4.2. Концепция тайм-менеджер1

Для того чтобы добиться результатов при осуществле­нии крупных программ (например, по охране окружающей среды, строительству моста, производству продукции, сбыту, закупкам и пр.), предприятия и учреждения обычно пользуются таким сред­ством, как планирование. Общепризнанно, что тщательное плани­рование обеспечивает экономию времени и других ресурсов.

Опыт менеджеров Японии ясно показывает, что количество времени, затраченного на планирование, очень сильно влияет на общую продолжительность работы и качество получаемых резуль­татов.

Короткий период планирования влечет за собой увеличение продолжительности работы и высокий процент брака. Длительный период планирования ведет к сокращению обшей продолжитель­ности работы и снижению процента брака. Но планирование не­обходимо не только предприятиям и организациям. Без планиро­вания невозможно добиться и личной эффективности. Приведем три основные модели работы менеджера:

1. Оперативное планирование

2. Текущее и оперативное планирование

3. Стратегическое (перспективное) планирование

20%	80%
		1. Оперативное управление
50%	50%
		2. Оперативное управление
80% 20%
	■ н	3. Оперативное управление

В ТМ разработана простая и практичная методика достижения результатов по всем моделям управления, которая включает четыре последовательных этапа: формулирование основных целей; установление приоритетов в решении задач; создание надежной базы для решений; установление связи между базой для решений и планированием времени.

/. Формулирование основных целей. Достичь своих целей вы су­меете лишь в том случае, если они будут для вас абсолютно ясны. Поэтому до тех пор, пока вы не будете их себе четко представлять и не начнете себе о них регулярно напоминать, вам вряд л и удастся сделать что-нибудь существенное для их реализации.

Постановка каких-либо конкретных целей и составление пла­нов их реализации - вещь столь же обычная, как и планирование расходов. Многие люди занимаются этим регулярно. Иное дело -сформулировать себе цели, которые бы затрагивали все основные аспекты вашей жизни. Пробовали ли вы когда-нибудь сделать это? Пытались ли когда-либо спланировать свою жизнь как нечто це­лостное? Пытались ли вы хоть раз записать свои жизненные цели? Можете ли вы их себе ясно представить? Знаете ли вы, что это зна­чит - достичь своих целей?

2. Установление приоритетов в решении задан. Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально вы­полнить. Для осуществления всего желаемого у них попросту не хватит времени, денег и сил. Отсюда необходимость установить приоритеты, т.е. решить: какие цели являются наиболее важными, с какими задачами можно повременить, на решение каких задач следует направить свои ограниченные ресурсы?

Ресурсы, имеющиеся в вашем распоряжении, состоят из пер­сональных ресурсов (время, способности, умения и пр.) и других ресурсов, к которым вы имеете доступ (информация, персонал, финансы, здания, оборудование и т.п.).

Добиться желаемых результатов можно только при условии, что вам удастся направить все свои ресурсы - и в первую очередь время и способности - на решение именно тех задач, от которых эти результаты зависят.

Уметь устанавливать приоритеты крайне важно каждому чело­веку и жизненно необходимо всем руководителям. От системы приоритетов в решающей мере зависит ваша эффективность и бла­гополучие. Но для того чтобы правильно и точно определить, на что должны быть израсходованы ваши ограниченные ресурсы, необ­ходима надежная база для принятия решений.

3. Создание надежной базы для принятия решений. Чтобы обеспе­чить вас всем необходимым, ваша база для решений должна быть:

• полной. Она должна охватывать все существенные аспекты ва­шей жизни, включать в себя все задачи, на решение которых -сейчас или в будущем — вам придется тратить время и прочие ресурсы, вне зависимости от важности этих задач, их сложно­сти и привлекательности;

• четкой и ясной. Вам необходимо увидеть стоящие перед вами задачи во всей их совокупности и оценить ситуацию в целом. Для этого следует сгруппировать свои дела по сложности, ха­рактеру, степени завершенности и пр.;

• удобной для работы. База для решений должна быть такой, что­бы ее всегда можно было иметь под рукой, брать с собой в ко­мандировки, носить на совещания и т.п., чтобы в нее легко можно было вносить поправки и дополнения и, наконец, что­бы с ней легко можно было познакомить других;

• реалистичной и в то же время стимулирующей. Некоторые люди тяготеют к тому, чтобы взвалить на себя слишком много и ста­вить перед собой грандиозные цели. Обычно это ведет к разо­чарованию и нервным срывам. Другие, напротив, слишком много внимания уделяют повседневной текучке и исполнению обязанностей, так что у них не остается времени на развитие и самосовершенствование.

Учитывая это, постарайтесь при формулировании своих целей найти золотую середину между подобными крайностями. База для решений должна включать: ваши главные жизненные цели дома и на работе; ваши ключевые области — важнейшие функции, в которых вам нужно добиться результатов;

крупные задачи, которые нужно решить в каждой ключевой об­ласти (функции);

• мероприятия (задачи), входящие в каждый из крупных комп­лексов задач;

идеи, которые время от времени приходят вам в голову;

• разнообразную необходимую вам информацию (данные, све­дения, помогающие уяснить смысл стоящих перед вами задач, точнее определить их качественные и количественные пара­метры, методы решения, финансовые возможности, предель­ные сроки реализации, число исполнителей и т.д.).

