Здесь нужно продолжение!!!

Глава 1. Электронный документооборот: основные понятия, задачи, требования и принципы внедрения

1.1) Основные понятия электронного документооборота

Документ как основной источник информации в управлении

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio», что означает сведения, разъяснения, изложение. Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

Одно и то же информационное сообщение (статья в газете, объявление, письмо, телеграмма, справка, рассказ, чертёж, радиопередача и т.п.) может содержать разное количество информации для разных людей — в зависимости от их предшествующих знаний, от уровня понимания этого сообщения и интереса к нему.

Информация есть характеристика не сообщения, а соотношения между сообщением и его потребителем. Без наличия потребителя, хотя бы потенциального, говорить об информации бессмысленно.

Применительно к компьютерной обработке данных под информацией понимают некоторую последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов и звуков и т.п.), несущую смысловую нагрузку и представленную в понятном компьютеру виде. Каждый новый символ в такой последовательности символов увеличивает информационный объём сообщения.

Информация может существовать в самых разнообразных формах:

в виде текстов, рисунков, чертежей, фотографий;

в виде световых или звуковых сигналов;

в виде радиоволн;

в виде электрических и нервных импульсов;

в виде магнитных записей;

в виде жестов и мимики;

в виде запахов и вкусовых ощущений;

в виде хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов и т.д.

Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных.

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информа­ции путем фиксации се на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фото­пленке, оптическом диске или на другом носителе. Вообще говоря, существует множество различных определений и описаний понятия документ, как это нередко бывает, начать проще с примеров. Наиболее общие разновидности документов можно проиллюстрировать определёнными несущими в себе информа­цию объектами, присутствующими в деловом обороте фирмы. Примерами таких пред­метов могут служить краткие заметки, корреспонденция, элек­тронная почта, памятки, электронные таблицы, отчёты об ис­следованиях и так далее. Слово documentum - официальная публи­кация, указ, директива. В терминах современного бизнеса официальная заменяется на составленная на законном основа­нии, а публикация, указ, директива на запись. Таким образом, слово documentum может быть переведено как не противо­речащая закону запись о сделке или касающемся бизнеса реше­нии, и эту запись можно рассматривать как единое целое - до­кумент. Документ не обязательно должен существовать в виде записи на бумаге. Это могут быть данные в цифровом пред­ставлении, приведённые в наиболее удобный для пользователя формат - например, заказ на поставку, запрос на обновление персонала или чек.

Содержание документа и контекст, в котором документ по­даётся, носят название предмет документа. Когда хотят подчеркнуть, что документ включает различные типы данных (текст, таблицы, графику, видео и т.п.), то говорят о составном документе (compound document).

Таким образом, для компании документ становится основным носителем и источником информации, которая в свою очередь используется для планирования и управления деятельностью всей компании в целом и отдельными её элементами. Для различных компаний понятия документа могут существенно различаться друг от друга в зависимости от деятельности этой компании, типов документов, с которыми она работает, а также от побочных факторов (принятой системы управления, масштабности работы компании и прочего). Но в целом, различаясь коренным образом по содержанию, документам, как интеллектуальным объектам, присущи три основные сущности, за которые ответственны три различные технологические средства. Во-первых, это объекты хранения всевозможных данных от текста до графики, видео и звука. Во-вторых, это связи, которые собственно оживляют документы и придают им интеллектуальность. Третья сущность - это атрибуты и индексы, которые появляются в результате обработки и хранения этих документов.

Традиционные процедуры работы с документами; понятие жизненного цикла документооборота организации

В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл документа и маршрут движения документа.

Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень готовности документа, представляя этапы развития документа и последовательность прохождения этих состояний. Например, начальным состоянием документа может быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив».

С жизненным циклом документа непосредственно связан маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ должен поступить к должностным лицам и другим участникам документооборота при выполнении делопроизводственной процедуры или бизнес-процесса.

Различные типы документов могут обладать уникальным жизненным циклом и маршрутом движения, построенными с учетом целей и задач документооборота, существующего на предприятии. Все документы можно разделить на различные типы, которые определяется по принадлежности документа к той или иной категории. Категория документа определяет жизненный цикл документа, маршрут движения документа, права на операции с документом, а также набор дополнительных полей документа (реквизитов), обязательными из которых являются:

— название предприятия (организации);

— вид документа;

— дата;

— регистрационный индекс документа;

— заголовок к тексту документа;

— текст документа;

— подпись

Специалисты по документообороту обычно выделяют следующие этапы жизненного цикла: создание, описание, хранение, поиск, извлечение, доставка. Или: создание; передача; обработка, хранение и исполнение; доступ к документу из внешней среды.

