Розділ 2. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Провідні риси ОДС

Офіційно-діловий стиль (оfficialis – служба, урядовий, службовий ) – стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільно-політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування. Тобто це мова законів, постанов, адміністративних документів, усне спілкування в установах, організаціях тощо.

Які ж функції цього стилю? Перш за все, звичайно, комунікативна, тобто мова виступає засобом спілкування, зв’язку між членами колективу організації, установи або між установами. Але основною функцією ОДС є інформативно-настановча, тобто в процесі офіційного спілкування кожна зі сторін дає певну інформацію і, відповідно, конкретні настанови.

Ділове мовлення існує у двох формах: усне мовлення – мовлення, яке продукується через говоріння і сприймається через слухання, писемне, яке продукується через письмо і сприймається через читання.

ОДС реалізується в багатьох жанрах, які можна об’єднати в такі структурні підстилі:

1. Законодавчий (Конституція, закони, укази).

2. Дипломатичний (нота, заява, міжнародна угода, меморандум).

3. Адміністративно-канцелярський (заява, оголошення, резюме, наказ і т.ін.).

ОДС звернений до інтелекту, тому і виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками, рисами, характеристиками. Це реалізується через такі основні прийоми:

1. Свідома відмова від усього багатства виразних засобів мови – з одного боку, і звертання до вузького кола повторюваних засобів, які витісняють інші, перетворюються на шаблони, кліше, набувають універсального характеру – з іншого.

2. Відсутність у текстах емоційності, експресивності, а, значить, і засобів творення образності – порівнянь, епітетів, метафор, слів із суфіксами порівняння.

3. Використання відповідної термінології, великої кількості однорідних членів речення, цифр, точна вказівка на ті чи інші факти, дати ведуть до отримання точності тексту як однієї з основних рис ОДС.

Недотримання цих та інших рис стилю може призвести до невиконання документами своїх основних функцій.

Писемна професійна комунікація, її особливості

Писемному діловому мовленню властива нейтральна лексика (слова, позбавлені емоційно-експресивних відтінків), тобто переважають нейтральні мовні засоби: стандартна канцелярська лексика, мовні штампи-кліше, шаблони, спеціальна лексика, уміле використання паронімів. Діловому стилю властиві стійкі словосполучення, які в інших сферах не вживаються: оголосити подяку, порушити питання, винести рішення, підвищувати кваліфікацію, вжити заходів, накласти стягнення тощо.

До особливостей писемного ділового мовлення слід віднести:

- відсутність мовної ситуації, тобто в момент висловлювання думки відсутній співрозмовник;

- не завжди відомий кількісний і якісний склад аудиторії;

- наявна закріпленість текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватися, наприклад, паспорт, залікова книжка, акт про обстеження матеріальних умов);

- монологічний характер письмових текстів;

- спілкування не пряме, а опосередковане, що зумовлює ретельну роботу над добром засобів;

- сувора регламентація, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів;

- стандартизація мови.

Писемне ділове мовлення – це система документації, за допомогою якої представники установ, організацій, підприємств можуть встановлювати певні зв’язки, контакти, спілкуватися. Писемне ділове мовлення реалізується і фіксується в ділових паперах, документах.

Документ, його функції

Латинське слово dokument означає зразок, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося у кінці ХVII – на початку ХVIII століття і позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність певних дій, тобто мали юридичну силу. Слово “документ” витіснило з ужитку українські – грамота, лист, листовне підтвердження, і стало засобом закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти події, розумову діяльність людини. Також це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Виходячи з визначення ОДС, документ – це письмовий діловий тест про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудований за певною схемою, моделлю і виконує, крім загальної для всього стилю, конкретну, тільки йому властиву функцію. Сучасний діловий документ має велике правове і господарське значення, він є елементом стилю управління.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони є писемним доказам, джерелом відомостей довідкового характеру [34].

