Организационные преимущества

Обеспечить исчерпывающее предоставление архива, включая все документы, подготовленные для распространения на популярных конференциях, выставках и презентациях. Документы будут помещаться в депозитарий сразу после их принятия и получения от авторов окончательно утвержденных версий. Специализированные хранилища в депозитарии могут быть предложены по отдельному индексу (указателю). Ограничения на длину документа, число цветов в изображении и т.д. исчезают.

Здесь особенно следует подчеркнуть важность предоставления архива нормативных документов и актов, которые часто имеют колоссальные объемы и всегда нужны «под рукой» сразу во многих подразделениях.

Создать сервер технических отчетов. Их можно было бы составлять для cотрудников учреждения и клиентов в виде гипертекстовых HTML-документов и разместить на Web-сервере учреждения, чтобы получить доступ к их наработкам и версиям (коллекциям) тестов и самих документов.

Сделать электронные книги, техническую документацию и обучающие пакеты доступными как для своих сотрудников, так и для широкого круга клиентов. Предоставляя в электронной форме учебный материал, учреждения могут помочь своим сотрудникам улучшить техническое мастерство, а клиентам - шире ознакомиться с документацией на используемую систему. Этот материал тоже целесообразно разместить на Web-сервере учреждения.

Создать на Web-сервере учреждения рекламную страничку и сделать на ней ссылку на интерактивную систему on-line сервиса и продаж. Кроме дополнительного источника доходов такой сервис мог бы помочь менеджерам учреждений в выборе оборудования и программного обеспечения. Система учета клиентов, посетивших сайт (имеется в виду Web-site) учреждения, поможет собрать неоценимую информацию для аналитиков учреждения, занимающихся маркетингом.

Рассылать on-line уведомления о рабочих совещаниях, конференциях, презентациях и других событиях в сфере науки, производства и бизнеса, а также рассылать оперативные уведомления об использовании каких-либо благоприятных возможностей, предоставляемых в качестве услуг сотрудникам и клиентам. Электронная рассылка информации и использование таких могучих технологий Internet как Электронные доски объявлений и Телеконференции, могут существенно сократить почтовые расходы на рассылку, повышают осведомленность сотрудников и клиентов и могут увеличить доходы учреждений.

Построить иерархию документов в соответствии с важностью и частотой использования и уровнем ссылаемости. Можно предложить иерархию от объявления через списки рассылки электронной почты о нереферированном тексте документа до полностью зарегистрированных документов и даже on-line-энциклопедий, что покрывает весь спектр деятельности сотрудников учреждения и клиентов.

Создавать и поддерживать электронные сообщества. Программисты являются показательным примером сближения интересов и даже знакомств на почве электронных взаимодействий. Internet породнил более 70 миллионов клиентов из разных сфер с разными интересами. Общение начиналось с электронных писем, сейчас же это официальные документы (платежи, расчеты, квитанции, подтверждения и др.). Учреждение и родственные ему организации (в смысле профессиональной деятельности) в результате применения электронных коммуникаций и обмена осмысленными электронными документами могут сформироваться как самостоятельная профессиональная прослойка.

Руководители и специалисты в учреждениях, как и большинство людей, медленно реагируют на изменение инструментов своего труда; однако, нам не следует прекращать пропаганду электронных документов как средства улучшения связей между специалистами в области административной деятельности, научных исследований, разработок, производства и в сфере бизнеса. Принятие электронных коммуникаций на фазе экспертной оценки должно предоставить возможности усиления процесса рецензирования, позволив более полную оценку новых документов.