Необходимость и неизбежность изменений

Отечественные и зарубежные предприятия и учреждения сталкиваются с безжалостными законами рынка. Перестройка своей работы к современным условиям рынка - главное условие выживания.

Документы уже не считаются чем-то второстепенным в работе организаций - они вошли в собственно сам процесс. Электронные документы имеют какую-то неуловимую сущность, так что для их внедрения не достаточно одной лишь технологии. Пользователи должны осознать все компоненты электронных документов, прежде чем они их воспримут и оценят по существу.

Научно-техническая документация, особенно компьютерная, уже давно и активно переносится с бумажных носителей на цифровые. Преимущество такого переноса - очевидно, а необходимость для учреждений принять стратегию электронных документов - неизбежна. Учреждениям полезно провести эксперименты с новыми носителями и различными подходящими электронными форматами. Их следовало бы рассматривать как отправную точку для обсуждения внутри организации. Необходимо создать нормативную базу. Здесь хорошим примером могут служить банковские учреждения, где уже сейчас в рамках платежной системы используются электронные документы. Эту новацию необходимо расширить и на регламентирующие и другие документы, циркулирующие в банке, и распространить опыт на другие учреждения и организации.

Отказ от воспроизведения документов на бумаге. Здесь не надо торопиться, этот вопрос требует внимательного планирования и ясного представления о том, что ждет нас впереди. Полный переход от бумажных документов к электронным потребует последовательных приближений, которые на начальном этапе будут связаны с дополнительными расходами. Фаза переходного периода от бумажных документов к электронным может занять несколько лет, в зависимости от инерции людей и прогресса в области новых носителей информации.

Политика централизованной печати документов может быть сосредоточена вокруг хранилища документов. Документы общего характера могут быть собраны и индексированы в одной электронной библиотеке. Частные документы могут храниться в отдельных подразделениях и воспроизводиться на бумаге по мере необходимости.

1.2) Сэд: основные понятия, общие требования, решаемые задачи и характеристика систем электронного документооборота

Понятие системы электронного документооборота (СЭД)

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом не возможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.

Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Для систематизации множества универсальных ИТ в соответствии с основными этапами процесса ДОУ и типовыми функциями организационного управления следует разбить процесс ДОУ на ряд этапов:

- подготовка, создание и оформление документов;

- прием-передача документов;

- организация движения документов внутри организации;

- регистрация и контроль исполнения;

- информационно-справочная работа;

- хранение документов.

В таблице 2 Г.Ю. Максимовичем и В.И. Берестовой [Максимович 2005: 34] предложен вариант решения делопроизводственных потребностей с помощь универсальных технологий.

Таблица 2.

Универсальные ИТ

Делопроизводственные функции	Основные универсальные ИТ, ориентированные на выполнение делопроизводственных функций
1	2
Документационно-иформационное обеспечение управления
Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа.	Технологии работы с информацией различного типа, в точности текстовый редактор (процессор), табличный процессор, графический редактор. Технология баз данных. Интеллектуальные ИТ (электронные словари и переводчики). Сетевые ИТ.
Прием и передача информации.	Сетевые ИТ. ИТ, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта.
Регистрация документов и контроль их исполнения.	Технология баз данных.
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность.	Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технология баз данных. Технологии создания каталогов системы Windows. Технологии сжатия информации.
	Технологии поиска информации. Технологии, обеспечивающие безопасность документов.
Информационное обеспечение процедур принятия решений.	Интеллектуальные ИТ (экспертные системы, аналитические информационные системы). Технология баз данных.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, на минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.

2. Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

По отношению к задачам делопроизводства различают системы, ориентированные на автоматизацию:

- делопроизводства в целом;

- только документооборота;

- только архивных и поисковых функций;

- контроля и учета документов.

Отличительным свойством универсальных систем является их возможность решения большого количества задач делопроизводства. Система электронного документооборота – это комплекс программно-аппаратных средств, выполняющих комплексные функции автоматизированного управления документооборотом компании.

