8.4. Электронный и виртуальный офисы

Как правило, офис рассматривается как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, так как возникающая в нем информация всегда имеет адресата — менеджера, использующего эту информацию. Офис может входить в более крупную организационную структуру либо быть информационно-управляющей структурой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью функционирования офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов. В целом офис следует рассматривать как полноценное информационное предприятие, преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Повышение эффективности функционирования офисов организуется за счет внедрения средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования, которые используются управленцами, специалистами, секретарями и офисными служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Автоматизация офисной деятельности позволяет повысить производительность труда секретарей и офисных работников и дает им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Решением внедрения автоматизации в офисную деятельность является концепция электронного офиса, которая развивалась поэтапно.

Электронный офис — это совокупность программно-аппаратных средств и коммуникационного оборудования, образующих технологию обработки документов и автоматизации работы специалистов в системах управления.

Первый этап реорганизации офисных работ был ориентирован на автоматизацию рутинных часто повторяющихся операций (как правило, машинописные работы), которые осуществлялись секретарем или техническим персоналом. Для повышения производительности такого труда внедрялись организационные автоматы, позволяющие оперативно исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при их подготовке.

На втором этапе развития автоматизации офисов основной акцент стали делать на оснащение рабочих мест офисных работников профессионально-ориентированными современными средствами вычислительной техники, а также на организацию коммуникационных связей, что позволило осуществлять ряд дополнительных функций — обеспечить устойчивую связь между различными рабочими местами специалистов для совместного использования информационных и сетевых ресурсов, организовать передачу документов от одного АРМ к другому и т.д.

Третий этап развития автоматизации офисной деятельности характеризуется появлением нового понятия — «электронный офис», в котором для автоматизации основных офисных функций стали внедрять интегрированные пакеты прикладных программ, что позволило в рамках решения какой-либо деловой проблемы комплексно использовать инструментарий всех приложений пакета. В электронном офисе получили дальнейшее развитие процессы коммуникации между специалистами за счет внедрения систем электронного документооборота, что позволило организовать распределенную обработку документов и информационный обмен между специалистами, совместно решать управленческие задачи, создавать и поддерживать базы данных предприятия в актуальном состоянии, повысить наглядность выполняемых офисных процедур и т.д.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, пересмотру и перераспределению функций управленческого персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

Основными функциями современного электронного офиса являются:

• автоматизация рутинных работ с документами;

• организация электродного документооборота.

Для реализации этих функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных в табл. 8.2.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обес­печивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные.

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.

Таблица 8.2 Типовые процедуры обработки документов в электронном офисе

Функции электронного офиса	Процедуры обработки документов в электронном офисе
Автоматизация рутинных работ с документами	Создание документов
	Оформление документов
	Редактирование документов
	Печать и размножение документов
Организация электронного документооборота	Хранение документов
	Передача документов
	Организация доступа к документам
	Контроль прохождения документов
	Контроль исполнения документов

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.

В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два основных способа: 1) копирование (репрография); 2) размножение.

1. Копирование (репрография). В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.

Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются средства электрофотографического копирования, к которым относятся ксероксы. В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом, воспринимающем краситель материале, заряженном положительно — бумаге, металлической фольге и т.д.

Современные ксероксы позволяют:

• автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;

• копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;

• производить двустороннее копирование;

• сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т.д.

2. Размножение документов осуществляется с помощью средств оперативной полиграфии, которые позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи документальных копий. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства — ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.

Процесс размножения на ризографе идет в 2 этапа: подготовка рабочей матрицы и печать. Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.

В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов, под которым понимается процесс придания документам формы, удобной для использования.

При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 8.3.

Таблица 8.3 Технические средства

Технические средства	Назначение технических средств
Фальцевальные машины	Используются для механизированного сгибания документов перед упаковкой их в конверты или после размножения для сгибания и складывания копий в тетради
Листоподборочные машины	Используются для механизации операций формирования документов в пачки
Оборудование для сортировки документов	Используется при распределении корреспонденции по получателям (исполнителям). При сортировке документы раскладываются по отдельным ячейкам сортировального устройства
Оборудование для скрепления документов	Позволяет механически скрепить листы бумаги
Средства для нанесения защитных покрытий на документы	Позволяют защитить документы от воздействия внешней среды при высокой интенсивности их использования. Наиболее широкое распространение в настоящее время получили устройства — ламинаторы
Оборудование для уничтожения документов	Перерабатывает листы в бумажные полоски, крошку (сухой способ) или формирует из них брикеты, предварительно подвергнув их увлажнению (влажный способ)

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Технические средства обработки документов

Вариант реализации основных процедур обработки документов в электронном офисе представлен на рис. 8.8.

