Порядок действий при создании таблиц
На вкладке таблицы выберем режим Создание таблицы в режиме конструктора.
Заполните имена полей, укажите их типы и максимальную длину. Для таблицы Сотрудники выберите тип числовой для полей Код_отдела и Код_должности. Для поля Телефон укажите маску.
Выберите ключевое поле. Для этого выделите нужную строку и нажмите знак ключа на панели инструментов.
Закройте таблицу, при сохранении укажите ее имя.
Заполните таблицы Отделы и Должности. Для этого дважды щелкните мышкой на названии таблицы и введите данные.
Использование мастера подстановок
В таблице Сотрудники имеются поля Код_отдела и Код_должности, которые неудобно заполнять. Но записывать в эту таблицу название отдела и должность не стоит, так это не рационально. Поэтому при заполнении таблицы мы будем выбирать название из списка, а в таблицу запишется только код. Это можно сделать мастером подстановок.
Для использования мастера подстановок для поля Код_отдела выполните следующие действия:
Выделите таблицу Сотрудники и выберите команду Конструктор;
Установите курсор на поле Код_отдела;
В качестве типа данных выберите Мастер подстановок;
В качестве столбца подстановки выберем столбец из таблицы Отделы;
Выберите из таблицы поля Код_отдела и Отдел (символом >);
Установите флажок в поле Скрыть ключевой столбец, то есть столбец Код_отдела.
Аналогично выполните подстановку для поля Код_должности.
Установление связей между таблицами
Выберите пункт меню Сервис, Схема данных.
Добавьте все три таблицы в открывшееся окно.
Перетащите связывающее поле из главной таблицы в подчиненную на свое место.
Главными таблицами будут Отделы и Должности, так как в этих таблицах значения связывающих полей не повторяются.
Установить флажки во всех переключателях;
Нажмите кнопку Создать. Установится связь один-ко-многим, то есть каждому полю главной таблицы соответствует множество полей подчиненной таблицы.
Теперь можно заполнить таблицу Сотрудники:
При заполнении полей Код_отдела и Код_должности названия выбирайте из раскрывающегося списка.
2. Создание форм. Порядок действий при создании простой формы
Создадим форму для ввода в таблицу Сотрудники.
Н
а
вкладке формы выберем режим Создание
формы с помощью мастера.Выберем таблицу Сотрудники;
Выберем все поля из этой таблицы;
Выберем вид формы – в один столбец;
Выберем рисунок;
Согласимся с именем формы – Сотрудники.
Введите новую запись с помощью формы.
Порядок действий при создании подчиненной формы
Создадим форму для просмотра информации о сотрудниках по отделам. При этом главной будет форма, построенная по таблице Отделы, а подчиненной будет форма, построенная по таблице Сотрудники. Поле связи – Код_отдела (поле связи в форму не переносится!).
На вкладке формы выберем режим Создание формы с помощью мастера.
Выберем таблицу Отделы;
Выберем из нее поле Отдел;
Выберем вид формы – в один столбец;
Выберем рисунок;
Зададим имя формы Сотрудники по отделам;
Откроем полученную форму в режиме конструктора;
У
величим
область данных в форме и на свободное
место перетащим элемент Подчиненная
форма с панели инструментов.
В подчиненную форму включим данные из таблицы Сотрудники (все поля, кроме поля Код_отдела) и поле Ставка из таблицы Должности;
Согласимся с тем, что поле связи Код_отдела;
Согласимся с названием подчиненной формы;
Закроем форму Сотрудники по отделам в режиме конструктора и откроем ее в режиме просмотра;
Для того чтобы вся информация о сотруднике помещалась в таблицу, перейдем опять в режим конструктора и расширим область данных и саму подчиненную форму;
Изменим, заголовок формы, и заголовки некоторых полей;
Закроем форму Сотрудники по отделам в режиме конструктора и откроем ее в режиме просмотра. Теперь можно изменить ширину столбца подчиненной формы. Для этого можно дважды щелкнуть мышкой на границе заголовка и ширина столбца станет оптимальной. Результат:
С помощью подчиненной формы просмотрите информацию о сотрудниках различных отделов.