27. Информационная система управления Галактика. Контур оперативного управления

Программные модули контура оперативного управления обеспечивают (рис. 11.5):

1. Управление закупками (материально-техническое снабжение)

2. Управление продажами (реализация)

3. Складской учет

4. Управление консигнационным товаром

5. Расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров

6. Розничная торговля (управление продажами через торговый зал)

7. Автотранспорт

8. Учет материальных ценностей в производстве

2.2.1. Модуль «Управление закупками (материально-техническое снабжение)»

Подразделение, отвечающее за закупки, обычно выполняет следующие функции:

ведет картотеку предложений поставщиков;

следит за требованиями (заявками) на приобретение;

составляет план закупок в соответствии с заключенными договорами и контрактами;

выбирает поставщика и формирует заказ на поставку;

регистрирует документы-основания закупки (счета, договоры, контракты и др.);

оформляет доверенности на получение, распределяет материальные ценности по складам;

контролирует состояние договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);

получает отчеты по номенклатуре, партиям, группам и др. классификационным признакам.

Функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок и выбору поставщика в системе «Галактика» могут быть выполнены средствами программного модуля «Управление маркетингом», а отслеживание заявок на приобретение средствами модуля «Управление документооборотом» (рис. 11.6). Заявки на поставку продукции поддерживает также модуль «Управление закупками (материально-техническое снабжение)», при этом заявкой считается документ-основание со статусом «Оформляемый». Расчеты с поставщиками обслуживает модуль «Расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров». Операции приобретения обслуживает модуль «Управление закупками (материально-техническое снабжение)». Интеграция модуля «Управление закупками (материально-техническое снабжение)» со складским учетом и планированием производства позволяет средствами модуля «Складской учет» следить за соблюдением нормативов запасов (материалов, комплектующих, товаров), выявить дефицит и неликвиды.

Программные средства модуля «Управление закупками (материально-техническое снабжение)», имеющие связи с модулем «Расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров», поддерживают полный комплекс функциональных еловых процедур, среди которых:

партионный учет обычных и международных закупок (по срокам хранения, действия лицензий и сертификатов) с поддержкой разных валют;

расчет учетной стоимости закупки (по изделиям) с учетом пошлин, транспортных и прочих затрат;

распределение товаров по складам с составлением приходных складских ордеров;

формирование доверенностей на получение материальных ценностей и формирование платежных документов на оплату;

отражение в бухгалтерском контуре всех закупок через механизм типовых хозяйственных операций.

Модуль «Управление закупками (материально-техническое снабжение)» формирует стандартные отчеты:

о закупаемых товарах и услугах по номенклатуре, поставщикам, группам и партиям, внешним классам;

о зарегистрированных приходных и сформированных возвратных накладных;

о состоянии заказов на закупку;

реестры документов-оснований и накладных;

о несоответствиях в документах на закупку.

2.2.2. Модуль «Управление продажами (реализация)»

Модуль «Управление продажами (реализация)», по интерфейсу аналогичный модулю «Управление закупками (снабжение)» с дополнительной функцией формирования отпускных цен, поддерживает создание и оперативную корректировку любого количества прайс-листов (для крупнооптовой, мелкооптовой, розничной торговли, для групп или комплексов товаров или услуг).

При оформлении документов на продажу обеспечивается интегрированный с бухгалтерским контуром и модулем «Расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров» полный комплекс торгово-складских процедур, среди которых важнейшие (рис. 11.7):

динамический контроль наличия товаров на складе с возможностями их резервирования, списания при отпуске, контроля повторных попыток оформления накладной, оформления по варианту предоплаты в случае отсутствия товара на складе, учета возвратов ценностей на склад, выписки расходных складских ордеров по группе накладных;

формирование платежных требований на оплату;

прогнозирование объема закупок и формирование заявок на дефициты.

Стандартная выходная продукция модуля «Управление продажами» охватывает:

накладные, отчеты о состоянии документов-оснований на продажу (в исполнении, просрочены, оплачены и др.);

отчеты о реализованных товарах и услугах (по номенклатуре, группам, партиям, внешним классификационным позициям, получателям);

отчет о несоответствии в документах на продажу;

реестры документов-оснований и накладных;

аналитические таблицы динамики реализации в различных разрезах (по контрагентам или их региональным группам, по формам собственности, товарам, товарным группам).

2.2.3. Модуль «Складской учет»

Программный модуль «Складской учет», участвующий в решении задач управления закупками и продажами, автоматизирует следующие деловые процедуры (рис. 11.8):

формирование приходных и расходных складских ордеров, распределение ценностей по материально-ответственным лицам;

учет операций с помощью карточки складского учета;

операции внутреннего перемещения;

динамический пересчет складских остатков;

партионный учет товаров с контролем срока хранения партий и действий сертификатов (лицензий);

ведение учетных цен, поддержка методик списания по средневзвешенным ценам, LIFO, FIFO, средневзвешенным ценам в разрезе хранения «склад-МОЛ-Партия»;

формирование ведомостей движения за период в разрезах: контрагент, склад, МОЛ, группа МЦ, партия МЦ;

формирование ведомостей движения наличия МЦ на любую дату в разрезах: контрагент, склад, МОЛ, партия МЦ, инфраструктура склада;

формирование оборотных ведомостей по складу или по материальной ценности;

фрмировние накопительных ведомостей по приходу и расходу;

контроль неликвидов, сверхнормативов, дефицитных позиций;

инвентаризация, формирование ведомости фактического наличия, сличительной ведомости по результатам инвентаризации, акта по расхождениям;

дооценка импортных товаров в связи с изменением курса валют;

пересчет себестоимости реализации в соответствии с принятой методикой учета и списания товаров;

контроль соответствия накладных и складских ордеров.