Программные средства электронного офиса делятся на три основные группы: 1) средства формирования и редактирования документов; 2) организаторы работ; 3) средства организации электронного документооборота.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования до­кументов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, выполнение электронной верстки документов и т.д.

Рис. 8.8. Схема реализации основных процедур обработки документов в электронном офисе

Для формирования и обработки каждого типа данных используются специальное ПО, ориентированное на работу с различными видами информации (табл. 8.4).

Таблица 8.4 Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования документов

Наименование программы	Назначение программы
Текстовые редак-торы	Предназначены для работы с текстовыми документами и предоставляют пользователю следующие возможности: набор текста; редактирование текста; автоматическая проверка правописания; создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; формирование перекрестных ссылок в документе и т.д.
Настольные изда-тельские системы	Используются для электронной верстки различных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; осуществлять полиграфическое оформление текста; обрабатывать графические изображения; обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д.
Табличные процес-соры	Предназначены для обработки данных, организованных табличным образом. Пользователь имеет возможность: осуществлять разнообразные вычисления; строить графики; управлять форматом ввода-вывода данных; компоновать данные; проводить аналитические исследования и т.п.
Графические редак-торы	Используются для обработки графической информации и позволяют: создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т.д.); манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.д.; обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д.
Системы управления базами данных	Предназначены для создания, ведения и редактирования БД. Программы предоставляют возможности: создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей
Пакеты демонст-рационной графики	Используются для: подготовки презентаций лекций и выступлений; подготовки иллюстративного материала; визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д.
Пакеты программ мультимедиа	Предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Программы позволяют: управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; манипулировать и генерировать анимационные изображения и т.д.
Программы распознавания символов	Предназначены для перевода информации с бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста
Программы перевода с иностранных языков	Обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей

2. Организаторы работ — это программы, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. К программам организации работ относятся:

Программы управления проектами, предназначенные для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

• формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

• обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

• работа с электронной почтой и факсом и т.д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

• обеспечение более эффективного управления за счет автомати­ческого контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

• упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Многие программы организации электронного документооборота ориентированы на поддержку управленческих решений в фирме и используются в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. Использование такого ПО в организации позволяет сотрудникам коллективно создавать документы, подготавливать и принимать управленческие решения, исполнять и контролировать исполнение решений, организовать контакты с внешними контрагентами, участвовать в управлении бизнес-процессами предприятия и т.д. (см. раздел 6.5).

Организация различных предприятий зачастую имеет территориальную рассредоточенность, которая характеризуется удаленностью различных структурных подразделений от центрального офиса. Кроме того, на значительном расстоянии от фирмы могут располагаться партнеры, клиенты, дистрибьюторы, источники капитала и т.д.

Дистрибьютор — фирма, предприниматель, осуществляющие оптовую закупку и сбыт товаров определенного вида на региональных рынках.

В этих условиях деятельность многих менеджеров предприятия сопровождается необходимостью организации постоянной связи с клиентами, партнерами и т.д., поездками в отдаленные регионы для выполнения своих функциональных обязанностей. При этом наиболее часто менеджерам приходится работать с документами, прикладными процессами и БД учреждения, что потребовало новой организации офисных процедур в фирмах. Все это привело к появ­лению так называемых «виртуальных офисов», которые, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опираются на ЛВС, соединенные с территориальными сетями, благодаря чему абонентские системы сотрудников учреждения, независимо оттого, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть предприятия.

Виртуальный офис — это электронный офис, оборудование и сотрудники которого располагаются в различных местах.

Часто под виртуальным офисом подразумевают непосредственно Internet-ресурс, который позволяет удаленным сотрудникам общаться. В настоящее время существуют три возможные модели организации работы виртуального офиса.

1. Все специалисты работают удаленно и не привязаны к конкретному географическому расположению — сотрудники могут находиться в разных городах и странах, коммуникация происходит преимущественно через Internet, каждый специалист может работать в удобном для него месте — в домашних условиях, гостиничном номере и т.д. Такой вариант обычно используется в Internet-бизнесе.

