5. Адміністративне закриття проекту

1. Сутність та зміст управління комунікаціями

2. Документи проекту, їхня форма, класифікація, вимоги до них

3. Планування інформаційного зв'язку

4. Звітування про виконання проекту

5. Адміністративне закриття проекту

5. Адміністративне закриття проекту

Проект чи фаза, після якої або проект досягає своїх цілей, або уривається з якихось причин, вимагає закриття. Адміністративне закриття складається з перевірки і документування результатів проекту з метою формалізації приймання продукту проекту інвестором, клієнтом або споживачем. Адміністративне закриття включає багато записів проекту, що відображають фінальне описання проекту, аналіз успішності й ефективності проекту, а також архівацію цієї Інформації для майбутнього використання.

Роботи з адміністративного закриття не повинні тривати до завершення проекту. Кожна фаза проекту має бути вчасно і правильно закрита, для того щоб переконатися, що важливу й корисну інформацію не загублено.

Мал. 4. Логічна схема адміністративного закриття проекту

Вхідні дані для адміністративного закриття проекту

1 Документація з контролю виконання. Уся розроблена документація стосовно зберігання й аналізу результатів виконання проекту, включаючи планові документи, які створюють основу для контролю виконання, має бути доступною для перегляду під час адміністративного закриття.

2 Документація на продукт проекту. Документи, розроблені для описання продукту проекту (плани, специфікації, технічна документація, креслення, електронні файли і т. Ін, - термінологія змінюється залежно від прикладної сфери), також мають бути доступними для перегляду під час адміністративного закриття.

3 Інші записи по проекту. Див. пункт 10-2.3.1.

Методи та засоби адміністративного закриття проекту

1 Методи та засоби для складання звітів про виконання. Див. пункті 0.3.2.

Результати адміністративного закриття

1 Архів Проекту. Вся безліч Індексованих записів по проекту має бути підготовлена для передачі до архіву відповідними особами. Будь-які проектно-орієнтовані або програмно-залежні бази даних мають бути скориговані. Якщо проекти виконуються за контрактом або включають значні закупівлі, особлива увага має бути приділена зберіганню записів стосовно фінансів.

2 Формальне приймання. Має бути підготовлена документація, за якою клієнт або спонсор прийматиме продукт по проекту (чи фази проекту).

З Засвоєні уроки. – документування випадків відхилень, коригуючих дій та інших типів уроків в такий спосіб, щоб вони стали частиною бази даних як по цьому так і по інших проектах, що виконуються в даній організації.

Тема 10. Формування і розвиток проектної команди. 1. Формування та розвиток команди

1. Основні підходи до формування команди

2. Організація ефективної діяльності команди

3. Управління персоналом команди

1. Формування та розвиток команди

Використання методології управління проектами передбачає створення спеціальної групи (команди проекту), яка стає самостійним учасником проекту і здійснює управління інвестиційним процесом в рамках проекту. Ця група створюється на період реалізації проекту і після його завершення розпускається.

Команда проекту – це група співробітників, підпорядкованих менеджеру проекту, яка безпосередньо працює над здійсненням реалізації проекту. Команда проекту є основним елементом організаційної структури проекту.

Організаційна структура управління проектом – це сукупність взаємопов’язаних органів управління проектом та взаємовідносин між учасниками проекту.

Існує два основних підходи до формування команди проекту:

1. Провідні учасники проекту (замовник та підрядник) створюють власні групи, які очолюють керівники проекту – відповідно від замовника та від підрядника. Ці керівники, в свою чергу, підпорядковуються одному проектному менеджеру.

2. Для управління проектом створюється єдина команда на чолі з проектним менеджером. В цю команду включаються представники всіх учасників проекту у відповідності до затвердженого розподілу зон відповідальності.

Організація роботи команди проекту характеризується:

· чітким закріпленням прав та обов’язків кожного члена команди;

· послідовною орієнтацією на кінцевий результат;

Основними характеристиками команди є:

Склад – це сукупність характеристик членів команди, важливих для її аналізу як єдиного цілого. Наприклад, чисельність, віковий склад, кваліфікація тощо.

Структура – розглядається з точки зору функцій, які виконує кожен член команди, а також з точки зору міжособистісних відносин.

Фактори, що визначають принципи формування команди проекту:

1. Специфіка проекту. Вона визначає формальну структуру команди, рольовий склад, перелік знань, вмінь, навичок, якими повинні володіти члени команди.

2. Організаційно-культурне середовище. Зовнішнє середовище – це всі фактори, які не залежать від команди проекту, але впливають на її роботу. Внутрішнє середовище - це організаційна культура команди, вона включає способи розподілу влади, способи організації взаємодії між членами команди, способи розв’язання конфліктів, організція зовнішніх зв’язків тощо.

3. Особистий стиль взаємовідносин керівника з членами команди. Цей стиль залежить від типу лідера. Сучасна концепція лідерства виділяє такі типи керівників:

· лідер, який може організувати роботу команди на принципах самокерівництва є найбільш цінним, його називають сверхлидером (рус);

· сильний лідер, він впливає на членів команди шляхом застосування сили, санкцій, формального авторитету;

· транзактор – лідер, який організує ефективну роботу команди шляхом створення особливих форм комунікацій та інформаційних систем в команді;

· герой-візіонер – лідер, який впливає на людей силою власного переконання;

· пассіонарні особистості – лідери, які в змозі запропонувати іншим високі цілі та переконати членів команди в необхідності досягнення цих цілей.

Специфіка управління командою полягає в тому, що вона не є традиційною організацією, відповідна організаційна форма повинна бути індивідуально підібрана під конкретний проект. В цілому організаційні структури управління проектами належать до гнучких, органічних структур управління. Для них характерним є відсутність детального розподілу обов’язків по видах робіт, невелика кількість рівнів управління, децентралізація прийняття рішень, індивідуальна відповідальність кожного члена команди за результати діяльності.

Під час формування команди існують два варіанти:

1. Проект реалізується в рамках підприємства. При цьому є такі можливості:

А) Робота над проектом, як додаткова задача. Це означає необхідність включення роботи команди в звичайний ритм роботи підприємства. Складність такої моделі управління полягає в тому, що через необхідність виконання поточної роботи, робота над проектом виконується в останню чергу. Менеджер проекту має обмежений вплив на членів команди через наявність жорсткої ієрархії на підприємстві.

В) Організація окремої структури в рамках оргструктури підприємства. При цьому проект знаходиться під безпосереднім патронажем керівництва, і робота над проектом має пріоритетне значення.

Г) Змішані форми. Для роботи над проектом залучається досвідчений менеджер, який займається тільки керівництвом проекту. Він може, в міру необхідності, залучати для роботи також інших співробітників, які, в той же час займаються своєю поточною діяльністю.

Мал.2. Приблизний склад команди проекту