§ 78. Соразмерность частей документа

Композиционная стройность документа определяет­ся не только последовательностью изложения содер­жания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одно­му вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможно­сти кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:

...Как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управ­лениям о необходимости экономного расходования средств и повы­шения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполне­ние указаний вышестоящих организаций.

Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в органи­зации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходи­мые меры по следующим вопросам...— безусловно, любой руково­дитель хозяйства знает, что он несет личную ответственность за выполнение распоряжений руководства.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести ре­шающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными факта­ми или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложе­нии). Большое количество цифр, примеров, отступле­ний увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав

119. .Проанализируйте служебное письмо с точки зрения слож­ности его состава и соразмерности частей. Отредактируйте документ.

...В соответствии с данными обследования, а также по сигналам комитета народного контроля опытной станции на 15 августа из 265 гектаров клевера остава­лось неубранными 52 га, что приводит к потере кормо­вых качеств клевера. В том числе по центральной усадьбе — 32 га, по отделениям — 20 га. На ту же дату оставалось неубранным 40 га естественных поко­сов. Это естественное следствие плохой организации работы звеньев. Так, звено Галкина приступило к ра­боте с опозданием на 1 час 45 минут, звено Прохоро­вой — на 1 час 50 минут, звенья Мешковой и Суво­ровой— на 2 часа 10 минут; причем во всех звеньях обеденный перерыв начинался и заканчивался с пере­расходом времени в среднем на 40 минут, что в целом составляет более 6 часов.

Обследованием положения дел в хозяйстве уста­новлено также, что Вами допущен нерациональный расход государственных средств, выразившийся в пе­ревозке имущества из Львовского АРЗ на автомашине с попутной перевозкой дров. Затраты на перевозку означенного имущества выражаются в сумме 295 руб­лей, в то время как его перевозка по железной дороге в контейнерах стоила бы в несколько раз дешевле. Предлагаю по этому поводу провести обсуждение и принять необходимые меры.

Предлагаю срочно сообщить данные о состоянии переходящего фонда семян озимых культур и наме­ченных мероприятий к севу озимых, а также о поло­жении с кормами на молочно-товарной и животновод­ческих фермах...

119. Проанализируйте служебное письмо с точки зрения целостности его содержания и композиции. Какие вопросы требуют само­стоятельного рассмотрения? Какие части письма могут быть сокращены без ущерба для убедительности, доказательности документа в целом? Отредактируйте документ.

Председателю горсовета т. Павлову А. П.

В постановлениях партии и правительства проявля­ется постоянная забота о повышении благосостояни

ятружеников города и села, всех трудящихся нашей страны, об улучшении жилищно-бытовых условий на­селения. Этому способствует и рост материального производства, и повышение экономических показате­лей предприятий.

В настоящее время завод реально располагает воз­можностями для строительства двух крупнопанельных 9-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Вопрос о строительстве двух жилкооперати- вов положительно решен со стороны Министерства и городских организаций. Выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации. В завкоме уже имеется более 200 заявлений рабочих и служащих завода с просьбой об их включении в состав жил- кооператива. Среди подавших заявления имеется зна­чительное число многосемейных и нуждающихся в улучшении жилищно-бытовых условий. Подавляю­щее большинство из них являются работниками за­вода.

Коллектив завода взял обязательство участвовать в строительстве зданий. Однако начало строительства задерживается по вине городских организаций, так как выделенные для застройки земельные участки не отвечают необходимым требованиям. Они расположе­ны на расстоянии 4-х км от завода и не имеют подъ­ездных путей. Сооружение дорог с твердым покрытием в район застройки городом не запланировано. Мы не раз обращались об изменении района застройки, однако решение об этом до сих пор не принято.

Просим также обратить внимание на то, что реше­ние исполкома о ликвидации временной железнодо­рожной ветки, проходящей через территорию завод­ского поселка, до сих пор не выполнено. Хотя решение предусматривает срок сноса до 01.10.86 г., его осуще­ствлению препятствуют некоторые работники отделе­ния дороги. Поэтому просим обязать «Центртранс- строй» снять железнодорожные пути или перенести их за территорию поселка.

Коллектив завода надеется, что данные вопросы будут положительно решены Вами в самое ближайшее время.

Председатель завкома [Подпись] Пред. заводского комитета народного контроля [Подпись]

119. Какие сведения не отражены в данной характеристике? Отре­дактируйте документ.

Характеристика

на Новикова Павла Ивановича, студента III к. машиностроительного факультета МВТУ им. Баумана

Тов. Новиков поступил на машиностроительный факультет нашего института в 1985 г., успешно сдав вступительные конкурсные экзамены.

Тов. Новиков родился в 1968 г. в Москве, в семье инженера. Мать П. Новикова домашняя хозяйка. По национальности русский. В 1982 г. вступил в ВЛКСМ. Во время учебы в школе выполнял различные обще­ственные поручения, был редактором школьной стенной газеты, активно занимался спортом, участвовал в самодеятельности. Окончил школу в 1985 г. с серебря­ной медалью.

За время учебы на факультете зарекомендовал себя отличным студентом. Все экзамены сданы им на «отлично» и без задолженности. С большим увлечени­ем занимается по всем дисциплинам, предусмотренным факультетом. Активно участвует в работе научного студенческого общества. Пользуется уважением сту­денческого коллектива и преподавателей. Является членом редколлегии курсовой стенгазеты.

В настоящее время проживает по адресу: Москва, Пушкинская ул., д. 15, кв. 84. Характеристика выдана для представления в райвоенкомат.

[Подписи]

119. Укажите ошибки, допущенные автором заявления. Отредак­тируйте документ.

Директору автобазы № 2 т. Петрову В. И. от Никифорова Л. Н.

Заявление

Товарищ директор, к вам обращается шофер авто­базы Никифоров Л. Н. по такому вопросу.

Очень прошу вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах (в города Владимир, Яро­славль и Горький). Я сейчас прохожу лечение в по­ликлинике, справку могу представить. Очень прошу не отказать в моей просьбе и подписываюсь.

Никифоров Л. Н. 2 марта 1981 г.