Вопрос 11. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Краткое содержание рассматриваемых проблем в рамках данного вопроса. Учет подотчетных сумм, их документальное оформление. Порядок составления и утверждения авансового отчета. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течении трех дней после возвращения из командировки или окончании указанного срока;

- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

В подотчет выдаются суммы на хозяйственные нужды или командировочные расходы, связанные с производственной необходимостью, в любой валюте. Расход подотчетных сумм должен производиться строго по назначению, указанному в приказе (распоряжении) руководителя предприятия.

С работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 Трудового кодекса (ТК), согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления:

Выдача подотчетных сумм выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации и оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

– перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;

– срок, на который выдаются подотчетные суммы;

- предельный размер подотчетных сумм;

- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.

Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Правила выдачи, и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлениями на выдачу денег, счетами и другими) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы необходимо оформить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства в подотчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации №АО-1 «Авансовый отчет»« с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Авансовый отчет является двусторонним документом, который заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Он составляется в одном экземпляре на бумажном и машинном носителе информации.

Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 - 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 - суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.

Документы, приведенные в форме, прикладываются к авансовому отчету. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы.

Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.

Ниже, в таблицу слева, вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также о сумме текущего аванса. Затем отражают общую сумму полученных и израсходованных средств и сумму остатка либо перерасхода. Обратите внимание: строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.

Справа находится таблица, в которой делаются бухгалтерские записи. Сюда бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

На обороте авансового отчета бухгалтер вписывает в графу 7 суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 - счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графа 8 заполняется, если деньги выдавались в валюте.

Внизу авансового отчета имеется часть, которая представляет собой расписку бухгалтера в том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов, а также поставить свою подпись. Затем расписка отрывается от отчета и выдается подотчетному лицу.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если же работник потратил больше, чем ему выдали, то сумму перерасхода по авансовому отчету он получает из кассы по расходному кассовому ордеру. Запись об этом делается на лицевой стороне формы. Там же отражаются номер и дата кассового ордера.

Авансовый отчет подписывают на лицевой стороне бухгалтер и главный бухгалтер, на оборотной стороне - подотчетное лицо. Далее документ представляется руководителю, который своей подписью на лицевой стороне утверждает отчет на соответствующую сумму (прописью и цифрами данная сумма должна быть указана на лицевой стороне формы).

Код

Форма по ОКУД

0302001

по ОКПО

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Номер

Дата

руб.

коп.

Руководитель

должность

подпись

расшифровка подписи

“ “

20

г.

								Код
Структурное подразделение
Подотчетное лицо					Табельный номер
	фамилия, инициалы
Профессия (должность)				Назначение аванса

Наименование показателя

Сумма, руб. коп.

Бухгалтерская запись

Предыдущий аванс

остаток

дебет

кредит

перерасход

счет, субсчет

сумма, руб. коп.

счет, субсчет

сумма, руб. коп.

Получен аванс

1. из кассы

1а. в валюте (справочно)

2.

Итого получено

Израсходовано

Остаток

Перерасход

Приложение

документов на

листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме

сумма прописью

руб.

коп.

(

руб.

коп.)

Главный бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

Бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

Остаток внесен

в сумме

руб.

коп. по кассовому

Перерасход выдан

ордеру N

от “ “

20

г.

Бухгалтер (кассир)

“ “

20 ___ г.

подпись

расшифровка подписи

линия отреза

Расписка.

Принят к проверке от

авансовый

отчет N

от “ “

20

г.

на сумму

руб.

коп.,

прописью

количество документов

документов на

листах

Бухгалтер (кассир)

“ “

20

г.

подпись

расшифровка подписи

Обратная сторона

	N п\п	Документ, подтверждающий производственные расходы		Наименование документа (расхода)		Сумма расхода						Дебет счета, суб-счета
		дата	номер			по отчету				принятая к учету
						в руб. коп.			в валюте	в руб. коп.	в валюте
	1	2	3	4		5			6	7	8	9
Подотчетное лицо
					подпись			расшифровка подписи

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Также по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются суммы:

полученные от разных дебиторов и кредиторов и подлежащие внесению в кассу организации, - в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

- положительных курсовых разниц по суммам в иностранной валюте, выданным работникам, - в корреспонденции с субсчетом 91-01 «Прочие доходы».

