7.2. Документационное обеспечение процесса управления персоналом

Понятие документационного обеспечения, его основные задачи; Виды унифицированных систем документации; Перечень наиболее важных документов.

Документационное обеспечение – это обеспечение всех процессов, протекающих в системе управления персоналом, необходимой документацией, а также организация обработки и движения этих документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения срока их использования.

Основные задачи, решаемые с помощью документационного обеспечения:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой доку­ментации;

• составление и издание документов по кадровым вопросам;

• регистрация, учет и хранение информации о работниках орга­низации;

• размножение и доведение до сотрудников документов для ис­полнения, контроль за исполнением документов;

• передача документации в другие подразделения и на другие уровни управления.

Виды унифицированных систем документации:

• плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оп­лате, труда, наряды и т.д.);

• первичная учетная (документация по учету труда и заработной платы);

• отчетно-статистическая (документация по численности, ба­лансу рабочего времени, заработной плате, производительно­сти труда, высвобождению работников);

• документация по социальному обеспечению (по пенсиям, посо­биям, льготам, социальному страхованию);

• организационно-распорядительная (акты, письма, докладные за­писки, приказы, распоряжения, протоколы, решения, устав, заявления, инструкции, положения, постановления).

Разработка, оформление и исполнение определенной докумен­тации производятся тем подразделением службы управления персоналом, профилю которого она соответствует.

Согласно приведенным системам документации наиболее важ­ными для отдела управления персоналом документами являются:

• проекты приказов по кадровым вопросам:

• о приеме на работу и увольнении;

• переводе;

• повышении;

• премировании и т. д.;

• отчеты о поддержании трудовой дисциплины;

• данные о текучести кадров;

• график отпусков;

• предложения по формированию резерва сотрудников на вы­движение;

• штатное расписание;

• табели учета рабочего времени;

• заявки на требуемое количество специалистов и рабочих;

• трудовые договоры;

• графики прохождения аттестации;

• должностные инструкции и др.

Следует учитывать, что сведения о численности персонала, со­ставе работающих и их заработной плате, а также об условиях труда и наличии свободных рабочих мест не могут являться коммерческой тайной предприятия.

7.3. Информационное и техническое обеспечение управления персоналом

Понятие информационного обеспечения управления персоналом; Техническое обеспечение; Автоматизированные информационные технологии управления персоналом организации; Два способа обеспечения авто­матизации деятельности кадровых служб.

Информационное обеспечение управления персоналом – это определенным образом организованная информация, циркулирующая в системе управления персоналом при ее функционировании. Информационное обеспечение управления персоналом включает в себя:

• оперативную информацию;

• нормативно-справочную информацию;

• классификаторы технико-экономической информации;

• унифицированные и специальные системы документации.

При информационном обеспечении управления персоналам должны быть обеспечены:

• рациональная интеграция обработки информации и минимальное дублирование информации в информационной базе;

• унификация и сокращение числа форм документов;

• возможность машинной обработки информации, содержащей­ся в документах;

• полнота и детальность информации.

Если кадровые службы используют в своей работе средства вычислительной техники, то в информационном обеспечении управления персоналом можно выделить внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинная информационная база представляет собой информацию, воспринимаемую человеком непосредственно, без примене­ния средств вычислительной техники, и циркулирующую между управляющей и управляемой системами в виде:

• документов;

• устных сообщений и др.

Внутримашинное информационное обеспечение – это:

• массивы данных, формирующие информационную базу систе­мы управления персоналом на машинных носителях;

• система накопления, ведения, программной обработки инфор­мации и доступа к ней.

Основной элемент внутримашинного информационного обес­печения –это информационный массив, представляющий со­бой совокупность однородных записей.

Согласно современному информационно-ориентированному подходу к организации данных во внутримашинной среде, информационные массивы интегрируются в базы данных, основная задача которых:

• накопление;

• обновление;

• хранение информации.

Базы данных различных пользователей вместе с техническими и программными средствами формирования и ведения этих баз комплектуются в банки данных. Последние открывают возмож­ность совместного использования одного массива информа­ции, одних и тех же программ несколькими пользователями и обобщения результатов на основе всех данных, имеющихся в банке данных.

Техническое обеспечение управления персоналом – это совокуп­ность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

Комплекс технических средств, применяемых в управлении персо­налом, должен отвечать таким требованиям как:

• информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;

• адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;

• возможность расширения с целью подключения новых уст­ройств.

