Создание файла базы данных Access

Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

Для создания файла новой пустой базы данных выберем в области задач Создание файла строку Новая база данных (New Database). В открывшемся окне Файл новой базы данных (File New Database) (рис. 3.2) раскроем список Создать папку (Save in) и выберем папку, в которой будет храниться файл, зададим имя файла новой базы данных, например, "Поставка TOBapoB.mdb", и нажмем кнопку Создать (Create). В результате откроется окно новой базы данных <имя БД>: база данных (Database).

Рис. 3.2 Окно создания файла новой базы данных

Файлы, сохраняемые в Access, как и в других приложениях MS Office, по умолчанию попадают в папку Мои документы (My Documents). Для изменения используемой по умолчанию папки для файлов новых баз данных надо выполнить команду Сервис|Параметры (Tools|Options) и в появившемся диалоговом окне на вкладке Общие (General) в поле Рабочий каталог (Default Database Folder) ввести путь к папке, в которой предполагается хранить новые базы данных. Команда Сервис|Параметры (Tools|Options) доступна только при открытой базе данных.

Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что его предельная длина составляет 255 символов, включая пробелы, в Microsoft Windows 98/ NT 4.0 и 215 символов, включая пробелы, в Microsoft Windows 2000/XP или Millennium Edition. Имена файлов не должны содержать следующих символов: /, *, \, ?, “ , <>,|.

Тип файла по умолчанию имеет значение Базы данных Microsoft Access (*.mdb) (Microsoft Access Databases), что приводит к созданию файла базы данных, имеющего расширение mdb. Это расширение является зарегистрированным в Windows для данного типа файлов и связывается с программой Access.

Вертикальный ряд больших кнопок слева в окне Файл новой базы данных (File New Database) предназначен для быстрого открытия, просмотра содержимого и выбора папки для сохранения файла (см. рис. 3.2). Для отображения в папке только файлов баз данных в поле списка Тип файла (File of type) устанавливается тип Базы данных Microsoft Access (*.mdb) (Microsoft Access Databases).

Кнопки на панели инструментов окна Файл новой базы данных (File New Database) обеспечивают удобный поиск и переход к папке, в которой необходимо создать файл базы данных. По следующей кнопке Переход на один уровень вверх (Up One Level) выполняется переход к просмотру папки на уровень выше в иерархии папок. По кнопке Представления (Views) открывается список команд для настройки вида информации об отображаемых в окне файлах. Кнопкой Сервис (Tools) открывается список команд, которые позволяют удалить или переименовать выделенный объект. Команда Свойства отобразит информацию о базе данных, а для папки откроет общий доступ пользователям вашей сети и правила доступа. Кроме того, на панели инструментов представлены кнопки для удаления файлов или папок, создания новых папок, для поиска в Интернете.

В окне новой базы данных <имя БД>: база данных (Database) (рис. 3.3) <имя БД> соответствует заданному названию в окне Файл новой базы данных (File New Database) (см. рис. 3.2).

Рис. 3.3 Окно пустой базы данных «Поставка товаров»

В окне новой базы данных в разделе Объекты (Objects) вертикальным рядом кнопок представлены все типы объектов, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Для новой

базы данных список объектов любого выбранного типа отсутствует.