Опыт организационно-административной работы в системе социальных служб
15.01.13
Лекция 1.
Тема: управленческое решение
Реализуя ту или иную управленческую функцию руководитель принимает управленческие решения. От правильности и своевременности их принятия во многом зависит эффективность деятельности учреждения.
Управленческое решение - это директивный документ, организующий, направляющий и стимулирующий совместную деятельность коллектива
Управленческое решение - результат мыслительной деятельности руководителя, полученный на основе анализа определенной информации
В науке управления существуют разные подходы к типологизации управленческих решений:
1) По характеру целей:
Операционные
Тактические
Стратегические
2) По количеству рассматриваемых целей:
Одноцелевые
Многоцелевые
3) По характеру задач и содержанию:
Экономические
Организационные
Контролирующие
Регулирующие
Прогнозные
Учетные
Мотивационные
4) По уровням иерархии:
Высшего
Среднего
Низшего уровней управления
5) По исходным методам формализации:
Графические
Текстовые
6) По организационному оформлению
Жесткие
Ориентирующие
Нормативные
7) По психологическому содержанию:
Запрещающие
Разрешающие
8) По характеру организации разработки:
Единоличные
Коллегиальные
Коллективные
9) По временному горизонту:
Перспективные
Текущие
10) по периоду реализации:
Долгосрочные
Среднесрочные
Краткосрочные
11) По частоте принятия:
Выборочные и систематические
Повторяющиеся и разовые
12) По степени уникальности:
Рутинные
Новаторские
13) По предопределенности:
Запрограммированные (стандартные и повторяющиеся, принимаемые по типичным ситуациям)
Не запрограммированные
14) По способу передачи:
Вербальные
Письменные
Электронные
15) По отражению личности менеджера:
Уравновешенные
Импульсивные
Осторожные
16) По технологии принятия:
Стандартные
Бинарные
Альтернативные
Инновационные
17) По степени регламентации:
Регламентирующие
Рекомендующие
Выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать, контролировать.
Как управленческое решение, принимаемое в системе управления, в соответствии с его назначением должно отвечать определенным требованиям:
1) иметь ясную цель
2) быть обоснованным, т.е содержать количественную, расчетную основу, объединяющую мотив выбора именно данного решения из ряда других возможных
3) иметь адресата и сроки исполнения, т.е иметь ориентацию на конкретных исполнителей и конкретные даты или сроки исполнения решений
4) быть не противоречивым, т.е всесторонне согласованные как с внутренними, так и с внешними обстоятельствами, а также с предшествующими и предстоящими решениями.
5) быть правомочным, т.е опираться на требования правовых актов, нормативных документов, указаний и распоряжений вышестоящих руководителей, а также учитывать обязанности и права руководства и подчиненных
6) быть конкретным, т.е отвечать на вопросы "как?когда? и где?" действовать
7) быть своевременным, т.е приниматься решение должно тогда, когда его реализация может привести к поставленной цели
8) быть понятным исполнителям без каких-либо дополнительных уточнений и разъяснений
9) быть "прозрачным", т.е всем понятным, и чтобы все о нем знали
Процесс подготовки и принятия управленческого решения в учреждении социального обслуживания можно представить в виде следующих этапов:
I этап: выявление проблемной ситуации и ее анализ.
II этап: информационное обеспечение принятия решения
1) сбор информации: нормативной и научной информации
2) выяснение: существующего опыта и правовой стороны вопроса
3) получение информации: внутренней, текущей и данных о ресурсах
III этап: анализ изученной информации
IV этап: разработка вариантов решения и определение их возможных последствий, прогнозирование
V этап: определение критериев оценки результатов выполнения решения, сопоставление вариантов решения по критериям
VI этап: согласование проекта принимаемого решения с остальными членами аппарата управления и (при необходимости с внешними структурами)
VII этап: принятие решения и его оформление в виде документа
Следует отметить, что прдобное деление условно, руководитель может выбрать любую более удобную для него логику умственных и практических действий по принятию решения
Для того, чтобы не допустить неудач в принятии решения необходимо ответить на следующие вопросы:
1- кто должен знать о принятом решении?
