35.Вкладка Данные в Excel.

Структурирование (группировка) данных на листе

Показать все

Для группировки и суммирования данных в списке можно создать структуру, включающую до восьми уровней, по одному для каждой группы. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом в символах структуры документа, отображает подробные данные для предшествующего внешнего уровня. При этом внешний уровень представляется меньшим числом в символах структуры документа. Используйте многоуровневую структуру для быстрого отображения итоговых строк или столбцов или вывода подробных данных для каждой группы. Можно создать многоуровневую структуру из строк (как показано в примере ниже), столбцов или из строк и столбцов.

Структурированная строка сведений о продажах, сгруппированных по географическим областям и месяцам, отображающая несколько итоговых строк и строк с подробными данными.

Для отображения строк уровня щелкните соответствующие  символы структуры.   Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.   Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.   Уровень 3 содержит строки с подробными данными (отображаются только строки данных с 11 по 13).   Для отображения или скрытия данных в многоуровневой структуре щелкайте символы структуры   и  .

Предполагаемое действие:

• Создание многоуровневой структуры из строк

• Создание многоуровневой структуры из столбцов

• Скрытие или отображение структурированных данных

• Настройка многоуровневой структуры со стилями

• Копирование структурированных данных

• Скрытие или удаление многоуровневой структуры

• Создание итогового отчета с диаграммой

Создание многоуровневой структуры из строк

1. Убедитесь в том, что в первой строке каждого столбца данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждый столбец содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

2. Выберите ячейку в диапазоне.

3. Для сортировки столбца, содержащего данные, по которым требуется выполнить группировку, выделите этот столбец и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.

4. Вставьте итоговые строки.

Для сортировки данных по строкам необходимы итоговые строки с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждой строке подробных данных этой группы. Выполните одно из следующих действий.

Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги    

• Используйте команду Промежуточные итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и автоматического создания многоуровневой структуры. Дополнительные сведения см. в разделе Вставка промежуточных итогов в список данных на листе.

Вставка собственных итоговых строк    

• Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными.

5. Укажите место расположения итоговой строки под или над строками с подробными данными.

Как определить место расположение итоговой строки

1. Структурируйте данные. Выполните одно из следующих действий.

Автоматическое структурирование данных

Структурирование данных вручную

 К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Создание многоуровневой структуры из столбцов

1. Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

2. Выберите ячейку в диапазоне.

3. Отберите строки, образующие группу.

4. Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Для сортировки данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

5. Укажите место расположения итогового столбца справа или слева столбца с подробными данными.

Как указать расположение итогового столбца

6. Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

Структурирование данных вручную

 К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Скрытие и отображение структурированных данных

2. Если на листе отсутствуют символы структуры документа  ,   и  , выберите в меню Файл пунктПараметры, выберите категорию Дополнительно, а затем в группе Показать параметры для следующего листа выберите лист и установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

3. Выполните одно или несколько следующих действий

Отображение или скрытие подробных данных для группы    

• Для отображения подробных данных группы нажмите соответствующую этой группе кнопку  .

• Для скрытия подробных данных группы нажмите соответствующую этой группе кнопку  .

Разворачивание или сворачивание структуры до определенного уровня    

• Среди символов структуры   нажмите кнопку с номером необходимого уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку  , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных    

• Для отображения всех подробных данных нажмите среди символов структуры   кнопку самого низкого уровня. Например, если в структуре три уровня, нажмите кнопку  .

• Для скрытия всех подробных данных нажмите кнопку  .

 К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Настройка многоуровневой структуры со стилями

Для представления структурированных строк в Microsoft Excel используются такие стили, как "УровеньСтрок_1" и "УровеньСтрок_2", а для представления структурированных столбцов — такие, как "УровеньСтолб_1" и "УровеньСтолб_2". В этих стилях для выделения итоговых строк или столбцов среди прочих данных используется полужирное, курсивное и другое форматирование текста. Изменяя способы форматирования, определенные в каждом из стилей, можно применять различные способы оформления текста и ячеек для настройки вида многоуровневой структуры. Применить стиль к многоуровневой структуре можно как при ее создании, так и после.

Выполните одно или несколько следующих действий.

Автоматическое назначение стиля итоговой строке или столбцу    

1. На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку запуска диалогового окна Структура.

2. Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу    

1. Выделите ячейки, к которым необходимо применить стили.

2. На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку запуска диалогового окна Структура.

3. Установите флажок Автоматические стили.

4. Нажмите кнопку Применить стили.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Для форматирования структурированных данных также можно использовать автоформаты.

 К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Копирование структурированных данных

1. Если на листе отсутствуют символы структуры документа  ,   и  , выберите в меню Файл пунктПараметры, выберите категорию Дополнительно, а затем в группе Показать параметры для следующего листа выберите лист и установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

2. Символы структуры  ,   и   можно использовать для скрытия подробных данных, которые не предназначены для копирования.

Дополнительные сведения смотрите в разделе Скрытие и отображение структурированных данных.

3. Выделите диапазон итоговых строк.

4. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Найти и заменить, а затем выберите в списке пункт Переход.

5. Нажмите кнопку Выделение группы ячеек.

6. Выберите пункт только видимые ячейки.

7. Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.

 К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Скрытие или удаление многоуровневой структуры

 ПРИМЕЧАНИЕ.   При скрытии или удалении структуры удаления данных не происходит.

Скрытие многоуровневой структуры

1. Если на листе отсутствуют символы структуры документа  ,   и  , выберите в меню Файл пунктПараметры, выберите категорию Дополнительно, а затем в группе Показать параметры для следующего листа выберите лист и установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

2. Скройте все данные, выбрав среди символов структуры   номер самого высокого уровня.

3. Выберите в меню Файл пункт Параметры, выберите категорию Дополнительно, а затем в группеПоказать параметры для следующего листа выберите лист и снимите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

Удаление многоуровневой структуры

1. Выберите лист.

2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с командой Разгруппировать, а затем щелкните Удалить структуру.

3. Если строки или столбцы остаются скрытыми, перетащите указатель через заголовки скрытых строк или столбцов с одного заголовка видимой строки или столбца на другой, на вкладке Главная в группеЯчейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопкуОтобразить строки или кнопку Отобразить столбцы.

 ВАЖНО.   Если во время удаления многоуровневой структуры подробные данные скрыты, то строки или столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. На вкладке Главная в группе Ячейкинажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки или кнопку Отобразить столбцы.

 К НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Создание итогового отчета с диаграммой

Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.