4. Установление связи между базой для решений и планированием времени. Вы сумеете достичь своих целей только в том случае, если будете расходовать свое время именно на те дела, от которых зави­сит результат. Для этого необходимо превратить свои долгосроч­ные цели и устремления в дела, которые надлежит делать здесь и сейчас. Вот почему от решения вопроса «Что делать сейчас?» во многом зависит ваша личная эффективность.

То, как вы ежедневно будете использовать свои ресурсы, в реша­ющей мере определит, сумеете ли вы реализовать свои долгосрочные цели. В самом деле, любое крупное достижение представляет собой сумму небольших каждодневных результатов.

Многие люди позволяют случайностям управлять их жизнью. Четкой и ясной базы для планирования времени у них нет, и по­следовательность, в которой они выполняют свои дела, зачастую определяется внешними факторами — телефонным звонком; полу­ченным письмом; проблемами, которые в данный момент начина­ют казаться самыми важными; неосторожным замечанием или внеочередным совещанием.

Спросите любого человека, хочет ли он выучить английский язык, и вы почти наверняка услышите «Да». Но если вслед за этим вы спро­сите: «Когда вы собираетесь начать изучение? Сегодня вечером? За­втра? В конце недели?», то с большой вероятностью получите в ответ: «Нет, так точно я сказать не могу, но в ближайшем будущем». Это как раз то, что можно было бы назвать долгосрочным планированием в кавычках.

Вполне понятно, что людям часто бывает трудно перевести свои долгосрочные цели в дела типа «здесь и сейчас». Основными причинами этой трудности являются прочно укоренившаяся при­вычка не связывать повседневные заботы с долгосрочными плана­ми и отсутствие хорошо организованной базы для принятия реше­ний.

Комплект базового варианта ТМ состоит из следующих основ­ных элементов:

Л Папка с кольцевым механизмом

Поставляется в трех базовых вариантах и дает внешнее пред­ставление о ТМ и его владельце: стандартный виниловый черного цвета с 25-мм кольцевым механизмом; кожаный формата «Ориги­нал» или «Компакт» А5; «Руководитель» — кожаный, размером 17x23,5 см. Кроме материала, они различаются внешним видом, набором кармашков и приспособлений.

2. Коробка со стандартным набором бланков

Это место хранения бланков на 1-1,5 года и впоследствии мес­то для архива. Обладает рядом преимуществ:

• вертикальный способ расположения бланков, разделенных вертикальными закладками со стандартной символикой, как в папке;

• разные цвета и символы закладок и прозрачная крышка облег­чают поиск нужных бланков;

• архив использованных бланков (планов на неделю и день).

3. Руководство по пользованию ТМ «Ключ к личной эффектив­ности»

Состоит из трех частей, позволяющих при желании самостоя­тельно овладеть инструментом: философия, инструкция по поль­зованию, ключевые области.

Кроме базового варианта фирма ТМИ поставляет ряд допол­нительных аксессуаров: кожаные сумки; папки-классификаторы; карандаши и ручки; дыроколы; специальные бланки, не входящие в базовый вариант; программное обеспечение для компьютерной версии ТМ и др.

Чтобы соответствовать принципам, о которых шла речь на пред­шествующих страницах, любой инструмент для достижения результа­тов должен включать два элемента:

Что?		База для решения
I
Когда?		Календарный план

Если вы хотите добиться результатов, необходимо построить мост, связывающий эти два элемента, т.е. установить, что именно и когда вы должны сделать. Только в этом случае ваши планы и действия будут определяться в первую очередь вашими намерени­ями и лишь затем - внешними обстоятельствами.

Такая структура делает ТМ не только удобным, но и всеобъем­лющим инструментом личного планирования - использование каких бы то ни было не входящих в него блокнотов и записных книжек становится ненужным. ТМ будет вам полезен во многих отношениях: он не даст забыть или упустить из вида ни одной важ­ной для вас вещи, будет стимулировать творческую активность.

позволит увидеть общую картину ваших дел и контролировать их течение.

База для решений и календарный план являются важнейшими частями ТМ. Пользуясь ими, вы сумеете связать секцию «База для решений», содержащую ваши цели, ключевые области, основные задачи и мероприятия, с гибкой системой календарных планов (го­довых, месячных, недельных и дневных), расположенных в секции «Календарь».

Помимо этих двух секций в ТМ есть и третья - «Разное». Она предназначена для хранения самой разнообразной информации, не­обходимой для текущего планирования. Наконец, в ТМ имеются части, которых нет ни в одном другом инструменте: это подразделе­ние «Идеи» и отделение «Не забудь», находящиеся в секции «База для решений», и отделение «Фиксированные дела» секции «Календары>.