2- какие действия для этого нужно предпринять?
3- кто должен выполнять эти действия
4- что нужно сделать руководителю для поддержки выполнения всех действий, связанных с реализацией решения
Тарасов предложил метод анализа последствий принимаемых решений по следующей таблице:
Близкие положительные последствия: |
Дальние положительные последствия: |
1. |
1. |
2. |
2. |
3. |
3. |
Близкие отрицательные последствия |
Дальние отрицательные последствия |
1. |
1. |
2. |
2. |
3. |
3. |
За принятием решения следует организация его выполнения, предполагающая следующее:
1) назначение ответственных лиц, их инструктаж (определение сроков выполнения, предупреждение о возможных трудностях и способах их преодоления, определение формы отчетности за выполненное дело.
При необходимости, например при принятии решения об открытии нового структурного подразделения или апробации новшества - Материально-техническое обеспечение, привлечение дополнительных ресурсов (кадры, финансы), внесение корректив в организацию труда. Заключительным этапом в организации управленческого решения является контроль. Если решение готовила группа, контроль лучше получить и этой группе.
Критерием оценки должно стать не число проверок или зафиксированных срывов и неудач, а удельный вес выполненных в срок приказов, распоряжений, т.е система контроля должна быть направлена на то, чтобы добиться своевременного и качественного выполнения принятых решений
Анализ критических замечаний, выступлений сотрудников на планерках, анализ писем, жалоб клиентов, проверка документации
Контролируя работу своих подчиненных и исполнения управленческого решения руководитель должен оказывать им постоянную помощь
Консультант одной бельгийской фирмы Джон Хамбль
Он сформулировал с позиции сотрудника по отношению к менеджеру:
- скажите мне, что вы от меня ждете? Т.е ясно изложите задачу, в противном случае - такое и исполнение
- дайте мне возможность действовать, если поставили передо мной цель - не мешайте, дайте мне права.
- скажите, как идут мои дела? Я должен постоянно знать - приближаюсь к цели или нет, на правильном ли я пути?
- помогите мне, если я в этом нуждаюсь. Если я не нуждаюсь, то не надо меня опекать, контролировать
- вознаградите меня, согласно моему вкладу. *принцип материального стимулирования должен работать
Наш отечественный ученый Смирнов Э.А перечислил основные формы разработки управленческих решений:
1) указание - решение, которое носит методический, технологический характер и реализуется в форме наставления или разъяснения
2) приказ - решение руководителя, облеченного властью в организации
3) распоряжение - решение руководителя, не наделенного административными функциями
4) инструкция - решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий
5) договор - решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств и в коммерческих и в некоммерческих сферах деятельности
6) план - решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации
7) положение - решение, представляющее собой набор правил и инструкций, регламентирующих чью-либо деятельность
8) правила - решение, учитывающее традиции организации и представляющее собой набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников
18.01.2013
Лекция 2.
С формами разработки соотносятся и формы реализации управленческих решений. К ним относятся:
....Специально организованная руководителем встреча с подчиненным или группой подчиненных или приглашенными специалистами для обмена мнениями по разработке альтернатив решения ситуации
- Убеждение - деловая беседа, проводимая руководителем, с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения
- принуждение - деловая беседа, проводимая руководителем, с целью осознанно заставить работника выполнить управленческое решение, путем угроз или повышенного вознаграждения
- наставление - деловая беседа, проводимая руководителем, с целью научить, передать опыт для более успешного выполнения управленческого решения
- сообщение - деловая беседа, проводимая руководителем, с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения управленческого решения
- личный пример - действие руководителя в среде подчиненных по заранее подготовленному сценарию, для развития у них эффекта подражания, авторитета в технике выполнения управленческого решения
- обучение - деловая беседа, проводимая руководителем, с целью дать новые знания или новую информацию для выполнения управленческого решения
- совет - деловая беседа, с целью поделиться собственными взглядами на пути выполнения управленческого решения
- отчет - отчет о результатах управленческого решения
Часто в практике управления принимаются некачественные решения, основными причинами которых являются:
1) слишком большой объем принимаемых решений
2) вновь принимаемые решения не увязываются с предыдущими, дублируя или противореча им
3) недостаточная технологизация процесса подготовки и принятия решений
4) отсутствие процедуры согласования решений с исполнителями
5) установление нереальных сроков для исполнения работы
6) недостаточное информационное обеспечение для принятия решений
7) принятие решений под влиянием эмоций
Чтобы принятое решение оказалось более качественным, при его разработке и принятии целесообразна опора на системно-комплексный подход:
Этот подход означает, что проблема, которую предполагается решить с помощью принятого решения, должна быть тщательно изучена, а при изучении проблемы выявлены причины ее возникновения, спрогнозированы последствия, в случае ее некачественного решения, учтены технические, экономические, организационные, кадровые, финансовые возможности реализации решения
Теории управления выделяют традиционные и инновационные методы принятия управленческого решения.
