Вопрос 4 Поиск, замена и сортировка данных

При обработке данных в режиме таблицы и формы помимо просмотра, обновления, добавления, удаления записей и значений полей часто необходимо найти заданные значения в полях таблиц, заменить или отсортировать их по возрастанию или убыванию одного или нескольких полей.

Поиск и замена значений в полях

Для поиска значений в полях таблицы нужно в режиме таблицы или формы нажать кнопку Найти панели инструментов или выполнить команду меню Правка/Найти.

В диалоговом окне этой команды Поиск и замена на вкладке Поиск строка Образец заполняется значением, которое нужно найти в полях таблицы.

. Диалоговое окно Поиск и замена

В строке Поиск указывается область поиска. Если в таблице не выделен ни один из столбцов, список этой строки позволяет выбрать в качестве области поиска или поле, в котором установлен курсор или таблицу целиком. Если в таблице выделено несколько столбцов, то эта строка не активна и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах.

В строке Совпадение можно задать степень совпадения значений: С начала поля, С любой частью поля, Поля целиком. Чтобы появилась возможность расширить число задаваемых параметров, нужно нажать кнопку Больше>>. В раскрывшемся списке Просмотр задается направление поиска, которое может принимать значения Все, Вверх, Вниз. После нажатия в диалоговом окне кнопки Найти далее отыскивается первое значение, удовлетворяющее условию поиска. Для получения следующего значения нужно продолжить поиск, нажимая эту же кнопку. Если выбрать в диалоговом окне вкладку Замена появится дополнительная строка Заменить на, позволяющая ввести новые значения в найденные поля.

Вкладка Замена в диалоговом окне Поиск и замена

Сортировка записей

Для сортировки записей в порядке возрастания или убывания значений одного поля нужно установить курсор в это поле и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов:

Сортировка записей может быть выполнена также командой меню Записи/Сортировка.

Для сортировки записей таблицы по нескольким полям необходимо выделить соответствующие столбцы и выполнить команду сортировки. Сортируемые поля должны быть смежными, старшим полем сортировки является поле, расположенное слева. Чтобы разместить поля рядом и в заданном порядке, достаточно в режиме таблицы переместить столбцы, предварительно выделив их.

Вопрос 5 Отбор записей с помощью фильтра, типы фильтров

Для просмотра и корректировки записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр- это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей в таблице, форме или запросе. Access позволяет использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному, обычный и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному.

Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части.

Пусть нужно найти все записи о студентах, фамилии которых начинаются с буквы «А».

В режиме таблицы выделить букву «А» в поле фамилий одной из записей, где фамилия начинается с этой буквы и выполнить команду меню Записи /Фильтр/ Фильтр по выделенному или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.

В результате фильтрации в таблице будут отображены только те записи в которых фамилия студента начинается на букву «А».

Можно продолжить фильтрацию по другому полю, выполнив с ним аналогичные действия. Отменить действие фильтра, чтобы работать со всеми записями таблицы, можно выполнив команду Записи Удалить фильтр или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов . Для повторного использования фильтра нужно выполнить команду Записи Применение фильтра или нажать эту же кнопку на панели инструментов .