Жизненный цикл любого документа (рисунок 1) состоит из двух основных стадий.

Рисунок 1. Жизненный цикл документа.

1. Стадия разработки документа может включать:

• собственно разработка содержания документа;

• оформление документа;

• утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа может включать:

• активный доступ;

• архивный документ:

  • краткосрочного хранения;

  • долгосрочного хранения;

• уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

Таким образом, понятие жизненного цикла является основным понятием документооборота и управления делопроизводством.

Понятие электронного документа; сравнительная характеристика с традиционной формой хранения и использования документов

До настоящего времени ни законодатель, ни современная доктрина не выработали общего однозначного определения электронного документа. Легальное определение данного термина появилось лишь в 2002 г. в Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» : «Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Законодатель в этом определении обратил внимание лишь на форму предоставления информации данного класса документов, отличающую его от других документов. В юридической литературе многократно отмечалось, что это определение достаточно широкое и оно далеко не полностью раскрывает рассматриваемое понятие, что дает почву для его неоднозначного толкования при решении задач правового регулирования вопросов использования электронных документов. Более удачным представляется понятие электронного документа, предложенное С.И. Семилетовым: «Электронный документ - документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах ) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи». В России до настоящего времени нет закона об электронном документе и не решена проблема долгосрочного хранения электронного документа.

Обязательными признаками электронного документа являются:

1. электронная форма представления информации (специально устанавливается требование о воспроизведении информации в виде, доступном для восприятия человеком);

2. способность храниться, обрабатываться и передаваться с помощью электронных средств 

Анализ содержания законопроектов о статусе электронных документов и использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) показывает, все они предусматривают присутствие в составе ЭД определённых сведений, которые позволяют индивидуализировать каждый ЭД.  Эти сведения (реквизиты) можно разбить на несколько групп реквизитов:   

1.      Сведения об источнике происхождения, например: 

физическое или юридическое лицо, от имени которого направлено электронное сообщение, должно быть точно определяемо;

договор о предоставлении электронных финансовых услуг должен содержать, в частности, требования к средству электронных финансовых услуг и порядок его идентификации.

2.      Сведения о времени происхождения, например: 

обозначение отправителя и получателя электронных данных, а также даты и времени их создания или получения.

3.      Административно-географическая «привязка», например: 

Обязательная информация (о лицах, использующих электронные средства) включает следующие сведения:  местонахождение, адрес электронной почты;

Договор о предоставлении электронных финансовых услуг должен содержать, в частности, порядок идентификации организатора системы;

Информация о правовом статусе организатора системы включает, в частности, наименование и место нахождения организатора системы.

4.      Сведения об идентифицирующих признаках, например: 

Электронный документ должен содержать обязательные реквизиты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Российской Федерации. При использовании электронных документов в гражданском обороте соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные реквизиты электронных документов;

Договором о предоставлении электронных финансовых услуг и (или) правилами предоставления услуг могут быть предусмотрены требования, касающиеся обязательных реквизитов документа по сделке и порядка его составления;

При   оценке  электронных  документов  в  качестве  доказательств  следует  учитывать  надёжность  того,  каким  образом  документы     были сформированы, хранились или передавались, каким образом обеспечивалась достоверность и неизменяемость электронных документов,  а  также  любые другие существенные обстоятельства.

В одном из законопроектов имеется ещё одно весьма существенное, положение: Условия договора должны быть представлены в форме, доступной для восприятия лицом, не обладающим специальными знаниями, а также позволяющей хранить и воспроизводить договор. 

Однако,  ни  один  из рассматриваемых законопроектов не содержат требований к полному (или хотя бы минимальному) набору таких реквизитов. Законопроекты в самом общем виде оговаривают, что должно индивидуализировать ЭД, но ничего не говорят о том, как это сделать. 

Группой специалистов Российского федерального центра судебной экспертизы при Минюсте РФ и учреждений того же профиля ряда правоохранительных ведомств, занимающихся экспертизой информационных технологий (экспертизой технического и программного обеспечения средств вычислительной техники и ЭД, созданных с их помощью), предложено новое техническое решение, обеспечивающее возможность индивидуализации и последующей идентификации ЭД. 