По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм.

Так, например, списание командировочных расходов оформляется записью:

дебет счета 20 "Основное производство",

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",

дебет счета 44 "Расходы на продажу",

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются суммы:

- израсходованные подотчетным лицом на приобретение оборудования, требующего монтажа, - в корреспонденции со счетом 07 «Оборудование к установке»;

- израсходованные на приобретение и сооружение объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, - в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

- израсходованные на приобретение товарно-материальных ценностей - в корреспонденции со счетами учета данных ценностей (10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и т.п.)

- уплаченные поставщикам и подрядчикам за товарно-материальные ценности, работы, услуги - в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; при расчетах с другими дебиторами и кредиторами - в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

- налога на добавленную стоимость, уплаченного при приобретении ценностей, осуществлении расходов по оплате работ, услуг, - в корреспонденции со счетом 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»;

- неиспользованных средств, подлежащих возврату подотчетным лицом в кассу организации, - в корреспонденции с субсчетом 50-01 «Касса организации»;

- отрицательных курсовых разниц по суммам в иностранной валюте, выданным работникам, - в корреспонденции с субсчетом 91-02 «Прочие расходы».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) (Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника).

Нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае?

В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

- работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

- работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ.

Пример а.

Работнику торговой организации ООО «Торговля», ответственному за проведение официального приема в феврале были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу торговой организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.

Принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель торговой организации ООО «Торговля» принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работник согласен с решением руководителя.

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Сумма начисленной заработной платы данному работнику торговой организации ООО «Торговля» с начала года составила:

в январе – 5 000 рублей;

в феврале – 5 000 рублей;

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет, который в данный период был определен в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер торговой организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль.

С начала года:

НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц).

(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц - 598 рублей;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы - 368 рублей.

На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей - 598 рублей - 368 рублей).

В бухгалтерском учете торговой организации операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом:

1. Дт71 « Расчеты с подотчетными лицами» Кт50 «Касса» 15 000 руб - Выданы денежные средства на представительские расходы

2. Дт26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 400 руб - Учтены представительские расходы

3. Дт19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кт71«Расчеты с подотчетными лицами» 2232 руб - Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом

4. Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 368 руб - Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи

5. Дт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей 368 руб - Отражена задолженность работника перед организацией

6. Дт26 «Общехозяйственные расходы» Кт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5000 - Начислена заработная плата работнику за февраль

7. Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» 598 - Удержан налог на доходы физических лиц за февраль

8. Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 368 - Удержана не возвращенная сумма аванса

9. Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт50 «Касса» 4034 - Выдана работнику заработная плата за февраль.

В данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Пример б.

Воспользуемся исходными данными предыдущего примера. Однако в данном примере руководитель торговой организации ООО «Торговля» принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ

«1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу».

Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.

Сумма дохода у физического лица с начала года составит:

В январе – 5 000 рублей;

В феврале – 5 000 рублей + 368 рублей;

Определим сумму налога на доходы физических лиц.

С начала года:

НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей - 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.

Так как за январь сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль следует 646 рублей.

Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).

В бухгалтерском учете торговой организации это отразится следующим образом:

1. Дт71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт50 «Касса» 15 000 Выданы денежные средства на представительские расходы

2. Дт26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 400 Учтены представительские расходы

3. Дт19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2232 Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом

4. Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 368 Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи

5. Дт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 368- Отражена задолженность работника перед организацией

6. Дт91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 368 Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)

7. Дт26 «Общехозяйственные расходы» Кт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5000 Начислена заработная плата работнику за февраль

8. Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» 646 Удержан налог на доходы физических лиц за февраль

9. Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт50 «Касса» 4354 Выдана работнику заработная плата за февраль