Выбор технических средств, используемых кадровыми службами, включает следующие этапы:

• определение исходных характеристик, таких как:

• задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

• технологического процесса обработки информации;

• оборудования, используемого службой персонала в своей работе;

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

• установление и обоснование требований, предъявляемых к техническим средствам;

• обзор и анализ рынка отечественных и зарубежных техниче­ских средств, использование которых позволит решить задачи службы управления персоналом;

• определение показателей качества и функциональных возможностей отобранных технических средств;

• выбор метода дальнейшего сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

• проведение сравнительного анализа отобранных технических средств;

• обоснование рекомендаций по выбору тех или иных техниче­ских средств, в наибольшей степени удовлетворяющих заяв­ленным требованиям;

• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

На основании последовательности стадий технологического про­цесса обработки информации все технические средства, исполь­зуемые службами управления персоналом, можно подразделить на используемые в целях:

• сбора и регистрации информации;

• ее передачи;

• хранения данных;

• обработки информации;

• выдачи информации.

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом организации представляют собой комплекс процедур преобразования информации, связанной с кадровым управлением, с целями:

• ее сбора;

• накопления;

• обработки;

• распространения;

• использования соответствующими структурными подразделе­ниями или руководителями.

Назначение автоматизированных информационных технологий управления персоналом заключается:

• в предоставлении возможности использования любых объемов информации множеством различных пользователей, характеризующихся различными потребностями;

• автоматизации рутинных и формализуемых операций;

• подготовке аналитической информации для принятия решений.

Применение автоматизированных информационных систем в кадровой работе обеспечивает решение следующих задач:

• повышение статуса работников, выполняющих свои обязанно­сти с использованием прогрессивных технологий;

• рост заинтересованности сотрудников кадровых служб в по­вышении собственной квалификации;

• повышение степени обоснованности принимаемых кадровых решений;

• выполнение новых функций, ранее не выполнявшихся специа­листами;

• повышение качества управленческих решений за счет более качественной информационной поддержки руководства;

• экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии работы с информацией.

Автоматизация процессов управления персоналом прошла в своем развитии следующие этапы:

1970-80-е гг. На этом этапе:

• были автоматизированы простейшие учетные и расчетные процедуры отдела кадров;

• кадровый учет и отчетность стали основными направления­ми развития автоматизации кадровых процессов;

• автоматизация имела место только на крупных промышлен­ных предприятиях, имевших соответствующее техническое оснащение и определенным образом подготовленных со­трудников;

1990-е гг. Этот этап характеризуется:

• применением средств персональной вычислительной техни­ки (ВТ);

• появлением на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМов) специалистов службы управления персоналом;

• значительным ростом производительности труда специали­стов кадровых служб и снижением его рутинности в резуль­тате применения средств ВТ и АРМов;

2000-2008 гг. На данном этапе:

• повсеместно внедряются и находят свое широкое применение пакеты прикладных программ по управлению персоналом;

• появляются специализированные фирмы-разработчики, го­товые спроектировать пакет программ, ориентированный исключительно на нужды заказчика.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста кадровой службы представляет собой программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначен­ный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выпол­нения необходимых вычислений и организации взаимодейст­вия специалистов по кадрам с компьютером в диалоговом ре­жиме при решении поставленных задач.

АРМы позволяют автоматизировать выполнение таких задач, как:

• анализ персонала:

• состава и движения рабочей силы;

• профессиональной структуры движения кадров;

• текучести кадров;

• расчет заработной платы;

• информационно-справочное обслуживание;

• учет и анализ кадрового обеспечения;

• формирование кадрового резерва на выдвижение;

• аттестация кадров;

• расчет и прогнозирование дополнительной потребности в пер­сонале;

• организация повышения квалификации сотрудников.

В настоящее время существует два способа обеспечения авто­матизации деятельности кадровых служб:

• приобретение одного из стандартных пакетов прикладных про­грамм с последующей его настройкой в соответствии с требо­ваниями организации (наиболее популярные из них – это па­кеты программ «Парус», «1С», «БОСС – Кадровик»);

• разработка собственного пакета прикладных программ службой информационных технологий предприятия с ориентацией на потребности кадровой службы.

При выборе пакета прикладных программ необходимо руководст­воваться оценкой следующих характеристик:

основных стандартных, таких, как:

• цена;

• структура;

• объем памяти;

• используемая операционная система;

• дружественность интерфейса;

технических:

• гибкость;

• открытость;

• целостность баз данных;

функциональных:

• перечень решаемых задач;

• качество формируемой отчетности;

технологических:

• время обработки информации;

• сложность работы и освоения пакета;

• связь с разработчиком;

инструментальных.

• организация личной информационной системы;

• календарей;

встраиваемость в общую систему программ:

• возможность работы в сети;

• обмен данными с другими программами.