Система электронного управления документа­ми (СЭД) реализует следующие функции, обобщенные Л.А. Сысоевой:

• управление жизненным циклом.

Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распростране­ния и архивирования.

• Распределенная работа с документами.

СЭД позволяет сотрудникам, работающим в раз­личных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом цело­стность документов в масштабе всей распре­деленной организации.

• Широкий набор средств управления докумен­тами.

СЭД обеспечивает все основные функ­ции управления документами:

- регистрация документов

- рассылка

- постановка на контроль исполнения

- контроль версий

- полнотекстовый поиск

- ведение контрольных журналов

- работа с шаблонами

- уведомление об изменениях и другие.

• Редактирование/согласование/утверждение.

СЭД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.

• Многоуровневый контроль версий.

Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.

• Защита данных.

СЭД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:

- средства защиты и шифрования промышленного уровня

- полномасштабные средства идентификации пользователей

- средства RSA и SSL

• Поддержка широкого выбора клиентов.

Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭД возможно использование файлов любых офисных приложений

• Масштабируемость системы.

Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Основные задачи и требования, предъявляемые к СЭД

Любая система автоматизированного управления документооборотом должна уметь решать основные задачи, возникающие при движении документа по всему своему жизненному циклу: от появления документа до сдачи в архив или уничтожения. Поскольку система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации всего комплекса работ с документами как созданными в данном учреждении, так и поступившими извне, то в общем случае она должна обеспечивать следующие функции: ввод документов в систему, регистрация, распределение и рассылка, редактирование и модификация, оперативное хранение и архивация, поиск и просмотр, извлечение и воспроизведение, контроль исполнения, разграничение доступа, справочная служба и пр. Существенным является обеспечение групповой (кооперативной) работы с документами.

При внедрении СЭД в практику работы учреждения преследуются следующие цели:

- повышение производительности труда,

- повышение оперативности в работе с документами,

- расширение возможностей справочно-информационного обслуживания,

- улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документов,

- сокращение количества ненужных документов и ненужных рассылок,

- улучшение организации контроля за движением и исполнением документов.

Технология обработки документов определяется рядом факторов: видом документа и требованиями его жизненного цикла; традициями, сложившимися в учреждении, и текущими представлениями исполнителей о возможностях современных систем обработки документов. В любой системе всегда должна быть возможность для основных исполнителей самим осуществлять программирование маршрута прохождения и режимы обработки того или иного документа.

С другой стороны, система должна быть удобна в администрировании и эксплуатации. Возможности обеспечения для документа индивидуального жизненного цикла не должны приводить к общей децентрализации управления обработкой тех документов, которые являются общими для различных пользователей, групп, подразделений. Основу такой системы должна составлять соответствующая организация программного обеспечения, позволяющая решать широкий круг задач обработки документов независимо от специфики деятельности учреждения.

Разработка конкретной системы электронного документооборота или настройка покупной системы должна производиться на основе системного анализа деятельности учреждения, в результате которого определяются:

- основные задачи,

- уровни организационной структуры,

- группы пользователей и их информационные запросы,

- этапы жизни документов и ответственные за них службы,

- схема функционирования системы,

- состав и структура базы данных,

- формы представления входной информации и выходных документов.

В результате такого анализа определяется, решение задач какого вида является наиболее важным в деятельности предприятия. Например, для учреждений, накопивших большие объемы бумажных документов, первостепенной будет задача потокового сканирования при вводе документов в систему. Для закрытых учреждений на первое место может встать задача разграничения доступа к документам и контроля за попытками несанкционированного доступа. Для многих учреждений достаточно важной является задача контроля исполнения документов, а для некоторых - эта задача отходит на задний план, или, вообще, является излишней в системе. А также от рода деятельности компании и принятой системы управления делопроизводством возникают частные или специфические задачи, которые могут быть решены либо внедрением дополнительных модулей в СЭД, либо соответствующей настройкой её функций.

В общем случае любая система автоматизированного управления документооборотом компании должна поддерживать следующие ключевые возможности: