3.5. Види нарад та їх проведення

У процесі виробничої діяльності постійно постають пи­тання, які для швидкого та ефективного вирішення потребу­ють думки колективу, погляду компетентної особи, фахівця, практика. На одній із ратуш Данії написано: «Ніхто не знає так багато, як усі ми разом». У ментальності українського народу також закладено спільне розв'язання проблеми, наприклад: «Одна голова добре, а дві — краще», «Дружно люди візьмуть­ся — гори здадуться» та ін. Тому керівникові будь-якого рівня не обійтись без використання колективного інтелекту.

Найкращим засобом вирішення багатьох питань здебіль­шого є, звичайно, нарада. Нарада передбачає спільне обгово­рення, вирішення певних питань, розв'язання проблем у всіх сферах громадського й політичного життя. Порівняно з ба­гатьма іншими формами управління, нарада має конкретні пе­реваги, оскільки дає можливість спільно розв'язувати важливі проблеми, висловлювати власні думки та пропозиції, ухвалю­вати узгоджені рішення.

Слід пам'ятати, що оптимальна кількість учасників нара­ди — 10-12 осіб. Якщо кількість більша, то, як правило, не всі матимуть змогу висловитись із обговорюваного питання.

Наради бувають запланованими, регулярними та по заплановими. З огляду на мету розрізняються: оперативні (п'ятихвилинки) — призначені для передавання інформації «знизу» керівникові про стан справ, від інших видів відрізня ються стислістю виступів (2-3 хвилини); навчальні — надають її учасникам певні знання, підвищують їхній рівень і кваліфіка цію; інформативні — знайомлять із конкретною інформацією^ новими положеннями, постановами, виробничою ситуацією тощо; роз 'яснювальні — мають на меті формування стратегій ного й тактичного плану виробництва, переконують учасників у діяльності такого рішення, готують підстави для ухвалення будь-якого важливого рішення; інструктивні — передають та деталізують вказівки та розпорядження адміністративних органів; проблемні — призначені вирішувати складні питану ня, ситуації, конфлікти і т. ін., що виникають під функціону­вання підприємства, установи або закладу; диспетчерські переробляють інформацію та дають конкретні розпорядження. Дискусійні наради — найбільш демократичний за структурою вид наради. їх проводить обраний присутніми голова. Кожек на такому засіданні може вільно висловлювати свої думки навіть якщо вони не збігаються з думкою більшості чи само­го керівника. Під час проведення таких нарад народжуються справді конструктивні рішення багатьох проблем.

Нарада має три етапи: підготовка, проведення та оформ­лення результатів. Нарада досягає своєї мети, коли вона до­бре підготовлена, передбачено весь її перебіг. Тому, готуючи нараду, необхідно:

• сформулювати перелік обговорюваних питань (визначи­ти порядок денний);

• продумати послідовність обговорення цих питань (на­раду слід розпочинати з обговорення важливих питань, які потребують інтенсивної розумової діяльності; наприкінці ви рішують конкретні питання, які можна подати як оголошення та їх взаємозв'язок;

• визначити час проведення (час проведення наради має бути тільки робочим, але найкраще планувати на кінець робо чого дня або відразу після обідньої перерви);

• обираючи приміщення, слід подбати про його освітлен ня, наповненість усім необхідним, зручність і т. ін.;

- доцільно скликати нараду із двох-трьох питань;

• визначити склад учасників, ураховуючи їхню особисту компетентність, посадові обов'язки, а також їхню комуніка­бельність, уміння конструктивно співпрацювати;

• належним чином підготовити всю необхідну документа-цію (проект рішення, інші матеріали);

• документи перед нарадою систематизують, скріплюють або кладуть у теку.

Під час проведення наради кожен з її учасників має функ­ціональні обов'язки і права. Головуючий на нараді повинен:

- починати нараду та закінчувати її;

- стежити за правильним проведенням наради (керувати обговоренням унесених до порядку денного питань, дотриму­ватися регламенту, відповідності інформаційних виступів об­говорюваним питанням, ставити слушні запитання, система­тизувати різні погляди, вчасно робити висновки);

стоячи оголошувати прізвища, посаду й тему виступу оратора, пункту порядку денного;

створити доброзичливу атмосферу для спілкування;

- наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, ого­лосити підсумки, назвати документи наради.

Кожен учасник наради має право на виступ, у цьому, влас­не, і полягає сенс розподілення виступів перед її проведенням, бо годі легше уникнути зайвого клопоту, непотрібних розмов, що можуть мати хибні наслідки та дезорганізувати роботу.

Секретар повинен підготувати необхідні документи, бо ішііважливішим у проведенні наради є результат.

Для вироблення рішення та складання документів іноді обирають робочу комісію, яка заздалегідь готує проект та про­понує його на затвердження.

На нараді повинна панувати ділова атмосфера, тон висту­пів має бути спокійним, голос нефорсованим, дикція чіткою, переважають доброзичливі та дружні інтонації — вся увага на об'єкт обговорення, а не на суб'єктивні настрої чи емоції.

Нарада, як і засідання та загальні збори, обов'язково про­токолюється. Для цього спеціально призначається секретар (співробітник із відповідними здібностями, умінням та належ­ною підготовкою).

Слід також пам'ятати, що, визначаючи дату проведення наради, необхідно враховувати реальну можливість підготов­ки до неї. Дата наради не повинна змінюватися. Якщо ж вини­кають непередбачувані обставини, про дату перенесення всіх учасників попереджають заздалегідь.

Окрім нарад, існують ще й інші форми використання ко­лективного інтелекту, наприклад збори. Ця форма передбачає спільну присутність працівників установи, закладу, організації для вирішення якого-небудь питання, обговорення нагальних проблем. Для успішного проведення зборів призначається ро­боча група, яка потім уже займається питаннями їх підготовки. Як правило, доповідачем повинна бути найавторитетніша осо­ба, яка компетентна в обговорюваній проблемі, може на на­лежному рівні її викласти.

За складом учасників збори бувають:

- відкриті (із запрошенням чи присутністю осіб іншого за­кладу, установи або вищого органу);

- закриті (без присутності сторонніх чи запрошених осіб);

- урочисті (з нагоди певних урочистостей, свята чи істо­ричної дати).

Виступ на загальних зборах повинен стосуватися однієї теми, із наведенням переконливих аргументів на захист ви­сунутої пропозиції. Як правило, обговорення припиняється після з'ясування, що пропозицій більше немає. Відтак усі рекомендації, зауваження, доповнення систематизуються, го­тується проект рішення й розглядається учасниками зборів. Рішення обговорюється, доповнюється, редагується, а потім ухвалюється учасниками зборів.

Вимоги до підготовки, проведення зборів та їх перебіг багато в чому збігаються із проведенням засідань. На відміну від зборів, засідання — це форма організації роботи певного постійного ор­гану, підрозділу або групи. Проведення засідань, як правило, пе­редбачено статутом або положенням про організацію установи.