Это решение, защищённое в России свидетельством Роспатента на полезную модель, простым и надёжным способом, не требующим больших затрат на его реализацию, позволяет маркировать каждый ЭД уникальным набором реквизитов (идентифицирующим маркером электронного документа – ИМЭД). ИМЭД  удовлетворяет требованиям перечисленных выше законопроектов как в части конкретизации  состава реквизитов ЭД, так и формы их представления (доступной для восприятия лицом, не обладающим специальными знаниями). Предлагаемый способ был разработан в 2000 году на основе опыта проведения более сотни экспертных исследований технических и программных средств современной вычислительной техники и изготовленных с помощью этих средств документов (как электронных, так и не обычном, бумажном носителе). 

По мнению специалистов, использование ИМЭД приведёт ко многим положительным изменениям в виртуальном мире оборота ЭД: 

• Во–первых, ИМЭД обеспечит дополнительную защиту авторских прав производителей и распространителей информационных продуктов и услуг в сфере оборота электронной информации. 

• Во–вторых, ИМЭД существенно затруднит подделку ЭД. 

• В–третьих, заставит пользователей отдавать предпочтение лицензионным программным продуктам и легально произведённому, сертифицированному аппаратному обеспечению. 

• В–четвёртых, возможность внедрения ИМЭД в любой ЭД и распечатки его (ИМЭД) на традиционном носителе (бумаге) может быть реализована как с помощью специального программного обеспечения, так и путём небольшой доработки любой существующей прикладной программы или операционной системы. Эта доработка может осуществляться постепенно, в процессе разработки новых версий программных продуктов. На наш взгляд, фирмы–производители программного обеспечения должны  заинтересоваться возможностями использования ИМЭД, так как в этом случае они получают колоссальные возможности рекламы своей продукции. 

• В–пятых, ИМЭД, по существу, по новому решает проблему оригинала (подлинника) и копии ЭД. Эта проблема также широко обсуждается в юридической литературе. При этом преобладает мнение, что все копии ЭД равнозначны и являются оригиналами. Применение ИМЭД позволит различать оригинал и любую копию ЭД. Все экземпляры ЭД (в виде файлов на любых носителях или распечатки на бумаге) будут являться полностью определяемыми. 

• И, наконец, в–шестых, ИМЭД обеспечивает возможность использования его как в составе ЭД, так и на его (ЭД) бумажной копии в форме, доступной для восприятия лицом, не обладающим специальными знаниями.  

В настоящее время двумя российскими производителями программного обеспечения (ЗАО «СофтИнтегро» и ООО «е-Стайл Ай-Эс-Пи») разрабатываются программные продукты, реализующие технологию ИМЭД. Эти программные продукты появятся на рынке в первой половине 2003 года. Программный продукт ООО «е-Стайл Ай-Эс-Пи» ориентирован на применение и в сетях ЭВМ, в том числе глобальной сети Интернет. 

Область применения ЭЦП, как средства защиты, чрезвычайно широка. Однако и ЭЦП, как всякое средство защиты, не лишена недостатков. Зарубежные специалисты отмечают, что и при использовании ЭЦП участники обмена электронными документами не защищены от следующих преднамеренных несанкционированных действий: 

• отказа отправителя от переданного сообщения;

• изменения (фальсификации, подделки) получателем полученного сообщения;

• маскировки отправителя под другого абонента.

Предлагаемый способ не лишён тех же недостатков, однако, его реализация требует существенно меньших затрат. 

Кроме того, этот способ гораздо понятнее для людей, призванных разбираться в конфликтных ситуациях, но не имеющих специальной профессиональной подготовки в области вычислительной техники и криптографической защиты информации (судей и следователей). 

На наш взгляд, ИМЭД является своеобразным “мостиком” между виртуальным миром ЭД и традиционным документооборотом на бумажных носителях. Можно сказать, что, если ЭЦП человека решает проблему аутентификации автора ЭД, то ИМЭД обеспечивает возможность аутентификации конкретного экземпляра любой прикладной программы или операционной системы, как в виртуальном мире ЭД, так и в мире традиционных бумажных документов, изготовленных с применением информационных технологий. 

ЭЦП и ИМЭД могут применяться как независимо друг от друга (для обеспечения идентификации документов разного уровня конфиденциальности), так и совместно, когда документ, снабжённый ИМЭД, защищается и ЭЦП. 

В соответствии со статьёй 160 (п. 2) Гражданского кодекса Российской Федерации «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».