе большое внимание уделяется внешнему виду партеров, манере их поведения.

В деловых отношениях с арабами следует помнить об обязательном соблюдении исламских традиций. В месяц рамадан мусульманину не положено ничего есть с восхода до заката солнца. В первый месяц мусульманского нового года не следует устраивать приемы. Все дела пять раз в день прерываются для совершения молитвы, четверг или пятница— день отдыха и служения Богу. Запрещается употреблять свинину и спиртное. Не стоит с представителями исламского мира заводить разговор о религии или политике. Арабам, скорее всего, затруднительно иметь деловые отношения с женским полом.