1.4) Технология внедрения систем электронного документооборота

Основные подходы к внедрению электронного документооборота

Основные подходы к внедрению СЭД основаны на нескольких важнейших принципах внедрения любой информационной системы:

• принцип системности — между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые обеспечивают ее цельность и взаимодействие с другими системами;

• принцип открытости — система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;

• принцип совместимости — при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;

• принцип стандартизации (унификации) — при создании системы применяются типовые, унифицированные и стандартизованные решения;

• принцип эффективности — в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота

Среди множества важных подходов к реализации проекта создания системы электронного документооборота выделим основные:

1. максимальное использование имеющихся в учреждении и пригодных для построения системы программно-технических средств и персонала, имеется в виду вычислительная техника, программное обеспечение, в том числе системы управления базами данных, персонал администрирования фрагментов офисных систем, где они имеются, подразделений;

2. привлечение для разработки системы электронного документооборота надежных фирм, длительное время работающих на рынке компьютерных технологий, имеющих значительное число внедрений систем документооборота и устойчивое финансовое положение, поддерживаемых основными фирмами разработчиками базового программного обеспечения;

3. максимальное использование готовых решений и фрагментов технологий, использование гибких, настраиваемых, совместимых с системами поставщиков информации (открытых) и допускающих поэтапное внедрение без замены программно-технических средств (масштабируемых) систем электронного документооборота, встраиваемых в остальные компоненты электронных офисов;

4. использование для сопровождения, администрирования и развития системы документооборота только персонал учреждения, для чего провести обучение и сертификацию специалистов.

Необходимо решить следующие задачи внедрения в учреждение первой очереди электронного документооборота:

• провести подробный анализ и определить исходные данные для создания системы электронного документооборота учреждения, главной составляющей частью здесь может стать инструкция по документообороту;

• выяснить какие из имеющихся программно-технических и материальных ресурсов могут быть выделены и какие необходимо приобрести дополнительно;

• в соответствии с предоставляемыми ресурсами разработать стратегию создания электронных офисов, особенно выделив разработку первой очереди документооборота;

• найти надежного и перспективного партнера для быстрой реализации первой очереди системы;

подготовить персонал сопровождения и администрирования.

Этапы внедрения систем электронного документооборота

Как внедрение любой информационной системы, внедрение системы электронного документооборота должно проходить в несколько основных этапов. Но ввиду различной организационной структуры, размера, принятой системы управления, различного рода занятости и многих других более и менее значимых факторов невозможно чётко и детально выделить все этапы внедрения автоматизированной системы управления документооборотом для любой компании или даже для какого-то общего круга, поэтому такие этапы планируются индивидуально в техническом задании на внедрение системы.

Тем не менее, можно выделить самые общие этапы внедрения СЭД в следующую последовательность:

1. Выбор системы автоматизированного управления документооборотом компании.

На этом этапе необходимо определить и сформировать цели автоматизации управления документооборотом компании исходя из индивидуальных особенностей компании и сложившейся системы делопроизводства и документооборота. Заказчику необходимо осознать, что он ожидает от внедрения и эксплуатации системы, а также подсчитать экономические показатели эффективности такого внедрения и уже основываясь на этих данных, осуществить выбор системы электронного документооборота, наилучшим образом отвечающей его ожиданиям.

2. Составление технического задания на внедрение и эксплуатацию системы

На этом этапе определяются масштабы внедрения автоматизированной системы документооборота, документы или подразделения компании, подлежащие переводу на ЭД, и прочие положения, а также определяются этапы внедрения с оформлением планируемых сроков их проведения

3. Техническое обеспечение внедрения

На данном этапе решаются все задачи, связанные с технической поддержкой внедряемой системы. Для успешного внедрения, функционирования и эксплуатации СЭД как информационной системы выдвигаются специфические требования к устанавливаемому оборудованию, системам коммуникации, программному обеспечению и другому, рассчитывается мощность серверов баз данных и ПО, т.е. рассчитываются все необходимые вычислительные и сопровождающие их ресурсы. А также на этом этапе происходит настройка и конфигурация рассчитанной технической платформы

4. Обеспечение функционирования системы

На этом этапе происходит настройка и конфигурация функционирования системы по техническому заданию – т.е. в соответствии с требованиями заказчика. Программируется весь жизненный цикл движения документов и все необходимые элементы программного обеспечения СЭД. От этого этапа напрямую зависит качество и эффективность функционирования СЭД компании, поэтому этот этап самый ответственный и требует опытного руководства, а также больших затрат сил и энергии программистов и конфигураторов.

5. Опытная эксплуатация системы

На данном этапе происходит тестирование внедряемой СЭД, обучение сотрудников компании работе с системой, а также доработка системы и учёт комментариев и предложений, т.е. завершение внедрения и доведение работы автоматизированной системы управления документооборотом до требуемого уровня.

Проблемы внедрения и функционирования систем электронного документооборота

При внедрении любой информационной системы возникает множество сложностей. При внедрении автоматизированной системы управления документооборотом возникает наибольшее количество проблем, которые быстро и легко решить очень непросто, поскольку большинство из них связано преимущественно с тем, что перемены коснутся непосредственно сотрудников компании, причём фактически всех. Не каждый человек готов легко принять кардинальные изменения в своей привычной рабочей деятельности. В этом морально-психологическом факторе, который можно разбить на множество подфакторов, а также в нескольких других важнейших факторах и лежит основной корень проблем для успешного и быстрого управления документооборотом!

Вот лишь неполный список проблем, связанных с морально-психологическим фактором сотрудников и руководства компании:

• Несогласованность

• Несработанность

• Нерешительность

• Несовместимость

• Неодобрение

• Неорганизованность

• Недоверие

• Нецентрализованность

• Неудобство

• Несоответствие

• Неподготовленность

Хотелось бы подробнее остановиться на главных особенностях человеческого фактора, создающих основные проблемы при внедрении и эксплуатации СЭД.