Главная задача традиционных методов - выработка оптимального управленческого решения, при помощи уже известных, апробированных вариантов. К ним относятся:
Метод собраний-совещаний: общепринятая форма обсуждения производственных вопросов и проблем, требующих коллективного решения. Его главная цель - описание ожидаемого результата. В совещании участвуют те специалисты и руководители, кому придется исполнять это решение
Метод деловых переговоров: он ориентирован на обсуждение конкретного вопроса. Цель метода - выработка усредненного решения
Метод телефонных разговоров: ориентирован на максимально простое и быстрое решение конкретного вопроса
Метод дискуссий: предполагает обмен мнениями и обсуждение вопросов всеми участниками
К инновационным относятся:
Метод мозгового штурма: ориентирован на коллективную разработку творческих идей. В нем участвуют "генераторы" и "аналитики".
Метод ключевых вопросов: предполагает выработку творческих идей, при помощи наводящих вопросов: "что?где?когда?", что позволяет ведущему упорядочить процесс рассмотрения проблемы, управлять творческим поиском
Планирование как функция управления
Планирование осуществляется на основе анализа работы за истекший период.
Первое, что происходит при планировании - это целеполагание
Признаки классификации целей
По содержанию:
- экономические
- политические
- технические
- социальные и т.д
По приоритетности:
- главные
- второстепенные
По длительности:
- стратегические
- тактические
- оперативные
- текущие
По форме фиксации:
- официально предъявленные
- подразумевающиеся
По потребности:
- желательные
- не желательные
- надуманные
По степени обоснованности:
- обоснованные
- слабо обоснованные
- не обоснованные
По реалистичности:
- реальные
- Нереальные (неосуществимые)
По уровням управления:
- общегосударственные
- отраслевые
- региональные
- локальные
- уровня учреждения
По политическому смыслу:
- фактически выполняемыми
- декларируемые
- провозглашаемые
По характеру:
- конечные
- промежуточные
По степени выполнения:
- выполнимые полностью
- выполнимые частично
- невыполнимые
По месту определения:
- заданная извне
- поставленная внутри структуры
Требования к цели:
Конкретность
Реальность
Соизмеримость
Кто хочет достигнуть цели, тот должен знать ее
Правила построении дерева целей:
1)Основной фактор формирования цели каждой социальной системы - это требование вышестоящей.
Таким образом, определяя главную цель нужно обратить внимания на требования "сверху".
2)На формирование цели системы оказывает влияние информация, поступающая от других систем, с которыми данная система взаимодействует
3)Начальный этап определения общей цели должен заключаться в составлении общего представления о путях и условиях развития данной системы
4) На основе анализа работы, состояния системы, на основе анализа возможностей, которые есть в учреждении формируется та или иная "генеральная цель", которая носит некий абстрактный характер, и потому она делится на подцели.
Целевое управление - основа любых управленческих действий руководителя. А само научное управление - ...
Предваряет планирование целеполагание.
Известный специалист по теории управления и системному подходу Рассел Акофф в своей книге "Планирование в больших экономических системах" пишет: Мудрость-это способность предвидеть отдаленные последствия совершаемых действий, готовность пожертвовать сиюминутной выгодой ради больших благ в будущем. Планирование - это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения, это орудие мудрых.
Планирование - это процесс принятия решений, НО не всякое принятие решений есть планирование.