2. Центральный офис существует, но отдельные сотрудники работают удаленно. Это могут быть как периодически привлекаемые к работе фрилансеры, так и постоянный персонал. Причины работы по этой модели следующие. В первом случае затраты на оплату труда фрилансера намного меньше, чем содержание штатной единицы. Во втором случае этот постоянный сотрудник может быть настолько ценен для компании (например, какой-то технический специалист узкого профиля, которого сложно найти в своем городе), что компания готова на такой вариант сотрудничества.

Фрилансер (англ. freelancer — свободный копьеносец, наемник; в переносном значении — вольный художник) — человек, выполняющий работу без заключения долговременного договора с работодателем, нанимаемый только для выполнения определенного перечня работ (внештатный работник).

3. Предприятие имеет несколько подразделений, которые географически находятся в разных точках планеты (например, отдел продаж в центре крупного города, а бухгалтерия — на периферии). Такой способ организации работы используется в основном в целях экономии затрат на аренду и содержание большого офиса в дорогих офисных центрах. Точно так же возможен смешанный вариант, когда удаленно работают и целые подразделения, и отдельные сотрудники.

Создание виртуального офиса позволяет:

• децентрализовать деловые операции и приблизить исполнителей к потребителям информационных ресурсов;

• формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы (проекта), приблизить их к территориально удаленным точкам реализации функциональной деятельности;

• сокращать штат предприятия, что влечет за собой сокращение площади офисных помещений;

• поддерживать телеработу, т.е. совместную деятельность сотрудников фирмы, расположенных на значительном расстоянии друг от друга и от центрального офиса предприятия;

• выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток и т.д.

По статистике, каждый год количество работников, которые трудятся не в офисе или не только в офисе, увеличивается на 20-30%. К примеру, в Финляндии в удаленном режиме работает каждый третий. Эта тенденция получает все большее распространение и в России. «Виртуальный офис» особенно нужен тем сотрудникам, которые все время в командировках и разъездах. Это, например, руководители строительных компаний, которым требуется часто бывать на объектах и контролировать работу бригад; риэлторы; руководители отделов по развитию компании в регионах; менеджеры по продажам и т.д. Удобно это и тем, кто работает с партнерами из городов и стран с другими часовыми поясами. Кроме того, многие компании имеют свои представительства в других городах и регионах. «Виртуальный офис» позволяет оперативно поддерживать связь со всеми представителями, не названивая при этом каждый раз по дорогому межгороду.

Кстати, по данным исследований портала «Планета HR», «удаленные» работники показывают более высокую производительность труда и реже уходят в отгулы и на больничные. К тому же, при правильном менеджменте эти сотрудники смогут работать с гораздо большей отдачей, чем если бы они работали в офисе. Во-первых, им не нужно тратить 2-3 часа в день для того, чтобы добраться до работы и обратно. Во-вторых, они смогут организовать для себя идеальные условия работы — рабочее место и режим, который им наиболее подходит. В-третьих, в спокойной обстановке (вне офиса) чаще рождаются инновационные идеи.

Для организации виртуального офиса используются специальные программные продукты, ориентированные на поддержку совместной работы, которые обеспечивают взаимодействие территориально рассредоточенных сотрудников в организации и сохраняют результаты этой работы. Такое ПО предоставляет сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных) и т.д. При этом «виртуальный офис» предполагает и единую информационную технологию — вся информация поступает от одного сотрудника к другому по внутренней сети и защищена от доступа внешних пользователей.

Поддержка функционирования простейшего виртуального офиса осуществляется посредством персонального компьютера (ноутбука) и телефона. Поддерживать связь можно по электронной почте, а срочные вопросы решать по сотовому телефону. Но это — самый простой вариант. Его основной недостаток — незащищенные каналы связи.

Специализированная система виртуального офиса строится на организации подключения персонального компьютера сотрудника к корпоративной вычислительной сети предприятия по защищенному каналу VPN. При этом в ПК специалиста хранятся основные документы: контракты, письма, финансовые отчеты и т.п., а также программы, поддерживающие функциональную деятельность сотрудника, например, бухгалтерская программа, программа складского учета и реализации продукции, юридическая база, программа финансовой отчетности и т.д. Благодаря организации надежной, защищенной связи с центральным офисом или другими специалистами фирмы в персональный компьютер (ноутбук) сотрудника будет поступать вся необходимая информация, а работать он сможет в удобном для него месте (рис. 8.9).

Тенденция развития виртуального офиса стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений и т.д.

Рис. 8.9. Вариант организации виртуальных офисов предприятия

Практикум главы 8

Практическое задание 1 – тест «Проверьте свои знания».