2.2.4. Модуль «Управление консигнационным товаром»

Термин «консигнационные операции» означает прием или передачу товара с регламентной отсрочкой платежа по мере реализации.

Программный модуль «Управление консигнационным товаром» предоставляет пользователю возможность поддерживать следующие специальные процедуры:

оформлять документы на прием, передачу или возврат консигнационного товара;

передавать на консигнацию комплекты товаров;

получать сведения о документах-основаниях (по выбранным контрагентам) с помощью карточек консигнатора и консигнанта;

формировать доверенности для получения консигнационного товара;

формировать ведомости по реализации и ведомости остатков консигнационного товара (в рублях и в валюте);

контролировать соответствие накладных и складских ордеров;

учитывать расчеты между консигнантами и консигнаторами;

получать отчеты по исполняемым документам-основаниям на прием или отпуск консигнационного товара.

Модуль «Управление консигнационным товаром» формирует следующие стандартные отчеты:

остатки товаров, принятых на консигнацию (рублевые, валютные, рублево-валютные);

реализация консигнационных товаров (сводные ведомости, объемы продаж по количеству, продажи в валюте, в разрезе партий);

прием/отпуск консигнационного товара (по контрагентам, по товарно-материальным ценностям);

реализация товаров, отпущенных на консигнацию (по контрагентам, по товарам);

несоответствия в накладных на прием\отпуск\возврат консигнационных товаров и складских ордерах.

2.2.5. Модуль «Расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров»

Программный модуль «Расчеты с поставщиками и получателями, ведение договоров» обеспечивает контроль расчетов с контрагентами (с учетом финансовых и товарных сопроводительных документов).

Модуль позволяет установить связь платежных документов с договорами (документами-основаниями) и автоматически формировать реестр исполняемых договоров, платежные документы по документу-основанию, вычислять сальдо и составлять платежный баланс по контрагенту. Возможны также контроль взаимозачетов, начисление процентов и учет штрафов (неустоек и пени) по невыполненным обязательствам контрагентов или фирмы.

Для целей анализа отношений с поставщиками формируются аналитические таблицы с данными о взаимной задолженности (в разрезах периодов, договоров, групп договоров, конкретных материальных ценностей и их групп). Аналогичные таблицы формируются и для анализа отношений с получателями по взаимным задолженностям.

2.2.6. Модуль «Розничная торговля (управление продажами через торговый зал)»

Главными особенностями компьютерной поддержки розничной торговли в системе «Галактика» является динамическая связь со складским учетом и замена традиционных кассовых аппаратов. Вместо них на рабочих местах кассиров устанавливаются объединенные в сеть специализированные кассовые терминалы со встроенными принтерами (рис. 11.9).

На рабочем месте кассира:

автоматическая идентификация товара с помощью штрих-кода и сканера позволяет извлекать цену из прайс-листа;

в кассе всегда известно о наличии или отсутствии товара в любом отделе, а также количество наличности;

кассовые терминалы с дополнительными приставками могут обслуживать клиентов, имеющих кредитные карты;

деловая процедура приема/сдачи упрощается.

На рабочем месте заведующего торговым залом возможно:

знать (в любой момент времени) о продажах по отделам и товарам, о наличности в каждой кассе, об остатках товарах в отделах (и на складе), и своевременно давать заказы на поставку товаров;

управлять ценовой политикой путем корректировки прайс-листа и посылки сообщения в отделы об автоматической замене ценников;

использовать в спорных ситуациях архив чеков, архив приходных и расходных операций, реестры и журналы по кассе.

2.2.7. Модуль «Автотранспорт»

Модуль «Автотранспорт» поддерживает учет и анализ работы собственного автотранспорта и специализированных автотранспортных предприятий, обеспечивая решение следующих задач (рис. 11.10):

ведение картотеки подвижного состава и водителей, табелей транспортных средств и водителей;

формирование картотеки заказов на работы;

выписку и обработку путевых листов;

учет расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ), выручки и стоимости услуг;

оперативное слежение за состоянием транспортных средств, отслеживание данных о водителях, направление транспортных средств на текущее обслуживание или на капитальный ремонт;

текущий контроль за распределением работ среди водителей;

учет пробега шин и работы аккумуляторов (по путевым листам);

формирование отчетов (по технико-эксплуатационным показателям автотранспорта, техническому обслуживанию, расходе ГСМ, оплате водителей, сведения о заказчиках, пробегах шин и работе аккумуляторов);

передача в модуль «Расчет заработной платы» данных из путевых листов для оплаты труда водителей.

Кроме связи с модулем «Расчет заработной платы» модуль «Автотранспорт» имеет связи с модулем «Учет основных средств и нематериальных активов» (откуда заносятся данные в карточку транспортных средств). Имеются также связи с модулями «Управление закупками (материально-техническое снабжение)», «Управление продажами (реализация)», «Складской учет», «Управление консигнационным товаром», «Учет фактических затрат на производство».