Етапи процесу контролю

1. Етапи процесу контролю.

2. Заходи з підвищення ефективності контролю.

1.Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю повинен здійснюватись у певній послідовності через такі етапи:

1. Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є:

• виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

• виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;

• визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

• перевірка якості та кількості виготовленої продукції чи наданих послуг тощо.

2. Підбір критеріїв та стандартів.

Критерій – це підстава, мірило для оцінювання чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, підбору кадрів, обсягу видання, формату видання, кількості ілюстрацій тощо).

Стандарт – це сукупність прийнятих норм і нормативів. Норми – це максимально припустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, енергії для виготовлення одиниці продукції. Нормативи – це показники, що характеризують відносну величину використання знарядь і предметів праці (фондовіддача, коефіцієнт оборотності, трудомісткість).

3. Оцінювання виконання – полягає у виявленні фактичних, реальних даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об’єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади.

4. Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами – полягає у здійсненні порівняння фактичних даних підконтрольних об’єктів та установлених відносно цих об’єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі необхідно встановити масштаби допустимих відхилень.

5. Визначення потреби у корективах. На основі результатів, отриманих на попередньому етапі визначається потреба у корективах. Здійснення коректив (усунення недоліків, корегування стандартів) реалізується завдяки функції регулювання.

2.Для підвищення ефективності контролю потрібно впроваджувати такі заходи:

• встановлювати критерії та стандарти, які об’єктивно відображають результати діяльності людей;

• готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів;

• забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та працівниками, діяльність яких контролюється;

• уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

• застосовувати методи розробки критеріїв та стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль;

• використовувати методи матеріального стимулювання за досягнення критеріїв та стандартів;

• надавати особливої уваги контролю здійснення основних видів діяльності організації.

Регулювання як функція менеджменту

Регулювання – це вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі через розробку і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Регулювання покликане усунути усі недоліки, відхилення, збої, що були виявлені у процесі контролювання. При цьому регулювальні заходи можуть вживатись на усіх попередніх етапах технології менеджменту (планування, мотивування, організування). Для цього застосовуються корегуючи дії, які базуються на виборі таких рішень:

• усувати відхилення;

• переглянути стандарти та критерії;

• поєднати попередні підходи.

Функції планування, організування та мотивування удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, функції контролювання та регулювання – в керуючій та керованій системах.

Залежно від характеру відхилень чи недоліків, що були виявлені в процесі контролю у керованій системі, регулювання спрямовується на конкретний блок – планування, організування чи мотивування. Якщо у блоці «Планування» виявлені недоліки, то розроблені заходи будуть стосуватися вдосконалення економічного, соціального чи технологічного планування. Якщо відхилення виникли, наприклад, в організаційній структурі управління, то будуть заходи з удосконалення побудови організації. Недоліки у матеріальному і моральному стимулюванні працівників будуть усуватися в блоці «Мотивування», наприклад. удосконалення системи преміювання, нарахування дивідендів тощо.

8