Поняття культури документа реалізується в таких вимогах:

• документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

• документ не може суперечити чинному законодавству і директивним указівкам керівних органів;

• документ мусить бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

• документ має бути укладений за встановленою формою;

• мова документа мусить відповідати вимогам, які висуваються до мови ОДС узагалі;

• документ має бути бездоганно відредагований і оформлений згідно з вимогами.

Ефективним засобом підвищення загальної культури ділового мовлення є стандартизація мови. Це встановлення певних правил добору слів і термінів, побудови речень і словосполучень під час укладання документів, творчість як така в документах відсутня. Укладач змушений користуватися установленими правилами й не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що у свою чергу призводить до стандартизації мови і схеми документів. Отже, регламентація і стандартизація мови є визначальною ознакою текстів ділового стилю.

За ступенем регламентації і стандартизації документи поділяються на дві групи:

1. Документи з високим рівнем стандартизації, які відповідають всім стандартам; якщо хоча б один із них порушено, документ не матиме юридичної сили (паспорт, різного роду свідоцтва: про народження, шлюб, смерть). Такі документи, як правило, готуються заздалегідь і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками.

2. Документи з низьким рівнем стандартизації – документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання, а текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, наказ, резюме, службовий лист тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація і регламентація закріплені ще й законом: оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів.

Класифікація документів

Класифікувати документи нам дає можливість система документації. Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато, найчисленнішою з них є управлінська, яка відтворює специфічні особливості різних сфер діяльності суспільства.

За змістом інформації документи поділяються на такі групи:

1.Документи щодо особового складу.

1.1.Заява про прийняття на роботу.

1.2.Автобіографія.

1.3.Резюме.

1.4.Характеристика.

1.5.Накази щодо особового складу.

1.6.Документи з контрактної системи наймання працівників.

1.7.Трудова угода.

2.Довідково-інформаційні документи та документи колегіальних органів.

2.1.Службові листи та їх різновиди (лист-запит, лист-відповідь, лист-відмова, лист-попередження, лист-звернення, гарантійний та супровідний листи тощо).

2.2.Службова телеграма.

2.3.Телефонограма.

2.4.Довідки.

2.5.Доповідні, пояснювальні та службові записки.

2.6.Анотація.

2.7.Рецензія.

2.8.Відгук.

2.9.Прес-реліз.

2.10.Протокол.

2.11.Витяг із протоколу.

3.Організаційні документи.

3.1.Положення.

3.2.Статути.

3.3.Інструкції та їх різновиди: посадова інструкція.

4.Розпорядчі документи.

4.1.Накази.

4.2.Розпорядження.

4.3.Ухвали.

4.4.Постанови.

5.Документи господарсько-договірної діяльності.

5.1.Договір поставки.

5.2.Договір підряду.

5.3.Договір купівлі-продажу.

6.Документи господарсько-претензійної діяльності.

6.1.Протокол розбіжностей до договорів.

6.2.Комерційні акти.

6.3.Претензійні листи (рекламації).

6.4.Позовні заяви.

7.Обліково-фінансові документи.

7.1.Заява про відкриття рахунку в банку.

7.2.Заява-зобов’язання.

7.3.Відмова від акцепту.

7.4.Акти.

7.5.Трудова угода.

7.6.Доручення.

7.7.Розписка.

8.Документи зовнішньоекономічної діяльності.

8.1.Пропозиція (оферта).

8.2.Документи по створенню спільних підприємств.

Вимоги до тексту документа

Текст документів має бути ретельно відредагований і відповідати нормам сучасної української літературної мови, які зафіксовані у словниках, довідниках. Особливо уважно треба перекладати з російської мови. Перевага в документі надається “книжним”, “нейтральним” словам. Іншомовні слова вживаються лише в тому разі, якщо вони дістали міжнародне визнання, або не мають відповідника в нашій мові. Документ не мусить містити професіоналізмів, суржику, натомість широко вживаються шаблони, кліше, канцеляризми. Особлива увага приділяється вмінню вибрати із синонімічного ряду найточніше слово або зворот, правильно використати в тексті документа пароніми. Труднощі під час укладання документа створює не лише вибір слова, але і його граматична форма.

Що стосується синтаксису ділового мовлення, зокрема писемної його форми, то діловий документ має розповідний характер, а тому питальні, окличні речення трапляються рідко. У документах переважає прямий порядок слів, а саме: група підмета ставиться перед групою присудка (академія оголошує набір студентів). Узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, неузгоджене – після нього. Вставні слова “на жаль”, “як відомо” виносяться на початок речення. У випадку, коли логічний наголос падає на присудок, використовується непрямий порядок слів (повідомляємо про конференцію з актуальних проблем вищої освіти).

Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів. Щодо словосполучень, то слід пам’ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює як складання, так і сприйняття документа.

Для ділових текстів типовими є дієприкметникові та дієприслівникові звороти, адже вони дозволяють економічніше висловити думку.

Характерною ознакою ділового тексту є непряма мова. Пряма мова вживається у тих випадках, коли треба процитувати розпорядчий документ чи законодавчий акт.

У діловому стилі вживаються як прості, так і складні речення. Перевага надається складнопідрядним реченням з підрядними з’ясувальними, означальними, мети й умови. Типовим явищем для мови ділових паперів є розщеплення присудка. Так називається заміна однослівного присудка двослівним, наприклад: перемогти – здобути перемогу; допомогти – надати допомогу. Це пояснюється тим, що деякі словосполучення в документах не мають однослівного відповідника (встановити порядок, здійснити заходи), а деякі з ними далеко розходяться за змістом (оперувати – провести операцію). Іноді до складу розщепленого присудка входять віддієслівні іменники, які забезпечують однозначність, узагальненість змісту й надають документам офіційності.

Основні реквізити документа, їх характеристика. Формуляр, бланк документа

Реквізит (від лат. regvisium – потрібне) – вихідні дані документа, його складові, відсутність яких позбавляє діловий папір юридичної сили. Усього за Державним стандартом 6.39-72 нараховується 31 реквізит:

1. Державний герб.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних винагород.

4. Код підприємства, установи, організації.

5. Код форми документа.

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф узгодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

Серед реквізитів документа, визначених Держстандартом, є обов’язкові, основні, без яких документ не матиме юридичної сили.

Вимоги до оформлення обов’язкових реквізитів:

1. Назва (вид) – це слово або словосполучення, яке пишеться великими літерами і проставляється в абсолютному початку документа чи після деяких інших реквізитів. Саме назва визначає змістову і формальну структуру.

2. Заголовок – це стислий виклад того, про що йдеться в документі, основне призначення якого – прискорити ознайомлення з документом і його обробку. Вимоги до заголовка: точність, лаконізм, якнайповніше розкриття змісту всього документа. Заголовок починається словом “про”.

3. Адресат – інформація про те, кому призначений документ і поштова адреса. Усі складові частини пишуться в називному відмінку, з нового рядка, з одного положення, з великої літери; посада, звання, прізвище особи – у давальному відмінку.

4. Дата – обов’язковий реквізит, який указує на день підписання чи затвердження документа. Реквізит має три варіанти запису: а) цифровий – 09.05.2012; б) словесно-цифровий – 09 травня 2012 року; в) словесний – дев’яте травня дві тисячі дванадцятого року. Місце дати – ліворуч у верхній частині, якщо документ укладається на офіційному бланку, унизу лівої частини документа на одному рядку з підписом – якщо документ укладається на чистому аркуші паперу.

5. Текст – обов’язковий реквізит, у якому викладається основний зміст документа. Текст документа може складатися з параграфів, пунктів й окремих абзаців. Найзагальніші вимоги до тексту документа: об’єктивність, логічна послідовність, переконливість, лаконізм, композиційна стрункість. Автор-укладач мусить уміти виділити головне, навести аргументи, підкріпивши їх фактами, цифрами. Умовно текст можна поділити на дві частини: у першій – обґрунтування, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження.

6. Нумерація сторінок – реквізит, який вказує на обсяг документа. Цей реквізит використовується тоді, коли документ має дві й більше сторінок. Нумерація здійснюється арабськими числами посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю без будь-яких пунктуаційних знаків і символів (коли документ пишеться з одного боку аркуша). Якщо документ пишеться з обох сторінок аркуша – у правому верхньому кутку – непарні числа, у лівому верхньому – парні.

7. Підпис – обов’язковий реквізит, що засвідчує законність документа, відповідальність особи за його зміст і наслідки дії документа, ставиться в абсолютному кінці документа. Обов’язкові складники підпису – назва посади (зліва), підпис (середина аркуша), ініціали і прізвище (справа, у дужки не береться). Якщо документ підписує кілька осіб, підписи розташовуються у послідовності ієрархії посад :

Ректор

Проректор з навчальної роботи

Декан

Якщо документ підписали особи, які обіймають рівнозначні посади, то їх підписи розташовуються на одному рівні :

Завідувач кафедри Завідувач кафедри

українознавства історії України

__________В.В.Онищук __________А.І.Заболотний

Коли документ укладено комісією, то позначаються не посади осіб, що підписали, а розподіл їх обов’язків у складі комісії:

Голова комісії І.К.Іваненко

Члени комісії М.С.Ярош

8.Печатка – реквізит, що засвідчує документ і права осіб, які його підписали. Вимоги до реквізиту:

- гербова печатка використовується під час засвідчення юридичних чи фізичних прав особи, у документах фінансової чи матеріальної відповідальності;

- проста (квадратна, трикутна, кругла) печатка прикладається до документів, що виходять за межі організації, довідок, розмножених копій, примірників.

Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається формуляром документа. Формуляр документа, надрукований на аркуші паперу, називається бланком документа.

Контрольні запитання

1. У чому полягає специфіка писемного мовлення?

2. Що ми називаємо документом?

3. Які вимоги висуваються до документів?

4. У чому полягає сутність стандартизації ділового тексту? Назвіть види документів за рівнем стандартизації.

5. Розкрийте основні вимоги до тексту та слова в документі. Назвіть особливості граматики та синтаксису ділових паперів.

6. Що називається реквізитом в ОДС?

7. Схарактеризуйте основні реквізити документа.

Документація щодо особового складу

Це документи, що містять інформацію про особовий склад організації, зафіксовану в заявах про прийняття, звільнення, переведення на роботу, автобіографії, резюме, характеристиці, наказах щодо особового складу, контрактах із найму працівників.

Резюме

Резюме — це документ про особисті, освітні та професійні дані, що складається при прийомі на роботу до комерційних підприємств. Особливістю цього документа є стислість (його обсяг, як правило, не перевищує 1 аркуша). У резюме відомості про професійну діяльність та освіту викладаються у зворотному хронологічному порядку, хоча можливий і прямий порядок. Графа «Додаткові відомості» містить інформацію про навички чи досягнення в будь-якій галузі, наприклад відомості про володіння іноземними мовами і комп’ютером, уміння керувати автомобілем, участь у наукових конференціях, наявність друкованих праць, громадську діяльність, інтереси претендента тощо. У резюме мусить зазначатися мета — посада (робота), на яку претендує автор, може вказуватися бажана заробітна плата. На сьогодні не встановлено загальноприйнятого зразка заповнення цього документа, але зазвичай складовими елементами резюме є такі:

• назва виду документа (Резюме);

• прізвище, ім’я, по батькові;

• адреса;

• телефон;

• дата і місце народження;

• мета;

• професійний досвід;

• освіта;

• особисті дані;

• додаткові відомості.

Усі питання розташовуються у стовпчик ліворуч, праворуч дається відповідь на них.

Зразок резюме:

РЕЗЮМЕ