24. Информационная система управления Галактика, ее структура.

В функциональной структуре системы «Галактика» имеется (рис. 11.2):

· контур административного управления;

· контур оперативного управления;

· контур управления производством;

· контур бухгалтерского учета.

Система построена по модульному принципу, благодаря чему в зависимости от производственно-экономической ситуации допускается изолированная эксплуатация отдельных модулей, а также использование их произвольных комбинаций.

Имеется еще 2 модуля, которые вынесены за пределы приведенных контуров. Это модуль «Управление документооборотом» и модуль настройки информационного обеспечения системы на конкретное предприятие.

Исходным технологическим шагом внедрения системы на объекте является ее настройка. Информационная настройка системы «Галактика» выполняется до начала ее практического применения и является обязательным условием последующей эксплуатации. В ходе настройки наполняются информационные массивы базы данных, используемые далее всеми модулями, входящими в систему, а также определяются параметры функционирования системы (рис. 11.3). Настраивается следующий набор информационных компонент системы:

· права доступа;

· классификаторы и другая нормативно-справочная информация;

· межофисный обмен;

· структура корпорации;

· электронный обмен с банком;

· системные данные и параметры пользователя.

Настройка прав доступа имеет цель определить, к каким программным модулям разрешается доступ конкретным пользователям. Такую настройку всегда выполняет системный администратор после инсталляции «Галактики». Каждому из пользователей присваивается: имя в системе, пароль, права доступа к модулям, права доступа к таблицам данных. Если часть модулей должна быть закрыта для пользователя, то после настройки при входе пользователя в систему закрытые элементы меню просто не высвечиваются на экране. Ограничение прав доступа к таблицам базы данных связано с тем, что пользователь может быть лишен части возможностей (модификации или удаления каких-либо данных, или же возможности их просмотра).

Настройка нормативно-справочной базы представляет собой наполнение классификаторов, каталогов и справочников системы. Этот процесс является фактическим завершением практической работы по упорядочению собранных номенклатур кодируемых объектов, по разработке систем кодирования, присвоению кодов, оформлению, согласованию с заинтересованными лицами и утверждению классификаторов.

Настройка межофисного обмена предполагает определение и ввод параметров утилиты корпоративного межофисного обмена. Здесь настраиваются адресные данные каждого офиса, признаки выборки почты, тип разрешения межсетевых конфликтов и др.

Настройка структуры корпорации выполняется с целью консолидации баз данных филиалов и возможности составления консолидированных отчетов.

Настройка электронного обмена с банком предполагает определение форм входящих и исходящих банковских документов, их элементов и ряда других параметров.

Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает взаимодействие всех пользователей системы. Этот модуль фактически реализует функции информационной системы автоматизации офиса. Это типичная система регистрации и обработки операций, возникающих в офисе.

Модуль поддерживает коммуникации пользователей, а также учет, хранение и обработку документов и учетных карточек бумажных документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и др.). Документы создаются сканированием, получением по электронной почте, подготовкой в текстовых редакторах.

Модуль поддерживает следующие процессы в офисе:

создание и ведение номенклатуры дел фирмы;

создание полнотекстовых документов;

классификацию документов и ее использование;

мониторинг стадий обработки документов и контроль их исполнения;

поиск документов (по формальным полям, присвоенным документам);

продвижение документов по маршруту;

массовая рассылка документов в подразделения;

регистрация отчетов системы «Галактика»;

просмотр списка и (по выбору) просмотр содержания документов, связанных с документами-основаниями (счетами за проданные товары или услуги и т.п.) и с направлениями работ хозяйственного плана.