
- •На дипломное проектирование
- •9. Календарный график работы над дипломным проектом
- •Содержание. Введение
- •Глава 1. Электронный документооборот: основные понятия, задачи, требования и принципы внедрения (стр. 13)
- •Здесь нужно продолжение!!!
- •Глава 1. Электронный документооборот: основные понятия, задачи, требования и принципы внедрения
- •1.1) Основные понятия электронного документооборота
- •Сравнение электронного документа с традиционным.
- •Преимущества электронных документов
- •Технологические преимущества
- •Организационные преимущества
- •Необходимость и неизбежность изменений
- •1.2) Сэд: основные понятия, общие требования, решаемые задачи и характеристика систем электронного документооборота
- •Создание, обработка и хранение документов
- •Контроль исполнения
- •Ввод документов в систему
- •Потоковый ввод документов
- •Создание документов
- •Организация процесса движения документа
- •Оперативное хранение и архивирование документов
- •Поиск и просмотр документов
- •Контроль исполнения документов
- •Средства и методы обеспечения безопасности
- •Администрирование сэдо
- •Объектно-ориентированный подход
- •Интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс
- •Масштабируемость
- •Открытость
- •Модульность и гибкость
- •1.3) Общие проблемы сэд при их внедрении и эксплуатации
- •1.4) Технология внедрения систем электронного документооборота
- •Консерватизм сотрудников
- •Фактор руководства
- •Проблемные задачи начала внедрения Придание электронному документу юридической силы
- •Взаимодействие с внешним миром
- •Глава 2. Анализ исходных данных и формирование требований к разрабатываемой системе.
- •2.1) Исходные данные для внедрения эд, их характеристика и анализ.
- •2.2) Требования к разрабатываемой системе автоматизированного управления документооборотом компании
- •Создание, обработка и хранение документов
- •Контроль исполнения
- •Масштабируемость
- •Интеграция с другими системами
- •Наращивание функционала
- •2.3) Техническое задание на разрабатываемую систему и определение документов, подлежащих автоматизации своего жизненного цикла
- •Назначение и цели создания системы
- •Назначение системы
- •Цели создания системы
- •Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами
- •Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе
- •Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию
- •Упрощение работы с организационно-распорядительными документами
- •Управление процессами
- •Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией
- •Глава 3. Выбор автоматизированной системы управления документооборотом
- •3.1) Обзор существующих систем автоматизированного управления документооборотом и делопроизводством, их классификация и характеристики
- •Общая классификация сэд Концепция есм
- •Классификация сэд
- •Анализ современного состояния мирового рынка сэд Общий обзор
- •Основные тенденции развития мирового рынка сэд Дальнейшее развитие рынка, его консолидация, появление на рынке новых участников, дифференциация предложений участников рынка
- •Интеграция сэд с распространенными корпоративными приложениями
- •Устойчивый спрос на oms-системы
- •Технологические изменения в отрасли
- •Изменения предпочтений потребителей
- •Развитие Интернет-ориентированности сэд
- •Быстрое изменение рыночной ориентации разработчиков сэд
- •Предложение ведущими разработчиками сэд универсальных решений для крупных предприятий по управлению всей их корпоративной информацией
- •Повышение интенсивности деятельности разработчиков по по созданию и продвижению совместных решений
- •Развитие концепции есм
- •Российский рынок сэд Общий обзор
- •Основные тенденции развития российского рынка сэд Выход на отечественный рынок сэд многопрофильных ит-компаний
- •Cовместные работы по стандартизации сэд
- •Рост интереса к российскому рынку зарубежных разработчиков и поставщиков сэд
- •Разработка интегрированных решений
- •Cотрудничество и совместное продвижение интегрированных решений
- •3.2) Обоснование выбора автоматизированной системы документооборота для внедрения в компании Информсвязь Основные особенности выбора сэд
- •Недостатки системы:
- •Глава 4. Разработка системы
- •4.1) Разработка функциональной схемы системы
- •4.2) Разработка структурной схемы системы
- •4.3) Разработка модулей и компонентов системы. Описание жизненного цикла документов и связанных с ним компонентов системы эд
- •Служебная записка
- •Реквизитные поля:
- •Какова роль реквизитных полей в документе?
- •Система пользовательских прав
- •Примечания к таблице.
- •Правило наследования прав
- •На согласование начальнику управления
- •Конец формы
- •Глава 5. Особенности внедрения автоматизированной системы управления внутренним документооборотом в компании «Информсвязь»
- •5.1) Особенности и сложности разработки и внедрения системы
- •5.2) Предлагаемые пути решения
- •Зао «информсвязь холдинг»
- •Назначение и цели создания системы
- •Назначение системы
- •Цели создания системы
- •Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами
- •Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе
- •Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию
- •Упрощение работы с организационно-распорядительными документами
- •Управление процессами
- •Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией
- •Основные требования по функционалу системы
- •Дополнительные требования к функционалу
- •Требования по масштабируемости, интеграции с другими учетными системами и возможности наращивания функционала
- •Архитектура системы
- •7. Требования системы
- •7.1 Требования к серверному обеспечению NauDoc
- •7.2 Требования к рабочим местам пользователей NauDoc
- •Исследование российских систем электронного документооборота мирэа
- •Стоимость решений
- •Функциональность
- •Технические требования
Консерватизм сотрудников
Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.
Как разрешать эту проблему? Работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?
Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.
Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.